Das Featureset 88, welches in dieser Woche ausgerollt wird, bringt einige interessante Neuerungen für Ihr Projektmanagement, insbesondere für den Umgang mit Dokumenten in Projekten.
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Einen Überblick über das aktuelle Featureset liefert das folgende Video. Details zum Update finden Sie auch in unseren Release Notes.
Neu: Projektsammlungen
Wir haben Projekte und Teamwork DMS noch stärker verzahnt. Für Sie hat das den Vorteil, dass Sie zu Ihren Projekten sogenannte Projektsammlungen anlegen können. Es handelt sich um Teamwork-Sammlungen, die direkt mit Projekten verknüpft sind. Hier legen Sie alle Dokumente ab, die zum Projekt gehören. Besonders praktisch ist, dass Sie sich manuelle Zuordnungen sparen, denn
- Dokumente, die Sie einem Projekt zuordnen, erscheinen automatisch in der zugehörigen Projektsammlung
- Dokumente, die Sie in einer Projektsammlung hinterlegen, erscheinen automatisch im zugehörigen Projekt
Die Verknüpfung von Teamwork und Projekte zeigt folgende Grafik:
Partner einfach anbinden
Mit Hilfe der Projektsammlungen behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte. Sie können darüber auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern vereinfachen. Ein Beispiel: Sie arbeiten mit einem Übersetzungsbüro zusammen, das Ihnen regelmäßig Dokumente zukommen lässt. Diese Dokumente können auch direkt in Ihre Projektsammlung „Übersetzungen“ einfließen, wenn Sie Ihren Dienstleister bitten, die Dokumente an eine in Scopevisio hinterlegte E-Mail zu senden, die Sie zuvor für den Dienstleister eingerichtet haben. Die Übersetzungen (E-Mail-Anhänge) Ihres Übersetzungsbüros landen dann automatisch in der richtigen Projektsammlung.
Was Sie tun müssen, um mit Projektsammlungen arbeiten zu können, erfahren Sie in unseren umfangreichen Release Notes. Eine wichtige Voraussetzung für das Feature ist die Migration auf die Scopevisio Vertriebsprojekte. Dabei unterstützen Sie die Berater unseres Professional Service gerne.
Neu: Ordnerfreigaben
Bislang ist es so, dass alle Benutzer, die Sie für eine Sammlung freischalten, automatisch auf die Ordner dieser Sammlung zugreifen können. Nicht immer ist das jedoch im Arbeitsalltag erwünscht. Deshalb haben wir an dieser Stelle Differenzierungen möglich gemacht. Ab sofort können Sie auch Ordner einer Sammlung freigeben, ohne dass der Berechtigte Zugriff auf die Sammlung oder andere Ordner dieser Sammlung hat. Das ist auch deshalb praktisch, weil Sie den „Wildwuchs“ von Sammlungen eindämmen, die Sie in der Vergangenheit nur angelegt haben, um bestimmte Zugriffe zu ermöglichen bzw. auszuschließen.
Neugestaltet: Vorgangsleiste
Die Vorgangsleiste kennen Sie bereits: Es handelt sich um die die Leiste unterhalb des Scopen-Feldes, die in den Beleglisten und Projektübersichten angezeigt wird. Die Vorgangsleiste stellt den Belegfluss – zum Beispiel vom Potenzial bis hin zur Zahlung – dar. Die Vorgangsleiste haben wir nun noch übersichtlicher gestaltet. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Beleg-Typ fahren, werden die konkreten Beträge darstellt. Wollen Sie nur Vorgänge einer bestimmten Periode betrachten, können Sie den Betrachtungszeitraum auch eingrenzen.
Die neue Vorgangleiste ist hellgrau gehalten, die einzelnen Belegtypen sind farbig gekennzeichnet und mit Zahlen versehen, die angeben, wie viele Belege im Einzelnen vorhanden sind:
Ausführliche Informationen zu weiteren Neuerungen des Featuresets finden Sie in unseren Release Notes und in Kürze auch in einem Video hier im Blog.
