Freuen Sie sich auf mehr Übersicht in Ihrem Dokumentenmanagementsystem: In Teamwork steht eine Neustrukturierung bevor, die mehr Ordnung in Ihre Dokumentenablage bringt.
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Im Zuge dieser Neustrukturierung wird das Menü im linken Bereich zukünftig aufgeräumter aussehen. Sie können sich bald einen Eindruck davon verschaffen: Nutzen Sie dazu den Schieberegler „In Kürze verfügbar“ im linken Menübereich. Sie können darüber auch wieder zum alten Menü zurückkehren. Bitte beachten Sie aber, dass dieser Wechsel nur vorübergehend möglich sein wird. Wir werden Sie rechtzeitig darüber informieren, wann wir final umstellen.
Neue Struktur – Neue Kategorien
Um den linken Menübereich übersichtlicher zu gestalten, ziehen wir eine neue Strukturebene ein. Diese gliedert sich in die Kategorien Öffentlich, Abonnements, Persönlich, Organisation, Abteilung, Team, Belege und Berichte. Unter diesen Kategorien finden sich Ordner und Unterordner. Vom Begriff der Sammlung verabschieden wir uns.
Statt der bekannten – mitunter ellenlangen – Liste von Sammlungen, die Sie bislang im linken Menü gesehen haben, finden Sie die genannten neuen Kategorien im Menü. Deren Sichtbarkeit ist abhängig davon, ob Sie die entsprechende Berechtigung besitzen bzw. ob es bereits diesen Kategorien zugeteilte Ordner (ehemals Sammlungen) gibt.
Die einzelnen Kategorien können Sie ein- und ausblenden. Möglich ist dies mit Hilfe der Icons oberhalb der Kategorienliste, die als Filter fungieren:
Klicken Sie zum Beispiel auf das Icon mit dem Auge (= Persönlich), wird ausschließlich diese Kategorie angezeigt und alle anderen ausgeblendet.
Die Kategorien lassen sich über das Pfeilsymbol ausklappen, wodurch Ihre Ordner sichtbar werden.
Ordner und Unterordner
Innerhalb der Kategorien können Sie Ordner (vormals Sammlungen) und Unterordner anlegen und diese wie zuvor freigeben, benennen, umbenennen, löschen etc.
Zusätzlich zu den Ordnern, die der Nutzer selbst generiert, gibt es jedoch auch vom System erzeugte Ordner. Diese finden sich in den Kategorien Organisation, Belege und Berichte. In Organisation zum Beispiel sind Aufgaben und Kontaktdateien systemseitig erzeugte Ordner, in denen Sie die Dokumente wiederfinden, die Sie mit Aufgaben oder Kontakten verknüpft haben.
Systemseitig erstellten Ordner können nicht gelöscht und auch nicht für Alle freigeben werden.
Was verbirgt sich hier den Kategorien?
Öffentlich
In der Kategorie „Öffentlich“ finden sich diejenigen Ordner, die für alle Benutzer der Gesellschaft sichtbar sind. Weitere Ordner können durch Neuanlage öffentlicher Ordner oder die Freigabe eines bestehenden Ordners an Alle hinzugefügt werden. In der Kategorie Öffentlich gibt es keine systemgenerierten Ordner.
Abonnements
Unter „Abonnements“ finden sich diejenigen Ordner, die Sie aus der Menge aller unter Öffentlich vorhandenen Ordner abonniert haben oder die von Ihnen als Abonnement-Ordner neu angelegt worden sind. Ein Klick auf den Link Abonnements zeigt alle zum Abonnieren freigegeben Ordner an.
Persönlich
In der Kategorie „Persönlich“ finden sich alle vom Benutzer erstellten Ordner, die ausschließlich für ihn freigegeben und somit auch nur für ihn sichtbar sind.
Organisation
Diese Kategorie umfasst die beiden vom System erstellten Ordner „Aufgaben“ und „Kontaktdaten“. Diese beiden Ordner können Sie weder löschen noch an Alle freigeben. Die Ordner sind somit fest in der Kategorie verankert und können niemals in anderen Kategorien erscheinen. In der Kategorie Öffentlich können keine weiteren Ordner hinzugefügt werden.
Team
In der Kategorie „Team“ befinden sich diejenigen Ordner, die für mehrere Benutzer oder Gruppen, aber nicht für Alle freigegeben sind, und die unter keine der anderen systemgenerierten Kategorien fallen. Es können neue Ordner hinzugefügt werden.
Abteilung
Ordner der Kategorie „Abteilung“ sind Ordner, die gemäß der Zuordnung des Benutzers im Organigramm sichtbar sind, und die nicht zu einer der automatisch erzeugten Ordner-Kategorien gehören. Existiert in Ihrem Organigramm zum Beispiel die Abteilung „Marketing“, wird hier ein entsprechend benannter Ordner angezeigt.
Belege
In der Kategorie „Belege“ finden sich vom System erstellte Ordner. Zugriff darauf hat nur der Benutzer mit den jeweiligen Rechten. Sie können diese Ordner weder löschen noch an Alle freigeben. Auch eine Freigabe an Alle belässt sie als systemseitig generierte Ordner in dieser Kategorie. Außerdem können keine zusätzlichen Ordner hinzugefügt werden.
Berichte
Auch in der Kategorie „Berichte“ befinden sich vom System erstellte Ordner. Zugriff darauf hat nur der Benutzer mit den jeweiligen Rechten. Sie können diese Ordner weder löschen noch an Alle freigeben. Auch eine Freigabe an Alle belässt sie als systemseitig generierte Ordner in dieser Kategorie. Wie auch in den Kategorien Organisation und Belege können keine zusätzlichen Ordner hinzugefügt werden.
Übergangsphase zum Kennenlernen
Nutzen Sie die Übergangsphase und machen Sie sich in dieser Zeit mit der neuen Gliederung vertraut. Wechseln Sie über den Schieberegler in die neue Ansicht und sehen Sie, wie Ihre bestehenden Sammlungen und Ordner auf die neuen Kategorien verteilt werden werden. Künftig wird nur noch die neue Gliederung sichtbar sein. Wir informieren Sie rechtzeitig.
Umstellungen sind zunächst ungewohnt und mit Bedenken behaftet. Seien Sie unbesorgt. Wir sind davon überzeugt, dass Teamwork durch diese Neuorganisation wesentlich übersichtlicher für Sie wird und Sie noch besser im Arbeitsalltag unterstützt als bisher.
