Digitalisierung im Mittelstand

Wo steht der Mittelstand in Sachen Digitalisierung? Was sind die Hemmnisse bei der digitalen Transformation? Philipp Depiereux muss es wissen. Als Geschäftsführer der Digitalberatung etventure beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema. Er hat Unternehmen wie Wüstenrot & Württembergische Versicherungen, die Deutsche Bahn und den Stahlhändler Klöckner beraten und daneben eigene Startups aufgebaut. Auf dem Cloud Unternehmertag 2018 haben wir ihn zu seinen Erfahrungen befragt.

Neue digitale Konkurrenz

Laut Depiereux sind die erfolgreichen Traditionsunternehmen aus dem Mittelstand mit einer neuen Art von Konkurrenz konfrontiert. Vielfach sind es nicht mehr die bisherigen Wettbewerber, sondern branchenfremde Player – darunter auch junge Startups – welche die etablierten Unternehmen der Old Economy angreifen. Beim Thema Digitalisierung geht es deshalb nur in einem ersten Schritt darum, interne Prozesse zu digitalisieren. Wesentlich wichtiger ist es, sich Gedanken über digitale Geschäftsmodelle zu machen und sich mit der Frage zu beschäftigen, wie man die Kunden digital erreicht.

Erfolgsstrategien der Startups

Damit dies gelingt, sollten sich die Mittelständler sehr genau anschauen, wie Start-ups arbeiten. Dort nämlich sind Innovationsmethoden wie etwa Design Thinking weit verbreitet. Prototypen werden innerhalb kürzester Zeit und mit 100-prozentiger Nutzerzentrierung entwickelt und getestet – ganz nach dem Motto „Fail fast, fail cheap“. Der Rat von Depiereux lautet deshalb: „Etablierte Unternehmen müssen sich Erfolgsprinzipien der Startups zu eigen machen, um den Anschluss bei der Digitalisierung nicht zu verpassen.“

Experimentier-Raum für die Digitalisierung

Dabei sollten digitale Lösungen im ersten Schritt außerhalb der gewachsenen Unternehmensstrukturen im „geschützten Raum“ entwickelt werden. Innerhalb einer eigenständigen Digitaleinheit können neue Ideen – ohne die hemmenden Strukturen und Routinen der Gesamtorganisation – direkt umgesetzt und somit schnelle Erfolge am Markt realisiert werden.

Eine Frage der Unternehmenskultur

Gleichwohl hat Digitalisierung für Depiereux nicht (nur) mit Technologie, sondern vor allem mit Change Management zu tun: „Digitalisierungsprojekte sind für mich keine Technologieprojekte, sondern Business-Transformationsprojekte, die das gesamte Unternehmen und seine Kultur betreffen.“ Auch andere Mittelständler betonten auf dem Cloud Unternehmertag, dass es enorm wichtig sei, die Mitarbeiter mitzunehmen, so zum Beispiel Ulrike Lüneburg, HR-Director bei Siegwerk Druckfarben, die wir ebenfalls interviewt haben.

Digitaler Wandel beeinflusst Unternehmenskultur

Welche Auswirkungen hat der digitale Wandel speziell auf den Personalbereich, aber auch auf das Unternehmen insgesamt? Beim Cloud Unternehmertag haben wir Ulrike Lüneburg, Director Human Resources Germany vom Traditionsunternehmen Siegwerk dazu befragt. Im Interview betont sie, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter auf dem Weg des digitalen Wandels mitzunehmen.

Siegwerk: Tradition und Innovation

Die Siegwerk Druckfarben AG & Co. KGaA ist ein internationaler, marktführender Hersteller von Druckfarben mit einer über 180-jährigen Firmengeschichte. Das Unternehmen mit Sitz in Siegburg ist nach wie vor in Familienbesitz und beschäftigt weltweit über 5.000 Mitarbeiter, davon 1200 in Deutschland.

Ulrike Lüneburg begann ihre berufliche Karriere als Rechtsanwältin. Seit 2014 ist sie als HR Director Germany bei Siegwerk beschäftigt. Ihre ganzes Engagement gilt heute der Personalarbeit: „Meine Leidenschaft ist es, Menschen und Organisationen in ihrer Entwicklung zu unterstützen.“

Neues Arbeiten fordert Mitarbeiter und Führungskräfte

Das Thema „Digitalisierung“ ist für die Personalchefin weniger ein technisches als ein kulturelles Thema. So sei es wichtig, die Mitarbeiter beim digitalen Wandel mitzunehmen und „Change-Begeisterung“ zu wecken. Die Digitalisierung fordert ihrer Meinung nach von den Mitarbeitern mehr Selbstverantwortung, aber auch mehr Selbstorganisation. Man kann heute nicht mehr davon ausgehen, in 30 Jahren genau die gleiche Tätigkeit auszuführen, sondern muss täglich neugierig und offen sein für Veränderung.

Den Mitarbeitern den nötigen Raum dafür zu geben, sei Aufgabe der Führungskräfte, so Lüneburg. Im Zeitalter des digitalen Wandels stehen nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Führungskräfte vor besonderen Herausforderungen: Hierarchie verliert an Bedeutung, Führung verändert sich. Nicht mehr Wissen ist der entscheidende Faktor, sondern Aspekte wie Innovationskraft und Veränderungsfähigkeit.

Digitaler Wandel in verschiendenen Unternehmensbereichen

Der digitale Wandel betrifft bei Siegfarben allerdings nicht nur den Personalbereich, sondern das gesamte Unternehmen. So sucht das Siegwerk zum Beispiel Kontakt zu Start-ups, um strategische Partnerschaften mit ihnen aufzubauen. Auch beim Thema Geschäftsprozesse spielt die Digitalisierung eine wichtige Rolle. Jüngst hat das Unternehmen eine neue digitale Geschäftseinheit in Berlin eröffnet. Aufgabe der Einheit ist es, neue digitalen Dienstleistungen zu entwickeln, die die Interaktion zwischen Siegwerk, seinen Kunden und den Markeninhabern verbessern sollen. All diese Aktivitäten zeigen: In dem Siegburger Traditionsunternehmen hat der digitale Wandel längst begonnen.

 

IT-Trends – Cloud Computing wichtigste Enabling-Technologie

In einem viel beachteten Paper, IDG IT-Trends, nennen die Experten von A.T. Kearney, Bain, Crisp, Forrester, Gartner, IDC, ISG, PAC und Roland Berger jeweils ihre „Top Ten“ der technologischen Zukunftstrends für 2018.

In den meisten Prognosen sind Künstliche Intelligenz und Analytics, Robotic Process Automation (RPA), IoT und Plattform-Entwicklung vorne mit dabei. Auch Augmented und Virtual Reality (AR/VR), DevOps und Blockchain werden genannt. Daten werden zum Produktionsfaktor Nummer eins. Digitalisierung ist und bleibt ein Querschnittsthema. Quantencomputer werden noch ein wenig auf sich warten lassen.

Erfreulich für Scopevisio: Public Cloud-Anwendungen hatten 2017 endgültig ihren Durchbruch. PAC nennt das Cloud Computing „die wichtigste Enabling-Technologie“.

IT-Trends: Ereignisgesteuerte Prozesse

Gartner sagt voraus, dass mehr und mehr Vorgänge in Unternehmen „Event-driven“, ereignisgesteuert, ablaufen werden.

Ein Ereignis im Sinne der Computertechnik ist jede Zustandsänderung im System. Das kann ein Klick auf eine Landing Page sein, oder auch die Erteilung eines Großauftrags. Ereignisgesteuerte Prozesse verknüpfen mit jedem Ereignis eine Folgeaktivität, die idealerweise automatisiert ausgeführt wird und in den nächsten Prozess-Schritt mündet.

Bei einem Klick auf die Landing Page wird zum Beispiel ein Störer mit einer Handlungsaufforderung eingeblendet. Ein elektronisch erteilter Auftrag wird automatisch mit einer Auftragsbestätigung quittiert. Der Upload eines Belegs setzt eine OCR-Erkennung in Gang. Erkennt diese bestimmte Inhalte, wird eine Kontierung mit dem Beleg verknüpft.

Diese Beispiele sind heute bereits Realität. In Zukunft könnten alle Ereignisse sofort erfasst, analysiert und durch ein Regelsystem mit Folgeaktivitäten oder -ereignissen verknüpft werden. Künstliche Intelligenz kann helfen, Ereignisse noch schneller einzuordnen und flexibel auf sie zu reagieren.

IT-Trends: Digitale Transformation

IDC erwartet, dass bis 2021 mindestens die Hälfte der globalen Wertschöpfung digitalisiert sein werden. Unternehmen sollten DX-Plattformen einrichten. Das sind Technologielandschaften, die im Hinblick auf Umfang, Schnelligkeit und Skalierbarkeit die digitale Transformation im Unternehmen unterstützen. Und hier kommt die Cloud ins Spiel.

IT-Trends: Cloud als Technologietreiber

Cloud Computing ist nicht länger „nur“ gut für die Wirtschaftlichkeit und Agilität. „Die Cloud wird zur wichtigsten und zuverlässigsten Quelle nachhaltiger Technologieentwicklung eines Unternehmens“, so Lynn-Kristin Thorenz, Research & Consulting IDC.

Das Management und die Integration von Cloud-Ressourcen wird entscheidend für die Leistungsfähigkeit von Organisationen. Nur wer seine Altsysteme rechtzeitig auf das neue, agile und skalierbare Cloud-Paradigma umstellt, kann den Kulturwandel bewältigen, den die digitale Transformation mit sich bringt.

Cloud Computing ermöglicht es auch, IT-Dienstleistungen dezentral in den Fachbereichen zu erbringen. Das ist vielen Unternehmen heute wichtiger als die Skaleneffekte einer zentralisierten IT, die aber auch zum Flaschenhals geraten und Wachstum verhindern kann.

IDC rechnet weiterhin damit, dass bis 2021 Unternehmensapplikationen zu 90 Prozent auf Cloud Plattformen (PaaS) laufen, die Microservices und Cloud-Funktionen nutzen. Über 95 Prozent der neuen Microservices werden in Containern bereitgestellt werden.

IT-Trends: Neue IT-Kultur

Die Erwartungen der Kunden wachsen täglich – sowohl im B2B als auch im B2C. Waren und Dienstleistungen sollen tunlichst in Echtzeit bereitgestellt werden. Verbesserungen und Erweiterungen digitaler Produkte und Services werden ebenfalls sofort erwartet. Zusätzlich werden Produkte und Dienstleistungen immer individueller – von der „Losgröße 1“ in der Fabrik der Zukunft, ermöglicht durch Robotik und 3D-Druck, bis hin zu maßgeschneiderten digitalen Produkten für Consumer.

Dieser Trend erfordert einen Kulturwandel in der IT. CIOs transformieren nicht nur ihre IT-Systeme, sondern auch ihre Organisationen und Teams. Gleichzeitig muss auch das Silodenken in den Fachabteilungen und Bereichen aufgegeben werden. Das Ziel ist eine Innovationskultur mit durchgängiger Datenbasis, agilen Entwicklungsansätzen und selbstorganisierenden Teams.

IT-Trends: Daten sind die neue Währung

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, hochwertige Daten zu erfassen, zu generieren und in Beziehung zu setzen, um daraus wieder neue, aussagekräftigere Informationen abzuleiten. Sie schaffen damit einen ökonomischen Wert auf Basis von Daten. Und genau das ist die „Kernkompetenz“ von ERP-Systemen.

Der Erfolg und der Wert von Unternehmen bemisst sich in Zukunft nach ihrer Fähigkeit, relevante und qualitative Daten zu produzieren und wertschöpfend zu nutzen. Unternehmen, die dies können, gewinnen an Einfluss und kommen auch im Bereich der KI-basierten Lösungen voran.

Das exponentielle Wachstum von Datenvolumen wird noch durch eine andere Entwicklung befeuert: Sprachsteuerung löst über kurz oder lang die bisher üblichen Benutzeroberflächen ab. Bei Smartphones ist das schon längst der Fall. Dazu kommt der Siegeszug von VR/AR-Anwendungen. Alle diese sind stark datenlastig und ohne die Skalierbarkeit von Cloud-Plattformen praktisch gar nicht mehr zu realisieren.

IT-Trends: Cloud Security

Im Hinblick auf Sicherheit in der Cloud hat 2017 ein radikales Umdenken eingesetzt. Galt vor einigen Jahren die Cloud noch als unsicherer Kandidat, haben die meisten Unternehmen heute erkannt, dass das Gegenteil der Fall ist. Wer seine IT in die Cloud verlagert, macht sie sicherer.

Europäische Gesetzgeber haben entsprechende Regelwerke auf den Weg gemacht, damit Wirtschaft, Behörden und Verbraucher mit sicheren, rechtlich einwandfreien Cloud-Services versorgt werden. Deutsche Cloud-Anbieter wie Scopevisio genügen auch hohen regulatorischen und technischen Sicherheitsanforderungen.

Die fast unbegrenzten Rechenkapazitäten in der Cloud ermöglichen auch eine genauere Analyse von sicherheitsrelevanten Daten. Kommt noch KI hinzu, können diese Analysen zu neuen Sicherheits-Services ausgebaut werden. „Security as a Service“ lässt sich mittlerweile als nutzungsabhängige Dienstleistung aus der Cloud beziehen.

Fazit

Die IT-Trends des Jahres 2018 finden in der Cloud statt. Noch stärker als in zurückliegenden Jahren profitieren die datenlastigen neuen Technologien von der Flexibilität und Skalierbarkeit des Cloud Computing. Cloud-basierte Plattformen helfen, die kontinuierliche Verbesserung von Produkten, Services und Prozessen kosteneffizient und nachhaltig zu unterstützen.

Scopevisio ist GoBD-konform – Checkliste

 

Scopevisio erfüllt Compliance-Anforderungen

Schon vor der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Jahr 2015 erfüllte Scopevisio alle Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzbehörden. Diese hießen damals noch GDPdU und GoB, enthielten jedoch bereits die meisten Regelungen der modernen GoBD.

Mit Inkrafttreten der GoBD konnte Scopevisio sich daher schnell an den neuen, strengeren Rechtsrahmen anpassen. Wir haben die GoBD in Scopevisio vollständig umgesetzt.

Mehr noch: Es gibt ja nicht nur Vorschriften für Software-Systeme, sondern auch für die Menschen, die diese Software verwenden. Scopevisio macht Ihnen die Einhaltung durch clevere Funktionen leicht.

Zum Beispiel:

  • Damit Kassenbewegungen schnell erfasst werden können, gibt es eine App, die Belege automatisch über die Smartphone-Kamera hochlädt.
  • Damit die Funktionstrennung beim Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen beachtet wird, haben wir einen praktischen Workflow integriert.

Diese und viele weitere Lösungen finden Sie in unserer integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Lassen Sie sich in einem unserer Webinare zeigen, wie vielseitig und durchdacht Scopevisio Ihre Prozesse begleitet.

Scopevisio und GoBD – das passt!

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, wie die Scopevisio die GoBD-Anforderungen erfüllt.

Diese GoBD-Anforderung…

erfüllt Scopevisio durch folgende Maßnahmen…

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (progressiv und retrograd)

Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung.

Buchungssatz und Belegbild sind unauflöslich miteinander verknüpft.

Stammdatenänderungen sind aus dem Systemprotokoll ersichtlich.

Unveränderbarkeit

Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.

Unverlierbarkeit

Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden können.

Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Dokumente vor Vernichtung, Verlust, Überschreiben, Diebstahl usw. geschützt sind.

Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten

Datenspeicherung in Deutschland

Die Datenspeicherung erfolgt auf eigenen, dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht.

Vollständigkeit (in Bezug auf außersteuerliche und steuerliche Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflichten)

Steuerrelevante Informationen werden in einem an die Finanzbuchhaltung angebundenen DMS gesichert und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft.

Belege werden direkt am Geschäftsvorfall bzw. Buchungssatz hinterlegt. Steuerrelevante E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden mit dem Vorfall verknüpft.

Auffindbarkeit

Durch Techniken wie z. B. Volltextindizierung lassen sich Informationen rasch finden.

Ordnung

Unterlagen sind eindeutig identifizierbar. Das gilt für Buchungen, Belege und begleitende Dokumente.

Zeitgerechte Erfassung

Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst.

Mobile Apps unterstützen die zeitnahe Erfassung.

Zeitgerechte Buchung

Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen.

Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten übernehmen.

Tägliche Kassenführung

Den Kassenbewegungen kann ein elektronischer Beleg sofort zugeordnet werden.

Jederzeitige Kassensturzfähigkeit

Der Sollbestand der Kasse ist direkt abrufbar.

Maschinelle Auswertbarkeit

Das System liefert verlustfrei maschinell auswertbare Daten (kein Downgrade!).

Datenzugriff der Finanzbehörde

Im Falle einer Steuerprüfung sind die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export schnell eingerichtet bzw. im System bereits vorgesehen.

Internes Kontrollsystem

Die erforderliche Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden.

Im Idealfall implementiert das System auch einen Workflow für die Rechnungsprüfung und –freigabe.

Verfahrensdokumentation

Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.

 

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir nicht befugt sind, Rechts- oder Steuerberatung zu leisten.

Die digitale Business-Transformation aktiv gestalten

Bei der Digitalisierung geht es zuallererst nicht um die Auswahl einer Software, sondern um Prozesse. Die Strategie, Struktur, Kultur und nahezu alle Prozesse im Unternehmen müssen im Zuge der digitalen Transformation angepasst werden. Das Unternehmen muss also mehr oder weniger neu erfunden werden. Um die digitale Business-Transformation aktiv zu gestalten, bedarf es einer neuen Form von Unternehmensplattform und der Automation 4.0. Es findet derzeit ein fundamentaler Wandel in der Unternehmenskultur statt, den Alain Veuve folgendermaßen charakterisiert:
„Der grundlegendste Paradigmenwechsel findet aber dadurch statt, dass man Unternehmen in Zukunft nicht mehr verwaltet und berechnet, sondern (wieder) gestaltet und entwickelt.“
Bei der Gestaltung und Entwicklung im Unternehmen wird es immer wichtiger, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Durch die Einbeziehung der Nutzer in die Entwicklung von Prozessen und Services kann eine andere Art von Digitalisierung erschaffen werden, in der der Mensch im Fokus steht.
„Die digitale Transformation soll Prozesse, Kommunikation und Services für den Menschen verbessern.“.
findet Juliane Waack. Für sie dient die Digitalisierung dazu, Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Damit das gelingt, arbeiten führende Software-Unternehmen derzeit an künstlich intelligenten Verfahren, die mithilfe von großen Mengen an Daten Muster und Entscheidungsstrategien liefern. Dazu werden Algorithmen verwendet, die in der Lage sind, mit logischer Unschärfe umzugehen, Muster in Datenmengen zu erkennen und ihren eigenen „Erfahrungsschatz“ regelbasiert auszubauen und zu verfeinern. Mithilfe dieser intelligenten Mechanismen können Probleme schnell und automatisch gelöst werden. Künstliche Intelligenz bietet durch die „Formalisierung von Vorgängen in lebendigen Organismen“ (Conny Dethloff) die Möglichkeit, mithilfe einer „erweiterten Logik“ der Komplexität menschlichen Handelns Rechnung zu tragen. Schmetterling Künstliche Intelligenz ist der Enabler für eine Automation 4.0, durch die das Arbeiten enorm erleichtert werden kann. Die Scopevisio AG arbeitet derzeit etwa an einem digitalen, sprachgesteuerten Assistenten – eine Art Alexa fürs Unternehmen. Dieser digitale Assistent soll „Scoper“ heißen und die integrierte Unternehmenssoftware Scopevisio ergänzen. Rund 1.000 betriebliche Fragen wird der Scoper beantworten können, darunter Fragen nach Forecast, Angeboten, Aufträgen, Umsatz, Ergebnisse oder Liquidität. Dadurch wird der Recherche- und Arbeitsaufwand immens verringert. Außerdem informiert er selbst über unterschiedliche Kanäle (z.B. Mail, Slack, MS Teams oder in Scopevisio selbst) über wichtige Ereignisse. Organisationsformen, die derzeit noch primär auf starren Hierarchien und anachronistisch anmutendem Konkurrenzdenken aufgebaut sind, entwickeln sich immer mehr weg von dieser klassisch-hierarchischen Form hin zur Organisation als organischem, lebendigem Gebilde, in dem Kooperation und Netzwerke den Unternehmensalltag bestimmen. Besonders spürbar ist dieser neue Trend in der Medienbranche, wo Netzwerke und Dialog den „Frontalunterricht“ abgelöst haben. Eine neue Form von Unternehmensplattform kann dabei helfen, diesen Wandel zu gestalten. Sabine Jung-Elsen von Scopevisio (PR) sprach auf dem 5. Cloud Unternehmertag mit dem Visionär und Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas über Künstliche Intelligenz, die Zukunft der Arbeit und eine neue Art von Unternehmensplattform.