Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie rechnungslegungsrelevante Informationen IT-gestützt verarbeitet und archiviert werden müssen. Hilfe bei der GoBD-konformen Belegablage
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ (GoBD, Rz. 152) der digitalen Belegverarbeitung und sie kann aus mehreren Teildokumenten bestehen. Die Hauptsache ist, dass sie die Verfahren mit Blick sowohl auf die Anwender als auch auf die technischen Anlagen beschreibt, und dass die beschriebenen Verfahren im Betrieb auch tatsächlich umgesetzt werden.
Beweiskraft erhalten
Ein wichtiger Punkt dabei ist die Erhaltung der Beweiskraft der Unterlagen. Daher müssen alle Verarbeitungsschritte betreffend Buchhaltung und Aufzeichnungen nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Dies ist der Grund für das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation, wie es in Punkt 10.1 der GoBD beschrieben ist.
Ordnungsmäßigkeitsanforderungen
Die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoB sind im Kern altbekannt: Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit. Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen – seien sie nun digital oder papiergebunden – müssen systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet abgelegt und unverändert aufbewahrt werden.
Die Form dieser Aufbewahrung ist nicht konkret vorgeschrieben. Also muss im konkreten Einzelfall ein Verfahren entwickelt werden, das die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt. Dieses Verfahren soll den gesamten Belegfluss abdecken, von der Belegentstehung über den Eingang, die Identifikation und die Ablage bis hin zur Vernichtung, wenn die Aufbewahrungsfrist vorbei ist.
Die Muster-Verfahrensdokumentation
Die AWV und der Steuerberaterverband stellen ihre Muster-Verfahrensdokumentation nicht nur als PDF, sondern auch als Word-Vorlage zur Verfügung, damit Unternehmen sie einfacher an ihre eigenen betrieblichen Verfahren und Erfordernisse anpassen können.
Folgende Themen werden darin abgedeckt:
Zielsetzung
Hier werden Ziele, Rechtsgrundlagen, Gegenstand der Regelung sowie das Unternehmen und sein organisatorisches Umfeld beschrieben. Es wird definiert, was „Unterlagen mit Belegfunktion“ überhaupt sind und wie die Mitarbeiter in die Belegablage eingewiesen werden sollten.
Organisation und Sicherheit
Hierunter fallen die eingesetzte Software, personelle Zuständigkeiten sowie das Interne Kontrollsystem (IKS), in dem die notwendigen Verfahrenskontrollen und insbesondere die Kontrollen nach § 14 Abs. 1 UStG (in Bezug auf Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit von Rechnungen) geschildert werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist hier der Datenschutz.
Verfahren und Maßnahmen
In diesem Teil der Verfahrensdokumentation wird der Umgang mit drei Formen von Belegen geschildert:
- Papierbelege, die papierhaft bleiben
- Papierbelege, die gescannt werden
- Digitale Belege
Eine Rolle spielen hier u.a. die Identifikation der Belege, die Erstellung von Ausgangs- und Eigenbelegen, Ablage, turnusmäßige Belegsicherung, Schutz der Belege vor Änderung, Verfälschung und Untergang, Buchung und Verarbeitung, Weitergabe und Rücknahme, Archivierung und letztlich die Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungsfrist.
Mitgeltende Unterlagen, Änderungshistorie
Zur Verfahrensdokumentation können noch andere Unterlagen kommen, die diese ergänzen und mit ihr zusammen gelten. Dazu können z. B. Anwenderhandbücher gehören, Berechtigungskonzepte, Organigramme usw. Und dann ist natürlich noch eine Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation selbst aufzubewahren, denn diese ist ein lebendes Dokument, das immer wieder an sich ändernde organisatorische Bedingungen, IT-Systeme und handelnde Personen angepasst werden sollte.
Relativierung der Anforderung
Um es den Steuerpflichtigen nicht allzu schwer zu machen, enthalten die gestrengen GoBD eine kleine Hintertür. Erinnern wir uns: Im Zentrum der Verfahrensdokumentation steht die Sicherung der Beweiskraft. Nun heißt es in Rz 155 der GoBD in versöhnlichem Ton:
„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“
Ersetzendes Scannen separat abhandeln
Was in der Muster-Verfahrensdokumentation nicht abgehandelt wird, ist das Ersetzende Scannen. Ersetzendes Scannen bedeutet, dass beim Scannen von Belegen ein paar einfache Maßnahmen eingehalten werden und die digitalen Belege dadurch den Papierbelegen gleichgestellt sind. Will heißen: Die Papierflut kann entsorgt werden.
Wie das ersetzende Scannen gesetzeskonform eingeführt werden kann, erläutert das BSI hier in einfacher Form.
Außerdem informiert unser Ratgeber-Artikel „Ersetzendes Scannen“ über diese Thematik.
Weiterführende Informationen
BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen“
GoBD, Schreiben des BMF vom 14.11.2014
