Wer seine digitale Buchführung GoBD-konform gestalten möchte, sollte als ersten Schritt seine Belege digitalisieren.
Was sind GoBD-konforme digitale Belege?
Im Zusammenhang mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Belege alle buchungsbegründenden Dokumente, die elektronisch gespeichert sind. Durch Scannen kann man auch Papierbelege digitalisieren.
Belege sind zum Beispiel Rechnungen und Quittungen, aber auch Verträge, die Buchungen auslösen können. Für die Buchführung ist ein Mietvertrag ebenso ein Beleg wie eine Abschlagsberechnung (Strom, Gas, Wasser) oder Ratenkreditvereinbarung.
Zu den Belegen für eine ordnungsmäßige Buchführung gehören außerdem „alle Unterlagen […], die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind“ (GoBD Rz 5). Alle Nachweise, Informationen und Dokumente, die für das Verständnis von Geschäftsvorfällen notwendig sind, können somit ebenfalls als Beleg gelten.
Wie kann man Belege GoBD-konform digitalisieren?
Zunehmend werden Belege, z. B. Ausgangsrechnungen, nur noch digital erzeugt und übermittelt. Die Buchung kann dadurch ebenfalls automatisiert werden. Trotzdem haben Papierbelege immer noch ihren festen Platz im Wirtschaftsleben. Ein handschriftlicher Nachweis als Quittung über eine erhaltene Zahlung oder Leistung, ein Parkbeleg oder eine Notiz – viele Arten von Schriftstücken können eine Buchung begründen.
Unternehmen im digitalen Umbruch benötigen einen guten Scanner, der in der Lage ist, Unterlagen mit akzeptabler Auflösung schnell zu digitalisieren. Als Format empfiehlt sich PDF.
300 dpi genügen in der Regel für gut lesbare Belege, auf denen alle Informationen erkennbar sind. Eine Belegtrennung ist wichtig; sei es direkt beim Scannen oder nachträglich am Speicherort. Einige Softwaresysteme können große PDF-Dateien in Einzeldateien zerlegen oder Rechnungsangaben auch auf einem Foto erkennen, das mit dem Smartphone hochgeladen wurde.
Der Scanner sollte die digitalisierten Belege in einen Netzwerkordner speichern oder per E-Mail ans Rechnungswesen zur Buchung versenden können. Fortschrittliche Buchhaltungsprogramme sind in der Lage, Upload-Ordner zu synchronisieren oder per E-Mail empfangene Belege zuzuordnen. Am besten funktioniert dies, wenn das Buchhaltungsprogramm durch ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt wird, das Informationen nicht nur archiviert, sondern auch den Nachweis für jedwede Änderung, Bearbeitung und Ergänzung direkt am Dokument speichert.
Das Dateiformat digitaler Belege sollte unveränderbar sein. PDF- und Bilddateien (PNG, JPEG usw.) sind akzeptabel; doc-, odt- oder xls-Formate sind es nicht. Wenn Sie diese Ratschläge befolgen, sind Sie auf dem besten Weg zum papierlosen Büro.
Übrigens gibt es für die GoBD-konforme Archivierung im Rechnungswesen auch bereits Lösungen, mit denen Office-Dokumente ohne Medienbruch mit einem einzigen Klick als PDF in einen gesetzeskonformen Cloud-Speicher hochgeladen werden. Ein kleines Add-in, ein so genannter Connector, macht’s möglich.
Wie werden Belege GoBD-konform archiviert?
Die Belege sollten nummeriert oder durch eindeutige Identifikationsmerkmale genau bestimmbar sein. Steuerrelevante Informationen müssen dem zugehörigen Geschäftsvorfall in der Buchführung eindeutig zugeordnet werden.
Die Anforderung der Unverlierbarkeit und Unveränderbarkeit bedingt, dass die Belege vor Löschung und Manipulationen geschützt werden müssen. Dies ist sowohl technisch als auch organisatorisch sicherzustellen.
- Auf der technischen Seite muss der Nachweis erbracht werden, dass Belege im Original erhalten bleiben. Alle Bearbeitungsschritte müssen lückenlos am Beleg protokolliert; das Protokoll mit dem Beleg verbunden werden. Die Speicherung muss über die gesamte Aufbewahrungszeit der Belege funktionieren. Am sichersten ist eine redundante Speicherung auf hochgradig gesicherten, deutschen Serverstandorten, etwa bei einem deutschen Cloud-Anbieter.
- Auf der organisatorischen Seite müssen in der Buchführung und im Rechnungswesen Zugriffskontrollen eingerichtet werden, die eine Löschung der Belege verhindern. Ein Internes Kontrollsystem (IKS), wie von den GoBD vorgeschrieben, muss für Funktionstrennung und gesetzeskonforme Belegverarbeitung sorgen.
Wie hilft Software, Belege GoBD-konform zu verarbeiten?
Softwaresysteme unterstützen die rechtssichere, digitale Belegverarbeitung in vielen Aspekten:
- Sie lesen gescannte Papierbelege mithilfe von Texterkennungssystemen und ziehen relevante Angaben heraus.
- Sie archivieren die Belege sicher, unverliebar und unveränderbar bei gleichzeitiger Speicherung einer Versionshistorie.
- Sie erfüllen die Vorgabe der zeitnahen Erfassung, sobald die Belege hochgeladen sind.
- Sie buchen Geschäftsvorfälle aufgrund der Belegerkennung teilweise automatisch.
- Sie verknüpfen die Belege in der Buchführung unauflöslich mit dem Geschäftsvorfall.
- Sie protokollieren automatisch alle Bearbeitungsschritte.
- Die Belege sind jederzeit schnell auffindbar.
- Die Belege werden schnell verarbeitet, weil Postlaufzeiten entfallen und bei Ausfall eines Bearbeiters jemand anderes dessen Aufgaben übernehmen kann. Es muss lediglich ein Zugriffsrecht erteilt werden.
- Sie unterstützen die Funktionstrennung (4-Augen-Prinzip) durch Berechtigungskonzepte und integrierte Workflows für das Rechnungswesen. Das ist eine wesentliche Forderung des Internen Kontrollsystems (IKS), das mit zu den GoBD gehört.
- Sie verhindern das unabsichtliche Löschen von Belegen.
- Sie verbinden relevante Zusatzinformationen, Verträge, Nebensysteme usw. mit dem Buchhaltungsvorgang.
- Sie enthalten Plausibilitätsprüfungen für eine korrekte Buchung (z.B. darf eine Kasse nie einen negativen Bestand ausweisen).
- Sie erleichtern die Kassenführung und erfüllen die neuen Anforderungen an Kassen.
- Sie automatisieren häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle.
- Sie sorgen für Aktualität und maschinelle Auswertbarkeit der Daten.
- Im Falle von Betriebsprüfungen kann das Unternehmen seinem Finanzamt schnell den benötigten Zugriff auf jeden benötigten Beleg einrichten.
Zukunftstechnologie Digitalisierung
Moderne Unternehmen haben erkannt, dass Digitalisierung die Zukunftstechnologie ist, die über den Geschäftserfolg von morgen entscheidet. Das Finanzministerium (BMF) hat mit den GoBD den rechtlichen Rahmen für die ordnungsmäßige digitale Buchführung abgesteckt. Clevere Unternehmer fragen nicht mehr ob, sondern mit welchem Tool sie ihre Firma digital zukunftsfähig machen.
