Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, können Sie auch direkt ins Rechnungseingangsbuch schicken lassen. Für Sie bedeutet das Zeitersparnis, denn das lästige Herunterladen von Belegen aus E-Mails und das Hochladen ins Rebu entfallen. In unserer Online-Hilfe zeigen wir Ihnen, wie es funktioniert.
Erst digitalisieren, dann automatisieren
Sie erhalten Rechnungen überwiegend per Mail? Perfekt, dann liegen diese bereits digital vor. Doch erst durch Automatisierung nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung wirklich aus. Um Ihren Rechnungseingang zu automatisieren, müssen Sie zunächst spezielle Mail-Bot-Adressen für Ihre Lieferanten anlegen. Sie nutzen dazu die Funktion „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“ in der Systemadministration.
Hier legen Sie entweder für jeden Lieferanten einzeln, für Gruppen oder aber die Gesamtheit Ihrer Lieferanten spezielle E-Mail-Adressen für den Rechnungseingang an.
Praxishilfen und Textbausteine
Mit Ihren Lieferanten vereinbaren Sie anschließend, dass sie diese Adressen künftig zum Versand von Rechnungen verwenden. Um Sie bei der Kommunikation mit Ihren Lieferanten zu unterstützen, haben wir in der Online-Hilfe Textvorschläge für Anschreiben hinterlegt. Diese können Sie als Rundmail per Kampagne mit Scopevisio versenden. Eine Kurzanleitung zur Erstellung von Kampagnen finden Sie ebenfalls in der Online-Hilfe.
Nutzen Sie die Möglichkeit der Automatisierung! Sie sparen beim Handling von Eingangsrechnungen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch, dass Rechnungen im Posteingang vergessen werden.
