Checkliste – 10 Fragen zur Entscheidungsfindung
Die Unterschiede zwischen den angebotenen CRM-Systemen liegen häufig im Detail. Folgende Fragen sollten Sie für sich beantworten, um eine informierte Entscheidung treffen zu können.
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10 Tipps für die Digitalisierung in KMU - schnell und effizient digital
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- Wie groß ist mein Unternehmen? Manche Systeme wenden sich hauptsächlich an KMU, andere sind eher auf große Firmen ausgelegt.
- Welche IT-Landschaft habe ich? Fast jedes System läuft unter Microsoft Windows, aber für Mac und Linux sind nicht alle geeignet.
- Wer soll mit dem CRM-System arbeiten? Da eine CRM-Software die Vertriebsaktivitäten unterstützt, wird sie vermutlich auch im Außendienst eingesetzt. Hier sind Cloud-Systeme überlegen, weil sie standortunabhängig erreichbar sind und die schutzwürdigen Daten stets aktuell und in Sicherheit bleiben.
- Wird eine mobile App benötigt? Wer viel unterwegs ist, möchte nicht immer den Laptop mitschleppen. Nicht jedes System bietet Apps für Smartphone und Tablet an.
- Wie komfortabel ist die Bedienung? Ein CRM-System steht und fällt mit der Datenqualität. Je schneller und einfacher ein Kontakt angelegt werden kann, umso besser.
- Welche Schnittstellen hat das CRM-System? Schnittstellen zu Outlook und den wichtigsten Office-Programmen sind sinnvoll, damit Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten können.
- Kann das CRM-System in Unternehmensprozesse integriert werden? Im Idealfall lässt sich die CRM-Software um weitere Module erweitern, um Unternehmensprozesse ohne Medienbruch vollständig abzubilden – einschließlich Finanzbuchhaltung, Projekten usw. So werden Datenkonsistenz, Transparenz und durchgängige, rationelle Prozesse gewährleistet.
- Wie skalierbar ist das CRM-System? Schließlich will Ihr Unternehmen wachsen. Schon möglich, dass eine Einsteiger-Lösung nach einigen Jahren bereits eine Nummer zu klein wird. Und eine spätere Datenmigration auf ein anderes System kann aufwändig werden.
- Welche Kosten entstehen? Eine Cloud-Lösung spart die Kosten einer eigenen Server- und IT-Infrastruktur. Sie wird ständig aktualisiert, kompetent administriert und sicher gehostet. Statt eines hohen Anschaffungspreises werden monatliche Gebühren fällig. Gezahlt wird nur das, was auch tatsächlich genutzt wurde.
- Welcher Service wird geboten? Die Support- und Service-Angebote fallen unterschiedlich aus. Wichtig ist, dass der CRM-Anbieter Sie bei der Datenmigration unterstützt und Schulungen zu vernünftigen Preisen anbietet. Webinare sind oft praktischer als Präsenzschulungen.
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Autor:in Dorothea Heymann-Reder
