So bestimmt es das Schreiben vom BMF zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften vom 26.11.2010. „Vollständig“ bedeutet, dass jeder einzelne Bon aufbewahrt werden muss. Tagesendsummen-Bons sind nicht mehr ausreichend und Ausdrucke auf Papier sind ebenfalls unzulässig. Der BFH bekräftigte 2014 noch einmal, dass jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen sei (BFH Urteil vom 16.12.2014, X R 42/13, BStBl. II 2015, S. 519). Ein Kassenbuch zu führen, wird schwieriger.
Die Anforderungen im Einzelnen
Die Daten müssen bei einer Betriebsprüfung des Finanzamtes jederzeit in auswertbarer Form direkt aus der Kasse auslesbar sein. Das gilt nicht nur für bare, sondern auch für unbare Umsätze, bei denen etwa mit einer Bank- oder Kreditkarte bezahlt wird. Einzelheiten regeln unter anderem die GoBD, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die seit 1. Januar 2015 in Kraft sind (siehe Artikel Was sind die GoBD?), sowie die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
Darüber hinaus muss für jede Kasse genau dokumentiert werden, zu welcher Zeit sie an welchem Ort eingesetzt wurde. Wie bisher bleibt es weiterhin Pflicht, alle die Kasse betreffenden steuerrelevanten und organisatorischen Unterlagen aufzubewahren. Dazu gehören z. B. Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten, das Bedienungs- und Programmierhandbuch, Dokumentationen von eventuellen Umprogrammierungen, Kellner- oder Benutzereinrichtung und Verfahrensbeschreibungen.
Taxameter
Besonders detaillierte Anforderungen definiert das BMF-Schreiben für Taxameter. Soweit diese Grundlage für Eintragungen in einem Schichtzettel sind, müssen sehr detaillierte digitale Unterlagen erstellt werden, z. B. über Fahrer, Schicht, gefahrene Touren, Einnahmen, Zahlungsarten, Abzüge und anderes mehr.
Sicherheitsstandard INSIKA
Eine „Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme“ (INSIKA) soll in Zukunft einen Standard für gesetzeskonforme Kassensysteme liefern. Es handelt sich dabei um einen technologieoffenen kryptografischen Manipulationsschutz für Registrierkassen und Taxameter, der von den Finanzbehörden in Zusammenarbeit mit der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt entwickelt wurde. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall digital signiert, sodass er für alle Zeit unveränderbar und eindeutig zuzuordnen ist. INSIKA eignet sich für elektronische Systeme jeder Art: Registrierkassen, PC-Systeme, Taxameter, Verkaufs- und Spielautomaten, mobile Apps und viele mehr. Die INSIKA hat einen Bericht über den aktuellen Status des Projektes per November 2015 veröffentlicht.
Handlungsempfehlungen
Viele Registierkassen, die zurzeit noch im Einsatz sind, erfüllen die neuen Anforderungen nicht. Die Finanzbehörden geben den betroffenen Unternehmen noch bis maximal Ende 2016 Zeit, ihre Kassensysteme auszutauschen oder entsprechend aufzurüsten. Die relativ lange Vorlaufzeit von 2010 bis 2016 entspricht der üblichen Nutzungsdauer eines Kassensystems.
Unternehmen, die Kassensysteme einsetzen, sollten diese jetzt überprüfen und gegebenenfalls auf ein modernes PC-Kassensystem umstellen.
