Steuerkanzlei 4.0 – mehr Beratung, weniger Buchhaltung 

Jede Steuerkanzlei ist ein Unternehmen. Sie steht im Wettbewerb, wie andere Unternehmen auch. Und was für andere gilt, gilt ebenso für Steuerberater: Stillstand ist Rückschritt.

Zukunftsvision für Steuerberater

Sind Sie Steuerberater? Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Ihr Unternehmen morgen, nächstes Jahr, in fünf Jahren aussehen soll? Der Megatrend der Digitalisierung in der Steuerkanzlei ist bereits in vollem Gange. Alte Geschäftsfelder werden zurückgedrängt, neue entstehen. Innovative Steuerberater haben heute die besten Chancen, sich im Wettbewerb durchzusetzen. Wer für sich selbst und seine Steuerkanzlei in die Zukunft denkt, der kann dies auch für seine Mandanten tun. Denn Mandanten erwarten heute mehr als nur ausgefüllte Formulare und das Prüfen von Bescheiden. Sie wünschen sich einen Steuerberater, der ihnen hilft, ihre Betriebsdaten zu interpretieren und die richtige Strategie für die Zukunft daraus abzuleiten. Dazu braucht der Steuerberater zwei Dinge: die Energie, Kompetenz und Bereitschaft zur Veränderung; sowie die Fähigkeit, seine Mitarbeiter zu begeistern. Auf diese Weise kann er auch qualifizierte Fachkräfte gewinnen und auf Dauer an sich binden. Wie funktioniert das? Wie machen Sie Ihre Steuerkanzlei zukunftsfähig? Dazu benötigen Sie einen Masterplan. Doch zuerst tun Sie das, was jeder gute Controller tut: eine Ist-Aufnahme durchführen und einen Soll-Zustand definieren.

Digitalisierungsgrad der Steuerkanzlei

Ist-Aufnahme

Wie arbeiten Sie heute? Nutzen Sie bereits die Möglichkeiten der Digitalisierung? Oder arbeiten Sie noch mit Pendelordnern? Machen Sie eine schonungslose Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsweisen und Prozesse. Vielleicht finden Sie bereits beim Dokumentieren einiges, was man besser machen kann. Überlegen Sie, wer wie viel Zeit mit welcher Arbeit verbringt; welche Arbeiten produktiv sind und welche administrativ. Haben Sie einen Überblick darüber, welchen Deckungsbeitrag eine Tätigkeit, ein Mitarbeiter, eine Arbeitsstunde erbringt?

Soll-Zustand

Als innovative Kanzlei sollten Sie die Digitalisierung jetzt anpacken. Mit moderner Kanzlei-Software können Sie digitale Belege vorkontiert in Ihre Buchhaltung übertragen. Steuerrelevante Dokumente speichern Sie in einem GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Papierbelege können Sie scannen oder abfotografieren; die OCR-Volltexterkennung erledigt den Rest. Als erstes ist es wichtig, dass Sie selbst sich informieren. Viele Softwareanbieter, ebenso wie die DATEV, unterstützen heute bereits voll digitalisierte und automatisierte Prozesse in der Steuerkanzlei. Dies umfasst nicht nur Buchhaltung und Belegwesen, sondern auch die Mandantenverwaltung und damit den Zugriff auf die Finanzdaten Ihrer Mandanten. Mit den Softwarelösungen ändern sich auch die Prozesse und Aufgaben innerhalb Ihrer Kanzlei. Führen Sie Ihre Mitarbeiter behutsam an den Wandel heran und qualifizieren Sie diese weiter. Kommunizieren Sie Ihre Zukunftsentscheidungen rechtzeitig und sorgen Sie dafür, dass Ihre Leute diese verstehen. Viele Steuerberater haben in ihren Büros eine familiäre Arbeitsatmosphäre. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter zu inspirieren, mitzureißen und zu befähigen. So erhalten Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer Steuerkanzlei.

Mandanten der Steuerkanzlei

Ist-Aufnahme

Welche Mandantenstruktur haben Sie? Teilen Sie diese in A-, B- und C-Mandanten ein? Nach welchen Kriterien? Sind sie auf bestimmte Branchen, bestimmte Unternehmensgrößen oder Rechtsformen spezialisiert? Beraten Sie nur Mandanten vor Ort oder auch überregional? Kommen immer wieder neue Mandanten oder altert Ihre Kanzlei mit dem Mandantenbestand? Welche Leistungen fragen die Mandanten nach? Über welche Kanäle haben sie zu Ihnen gefunden? Definieren Sie den Mehrwert, den Sie Ihren Mandanten verschaffen. Ist dieser ausreichend, um die Geschäftsbeziehung nachhaltig zu sichern? Auch bei den Mandanten stellt sich die Frage nach dem Deckungsbeitrag.

Soll-Zustand

Welche Mandanten hätten Sie gerne und wie möchten Sie arbeiten? Praktizieren Sie bereits die Einteilung Ihrer Mandanten und die Bewertung von deren Potenzial? Machen Sie sich in jedem Fall Gedanken darüber, was man diesen sonst noch anbieten könnte. Wie können Sie Ihren Mandanten einen zusätzlichen Mehrwert verschaffen? Und wie diesen monetarisieren? Entwickeln Sie Visionen. Vielleicht stoßen Sie auf neue Geschäftsmöglichkeiten. Es ist immer eine schlechte Idee, sich von wenigen A-Mandanten abhängig zu machen. Wenn dann einer dieser Mandanten wegbricht, ist guter Rat teuer. Daher sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer Mandanten ausloten. Benötigen diese eine bessere Beratung, dann bieten Sie sie an. Darüber hinaus sollten Sie nie aufhören, neue Mandanten zu akquirieren. Viele Steuerberater setzen in erster Linie auf persönliche Empfehlungen und erstellen einen Internetauftritt für ihre Kanzlei. Das ist heute nicht mehr genug. Junge, IT-affine Unternehmer sind viel in sozialen Netzwerken unterwegs. Dazu gehören XING und Facebook. Wenn Sie sich aktiv vernetzen, haben Sie die Chance, Ihr Empfehlungsmarketing auf den digitalen Raum auszuweiten.

Geschäftsfelder der Steuerkanzlei

Ist-Aufnahme

Woraus besteht Ihre Arbeit heute? Meistens werden Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Bescheidprüfungen dazu gehören. Dazu kommt ein Anteil Beratungsleistungen. Können Sie quantifizieren, welche Geschäftsfelder welchen Anteil an Ihrer Geschäftstätigkeit haben?

Soll-Zustand

Entweder die Digitalisierung treibt Sie oder Sie treiben die Digitalisierung. Eine neue Option ist die Online-Steuerberatung. Wenn die Zusammenarbeit mit Mandanten schon voll durchdigitalisiert werden kann, warum dann nicht eine Plattform dafür schaffen? Gleichzeitig können Sie neue Formen und Inhalte für betriebswirtschaftliche Beratung finden. Auch diese muss nicht mehr unbedingt in einem persönlichen Treffen stattfinden.

Fazit – Berater mit Vertrauensvorschuss

Steuerberater haben heute mehr Freiraum, um ihrem ureigensten Geschäft nachzugehen: der qualifizierten Beratung ihrer Mandanten. Und diese werden ja auch immer anspruchsvoller. Immer mehr Mandanten, besonders Unternehmer, erwarten von ihrem Steuerberater wertvollen Input für eine bessere und nachhaltige Unternehmensführung. Niemand ist dafür besser gerüstet als die Steuerkanzlei. Zahlenwerk erstellen ist eine Sache, sie zu interpretieren eine ganz andere. Hier kann der Steuerberater seine Qualitäten erst richtig ausspielen.