Das Belegportal wurde für die digitale Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant geschaffen. Das bedeutet Zeit- und Kostenersparnis auf beiden Seiten: Digital werden Belege schneller, günstiger und sicherer übertragen als auf dem Postwege.
Doch das ist erst der Anfang: Moderne Kanzleisoftware erschließt bedeutende Effizienz- und Automatisierungspotenziale. Und sie erleichtert die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben.
Kanzleisoftware auf dem Vormarsch
Spezialisierte Software für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer liegt im Trend. Kanzleien werden mit Angeboten überhäuft. Die Digitalisierung hat auch die Steuer-Branche erfasst. Was sollte Kanzleisoftware leisten?
- Die Buchhaltung muss GoBD-konform sein.
- Die Kanzleisoftware soll es ermöglichen, den Jahresabschluss und die Bilanz rechtskonform aufzustellen.
- Zu einer Komplettlösung gehören auch Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung.
- Die Kontrolle von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sollte ermöglicht werden.
- Jede Steuerberater Software muss mehrmandantenfähig sein bzw. eine Mandantenverwaltung beinhalten.
- Der Datenschutz spielt bei Steuer-Sachverhalten eine wichtige Rolle.
- Controlling-Funktionen sowie individuelle Berichte und Auswertungen erleichtern dem Steuerberater die Beratung der Mandanten.
- Ein Zugang für Prüfer der Finanzbehörde sollte vorhanden sein.
- Es soll möglich sein, Daten und Erklärungen automatisch an Finanzämter zu übertragen.
- Schnittstellen zu ELSTER und DATEV sind ein Muss.
Digitale Belege mit Vorkontierung
Eine aktuelle Lösung von Scopevisio ist das Belegportal. Diese Online-Kanzleisoftware stellt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant in den Mittelpunkt. Die Komplettlösung erfüllt alle oben aufgezählten Anforderungen.
Das Belegportal funktioniert folgendermaßen:
- Mandanten erstellen ihre Ausgangsrechnungen direkt im Portal.
- Sie scannen ihre papiergebundenen Eingangsrechnungen online unmittelbar in die Portalsoftware hinein.
- Auch Kassenbewegungen erfassen sie über die einfache Portalschnittstelle.
- Die digitalen Belege werden durch automatisierte Verarbeitung vorkontiert, wobei der Buchungsdatensatz fest mit dem Belegbild verbunden wird.
- Vom Upload bis hin zur Übergabe der Belege an den Steuerberater per DATEVconnect online werden alle Bearbeitungsschritte systemseitig dokumentiert.
- Die Belege werden auf einem deutschen Server unter untadeligen Datenschutz-Bedingungen archiviert.
- Alle Funktionen sind auch über mobile Endgeräte verfügbar.
Der Belegtransport im Pendelordner sowie das aufwändige Erfassen und Zuordnen von Belegen in der Kanzlei erübrigen sich damit.
Belegportal bietet zentrale Mandantenverwaltung
Steuerberater finden in dieser Kanzleisoftware eine übersichtliche Mandantenverwaltung mit Single Sign-On vor. Das bedeutet, dass sich der Steuerberater nur ein einziges Mal bei der Mandantenverwaltung anmelden muss, um Zugriff auf alle für ihn freigeschalteten Buchführungen der Mandanten zu erhalten.
Im Rahmen eines differenzierten Berechtigungssystems können Steuerberater auf Mandantendaten zugreifen, deren Stammdaten aufbereiten und z. B. Buchungsregeln oder Kassengeschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung hinterlegen.
Vorbereitete Geschäftsvorfälle können auch en bloc an mehrere Mandanten gleichzeitig übergeben und in deren Unternehmenssoftware integriert werden. Das spart Zeit, wenn z. B. einige Dutzend Betriebe mit gleichartiger Ausrichtung (Ärzte, Boutiquen, Gastro-Betriebe usw.) zur Mandantschaft gehören.
GoBD-Konformität und Verfahrensdokumentation
In puncto GoBD-Konformität, insbesondere für Kassen, ist diese Lösung traditionellen Methoden überlegen. Die Authentizität, Unverlierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Belege und Geschäftsvorfälle sind gewährleistet. Die zeitgerechte Erfassung seitens der Mandanten wird durch die einfache Benutzeroberfläche – auch auf mobilen Endgeräten – drastisch erleichtert. Belege können z. B. einfach per Smartphone-Kamera abfotografiert und mit einem einzigen Fingertippen zugeordnet werden.
Eine Verfahrensdokumentation ist ab dem Moment des Uploads der Belege bereits ins System eingebaut. Damit sind Steuerberater weitgehend aus der Haftung für GoBD-konformes Arbeiten heraus.
Sicherer Dokumentenaustausch
Ein sicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Rechtemanagement gewährleistet den Austausch von Informationen zwischen Steuerberater und Mandant. Auf diesem Wege kann der Steuerberater sein Mandantenrundschreiben an alle Mandanten gleichzeitig herausgeben und die individuellen Berichte und Auswertungen an den jeweiligen Mandanten persönlich. Ohne Porto und Postlaufzeiten. Versionsprobleme und das Versenden von vielen Megabytes Daten per (potenziell unsicherer) E-Mail gehören der Vergangenheit an.
Für jede Betriebsgröße die passende Lösung
Große Steuerberater-Kanzleien könnten ein solches Belegportal mit ihrem eigenen Branding in ihre Website integrieren. Kleinere Kanzleien könnten einzelne Funktionen anbieten. Und als Lösung für Einsteiger bietet sich der einfache digitale Belegaustausch zwischen Steuerberater und Mandant über ein DMS an.
