Seit 2018 hat die Finanzbehörde die Möglichkeit einer Kassennachschau. Das bedeutet, dass ein Prüfer vom Finanzamt plötzlich unangekündigt vor Ihrer Tür stehen kann, um nachzuschauen, ob Sie Ihre Kasse richtig führen.
Im Jahr 2016 erklärten wir das neue Gesetz gegen Kassenmanipulationen bereits in unserem Artikel Kassen sollen sicher werden.
Manipulationssichere Kassen
Grundlage der Kassennachschau ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152), das im § 147 Abgabenordnung (AO) verewigt ist. Die Abgabenordnung verlangt, dass Unterlagen „Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“.
Die Kassennachschau gehört zu einer Reihe von Maßnahmen und neuen Regelungen, mit denen Manipulationen und Betrug bei Kassen im digitalen Zeitalter unmöglich gemacht werden soll.
Weitere Anforderungen betreffen die Erfassung und Archivierung von Belegen und die Kassenführung. Auf diese haben wir auch bereits im Artikel Schärfere Anforderungen an Kassen ab 2017 hingewiesen.
Was wird bei der Kassennachschau geprüft?
Die Kassennachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kassenbewegungen. Außerdem wird geprüft, ob die Kassen im Geschäftsbetrieb ordnungsgemäß eingesetzt werden.
Über die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an Kassen haben wir bereits im Beitrag GoBD und Kassen berichtet.
Zur Erinnerung: Die wichtigsten Kriterien sind…
- Taggenaue Erfassung von Bargeschäften
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung
- Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
- Unveränderbarkeit
- Revisionssichere Archivierung
- Datenschutz durch zertifizierte Sicherheitseinrichtung
- Datenzugriff der Finanzbehörde im Rahmen von Prüfungen
Wichtig: Moderne Kassensoftware wie die von Scopevisio hilft ihren Benutzern, alle diese Anforderungen einzuhalten.
Wer führt die Kassennachschau durch?
Die Kassennachschau wird von einem Amtsträger des Finanzamts vorgenommen, der zur Nachschau berechtigt ist. Im Zweifelsfall sollten Sie sich also nicht nur einen Dienstausweis, sondern auch eine Autorisierung zur Nachschau zeigen lassen.
Wann und wo findet die Kassennachschau statt?
Das Finanzamt kann jederzeit, ohne vorherige Ankündigung, eine Kassennachschau durchführen. Diese darf auch außerhalb der einer Außenprüfung stattfinden, allerdings nur in Ihren Geschäftsräumen und nur während der branchenüblichen Geschäftszeiten.
Was darf der Prüfer einsehen?
Die Nachschau beschränkt sich auf den Bereich der Kassen. Die Durchsuchung weiterer Schränke und Schubladen oder gar der gesamten Geschäftsräume ist nicht rechtmäßig. Auch Ihre Privatwohnung bleibt von der Prüfung verschont, es sei denn, es finden sich Anhaltspunkte für ein schweres Vergehen und die Finanzbehörde befürchtet Flucht- oder Verdunkelungsgefahr.
Welche Pflichten haben Sie als Steuerpflichtiger?
- Sie müssen den Prüfer hereinlassen.
- Sie müssen ihm seine Arbeit ermöglichen. Das bedeutet, dass Sie ihm Zugang zum Kassensystem geben und die Auswertung der Daten zulassen.
- Wenn Sie Ihre Kasse digital führen dann kann darf der Prüfer Einblick nehmen. Er kann verlangen, dass Sie ihm die Kassendaten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen. Scopevisio hat dafür eigens ein Profil für Betriebsprüfer eingerichtet und stellt Exportmöglichkeiten zur Verfügung.
- Sie müssen unter Umständen auch Benutzerhandbücher oder Anleitungen zur verwendeten Software zur Verfügung stellen.
- Eventuell sollten Sie eine Verfahrensdokumentation zur Hand haben.
- Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen. Außerdem kann er sich die Aufzeichnungen der vorangegangenen Tage zeigen lassen.
Und wenn die Unterlagen nicht in meinem Geschäft lagern?
Wenn die Unterlagen in einem Buchführungsbüro liegen, kann der Prüfer auch dort unangekündigt erscheinen und Einsicht in die Unterlagen verlangen. Der Dienstleister muss dem Prüfer auf Verlangen auch die Daten übermitteln.
Liegen die Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, sieht es etwas anders aus. Diesen darf der Prüfer nicht unangekündigt „überfallen“, sondern er muss seinen Besuch ein bis zwei Wochen vorher ankündigen.
Welche Risiken bestehen für Sie?
Wenn Sie dem Prüfer den Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen verweigern, riskieren Sie, dass er direkt zu einer Außenprüfung übergeht. Diese wird aufgrund Ihrer Weigerung kein angenehmes Erlebnis werden.
Wenn die verwendeten Kassen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, kann ein Bußgeld erhoben werden. Ab 2020 werden dafür neue Bußgeldtatbestände in § 379 AO aufgenommen. Die maximale Höhe der Geldbuße liegt bei 25.000 Euro.
Fazit zur Kassennachschau
Wer seine Kassen ordentlich führt, hat bei einer Kassennachschau nichts zu befürchten. Daher ist es anzuraten, den Prüfer zu unterstützen und die verlangten Unterlagen und Einsichtnahmen zu gewähren. Mit einer modernen, elektronischen Kasse oder einer GoBD-konformen Software wie Scopevisio ist das kein Problem. Auch die Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer, damit dieser sie in seinem Büro auswerten kann, ist mit einer modernen Software schnell erledigt.
Zur Sicherheit sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Kassenunterlagen im Ernstfall schnell zur Hand zu haben.
