Das Mindestlohngesetz gilt seit Januar 2015 flächendeckend. Auch Minijobber werden vom Mindestlohn erfasst: Wer 450 Euro brutto pro Monat verdient, darf maximal 52,5 Stunden pro Monat – oder ca. 13 Stunden pro Woche – eingesetzt werden.
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Manche Unternehmer haben versucht, ihren Mitarbeitern einen Anteil des Mindestlohns in Form von Naturalien auszuzahlen. So versuchte ein Sonnenstudio, einer Mitarbeiterin einen Gehaltsanteil in Form von Bräunungsgutscheinen auszuzahlen. Aber diese Praxis ist unzulässig.
Welche Dokumentationspflichten gelten?
Für drei Gruppen von Beschäftigten muss die Arbeitszeit dokumentiert werden:
- Minijobber (ausgenommen jene, die ausschließlich in einem Privathaushalt beschäftigt sind)
- Kurzfristig bzw. geringfügig Beschäftigte, die unter die Regelung des § 8 Abs. 1 SGB IV fallen
- In bestimmten Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind, müssen Arbeitgeber und Entleiher die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern mit einem Monatseinkommen von bis zu 2.958 Euro brutto dokumentieren. Diese Branchen sind nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz geregelt und umfassen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
Wie und was wird dokumentiert?
Der Arbeitgeber muss den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – und zwar spätestens eine Woche oder sieben Kalendertage nach dem Tag, an dem die betreffende Arbeit geleistet wurde. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Laut § 17 Mindestlohngesetz kann die Arbeitszeit entweder maschinell erfasst oder manuell aufgezeichnet werden. Aufzeichnungen, die nachträglich manipuliert werden können, wie z. B. Excel-Listen, genügen den Anforderungen nicht. Das Problem mit manuellen Aufzeichnungen ist, dass sie verloren gehen können und der Buchhaltung und betrieblichen Analyse nicht unmittelbar zur Verfügung stehen.
Einfach und rechtssicher dokumentieren mit Unternehmenssoftware
Wer eine Unternehmenssoftware mit Zeiterfassungsfunktion verwendet, kommt seiner Dokumentationspflicht schnell, einfach, präzise und rechtssicher nach. So kann z. B. die Unternehmenssoftware Scopevisio die Arbeitszeiten mit einer Stoppuhr-Funktion direkt am Mitarbeiter dokumentieren und für die Zukunft revisionssicher aufbewahren.
Der besondere Clou: Die Arbeitszeiten werden nicht nur dokumentiert, sondern stehen auch für Auswertungen und Berichte zur Verfügung. Die Software kann die Zeiten auf Projekte buchen und die Produktivität und Wertschöpfung des Mitarbeiters ermitteln. Alles automatisiert und ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
Was geschieht, wenn nicht dokumentiert wird?
Die Zollverwaltung überprüft, ob Unternehmen ihre Dokumentationspflichten einhalten. Tun sie das nicht, drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.
Übrigens: Diese Obergrenze gilt nur für die Dokumentationspflichten. Zahlt ein Unternehmen nicht den Mindestlohn, kann sogar ein Bußgeld bis zu 500.000 Euro erhoben werden.
Wer ist vom Mindestlohn ausgenommen?
Ausnahmen vom Mindestlohn bestehen für folgende Gruppen:
- Auszubildende
- Schüler, Studenten oder Auszubildende, die ein Pflichtpraktikum absolvieren
- Praktikanten, die ein freiwilliges Praktikum von bis zu drei Monaten machen
- Minderjährige ohne abgeschlossene Berufsausbildung
- Körperlich oder geistig behinderte Menschen, die in Behindertenwerkstätten arbeiten
- Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten einer Beschäftigung
- Personen in Berufseinstiegs- oder Qualifizierungsmaßnahmen
- Beschäftigte in Branchen, die bereits einen verbindlichen Mindestlohn von weniger als 8,50 Euro vereinbart haben. Diese Branchen müssen jedoch bei Ablauf des geltenden Tarifvertrages – spätestens ab 2017 – nachbessern.
Weiterhin sind natürlich alle Selbständigen und Ehrenamtlichen vom Mindestlohn ausgenommen, weil sie keine Arbeitnehmer im eigentlichen Sinne sind.
Weitere Informationen finden Sie auch beim Berufsverband der Rechtsjournalisten e.V..
Die Steuerklassen für reguläre Arbeitnehmer in Deutschland werden unter diesem Link beschrieben.
