Das Dokumentenmanagement-System DMS Teamwork wird noch übersichtlicher: Wir haben eine neue Organisationsstruktur ausgearbeitet, die mehr Ordnung in Ihre Dokumentenablage bringt. In Kürze wird Ihre Software automatisch auf die neue Version umgestellt. Wir benachrichtigen Sie per Mail vorab. Nach der Migration können Sie das neue Teamwork sofort nutzen und direkt vom neuen Design profitieren.
Auf dieser Website lernen Sie das neue Teamwork im Videoüberblick kennen.
Was ist neu?
Wir haben in Teamwork eine neue oberste Gliederungsebene eingezogen: die Kategorien. Unter den Kategorien werden Ordner und deren Unterordner gesammelt. Kategorien sind somit Hilfseinheiten, die Ordner clustern. Dadurch gewinnen Sie mehr Transparenz und Übersicht. Auch ist direkt klar, wer auf welche Ordner Zugriff hat, da die neue Struktur eng mit dem Berechtigungskonzept verknüpft ist. Außerdem gibt es systemseitig erzeugte Kategorien, etwa für Belege (Angebote, Aufträge, Rechnungen etc.). Allein das sorgt für mehr Ordnung, denn diese lagen vorher verteilt in Ihrem Menü und werden jetzt an einer Stelle gebündelt.
Neue Ansicht
Das Menü präsentiert sich deutlich aufgeräumter: Statt Ihrer endlos langen Liste an Sammlungen sehen Sie auf der obersten Ebene die neuen Kategorien. Klappen Sie diese auf, finden Sie hier Ihre „alten“ Sammlungen wieder, die ab sofort Ordner heißen. Der Begriff der Sammlung entfällt.
Alte und neue Bezeichnungen:
| Alt | Neu |
| Kategorien | |
| Sammlungen | Ordner |
| Ordner (mit beliebig vielen Hierarchieebenen möglich) |
Unterordner (mit beliebig vielen Hierarchieebenen möglich) |
Wann und wie erfolgt die Umstellung?
Alle Neukunden erhalten ab sofort die neue Teamwork-Version. Die Systeme der Bestandskunden werden in Kürze auf die neue Teamwork-Version umgestellt. Keine Sorge: Sie brauchen dazu nichts weiter zu tun – die technische Umstellung erfolgt automatisch. Sie erhalten von uns vor der Migration eine Information per E-Mail.
Wichtig für Sie: Sie können sich darauf verlassen, dass keinerlei Dokumente und Sammlungen verloren gehen. Diese werden nur in die neue Hierarchie eingeordnet. Auch Freigaben Ihrer Dokumente werden durch die Migration nicht angetastet.
Während einer Übergangszeit bis 31.12.2020 haben Sie die Möglichkeit, zwischen alter und neuer Ansicht hin- und her zu wechseln. Dazu nutzen Sie den Schieberegler „In Kürze verfügbar“.
Wir empfehlen Ihnen, sich ab sofort mit der neuen Struktur vertraut zu machen oder – noch besser – im Arbeitsalltag nur noch die neue Ansicht zu verwenden.
Was passiert bei der Migration?
Ihre Ordner (ehemals Sammlungen) und zugehörige Dokumente werden bei der Migration auf Basis der Berechtigungen automatisch den neuen Kategorien zugeordnet. Möchten Sie Ihre Ordner gegebenenfalls verschieben? Das ist problemlos möglich: Über die rechte Maustaste „Ordner bearbeiten“ können Sie den Ordner einer anderen Kategorie zuweisen.
Wir sind für Sie da!
Um Ihnen die Umstellung auf das neue Teamwork zu erleichtern, unterstützen wir Sie mit unseren Kurspaketen. Hier finden Sie dazu weitere Infos.
Warum die Neustrukturierung?
Die Neustrukturierung fußt auf der Idee, das Teamwork ein betriebliches DMS ist, das eng mit Geschäftsprozessen verzahnt ist. Deshalb gibt es Kategorien wie zum Beispiel „Belege“ mit systemseitig generierten Ordnern etwa für Angebote und Aufträge, die zu einem geschäftlichen Vorgang gehören.
Darüber hinaus ist die neue Struktur eng mit dem Berechtigungskonzept verknüpft: Jeder sieht nur das, wozu er berechtigt ist. Die Sichtbarkeit hängt generell von den gebuchten Lizenzen und den Rechten ab. In Teamwork gibt es deshalb vordefinierte Kategorien, die nur privat, nur für bestimmte Gruppen (=Teams) oder aber für alle Mitarbeiter freigeben sind.
Dadurch ergibt sich ein Business-orientiertes Dokumentenmanagementsystem.
Das neue Teamwork-Menü
Teamwork gliedert sich zum aktuellen Zeitpunkt in folgende Kategorien: Öffentlich, Abonnements, Persönlich, Organisation, Team und Belege. Unter diesen Kategorien finden sich Ordner und Unterordner. Im Unterschied zu den feststehenden Kategorien können Sie Ordner individuell neu anlegen, selbst benennen und ändern. Ordner sind blau gehalten, Unterordner grau.
Jeder sieht nur das, was er sehen darf
Wenn für Sie Ordner bestimmter Kategorien nicht freigegeben sind, werden die zugehörigen Kategorien gar nicht erst angezeigt. Die Ansicht im Menü ist somit immer individuell an Berechtigungen geknüpft. Das sorgt für mehr Übersicht.
Icons als Filter
Die einzelnen Kategorien können Sie ein- und ausblenden. Möglich ist dies mit Hilfe der Icons oberhalb der Kategorienliste, die als Filter fungieren: Klicken Sie zum Beispiel auf das Icon mit dem Auge (= Persönlich), wird ausschließlich diese Kategorie angezeigt und alle anderen ausgeblendet.
Was verbirgt sich hinter den Kategorien?
Persönlich
Ordner, die nur Sie selbst sehen können und die niemand anders sehen soll, sind persönliche Ordner, die in der gleichnamigen Kategorie gesammelt werden.
Team
Geben Sie einen Ordner für mindestens eine Person mehr frei, als für Sie selbst, wird dieser zum Team-Ordner. In der Kategorie „Team“ befinden sich folglich diejenigen Ordner, die Sie für andere Benutzer oder Gruppen freigegeben oder die andere Benutzer für Sie freigegeben haben. Im Arbeitsalltag werden Sie hier zum Beispiel Ordner für interdisziplinäre Themen hinterlegen, an denen Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen arbeiten.
Öffentlich
Im Bereich der öffentlichen Kategorien unterscheiden wir zwischen Öffentlich und Abonnements.
Öffentlich – Öffentliche „Soll“-Ordner
Ein Ordner, den jeder Benutzer sehen soll („Soll- Ordner“ – z.B. Notfallkonzept, Datenschutz, Mitarbeiterinformationen o.ä.) wird der Kategorie Öffentlich zugeordnet. Die Ordner dieser Kategorie sind explizit für alle Benutzer der Gesellschaft freigegeben (Freigaben „Alle“).
Abonnements – Öffentliche „Kann“-Ordner“
Einen Ordner, den ich allen Kollegen anbiete („Kann-Ordner“), gehört in die Kategorie Abonnements. Es handelt sich hier also um eine Art flexible öffentliche Kategorie. Ihre Kollegen können selbst entscheiden, ob sie den Ordner angezeigt bekommen möchten oder nicht. Oder anders gesagt: Sie können den Ordner abonnieren. Eine Liste der zum Abonnieren freigegebenen Ordner erscheint, wenn Sie auf die Kategorie „Abonnements“ klicken. Klappen Sie hingegen die Kategorie auf, sehen Sie die von Ihnen abonnierten Ordner.
Organisation, Belege
Beide Kategorien enthalten vom System erstellte Ordner, die Ihren Geschäftsprozessen zugeordnete Dokumente enthalten. Zugriff darauf hat nur der Benutzer mit den jeweiligen Rechten.
Organisation
Diese Kategorie umfasst die vom System erstellten Ordner Aufgaben, Kontaktdateien und Projekte (Vorgänge).
Belege
Auch in der Kategorie „Belege“ finden sich folgende vom System erstellte Ordner wie zum Beispiel Abrechnung, Angebote und Aufträge.
Allgemein gilt:
Innerhalb jeder Kategorie können Sie Ordner anlegen und individuell benennen. Bestehende Ordner können jeder beliebigen Kategorie zugeordnet werden.
Wichtig ist: Wie im alten Teamwork existiert auch im neuen Teamwork ein Dokument nur einmal. Dokumente können in verschiedenen Ordnern unterschiedlicher Kategorien angezeigt werden, sind aber physisch nur ein einziges Mal vorhanden.
Weitere Informationen zum neuen Teamwork finden Sie auch in unserer Online-Hilfe zur neuen Struktur im DMS Teamwork.
Ausblick: Hauptfunktion DMS & ECM
Geplant ist eine weitere Hauptfunktion DMS & ECM in Scopevisio. Diese wird erweiterte Funktionen in Teamwork bieten – darunter zum Beispiel die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen und Ordner zu archivieren. Zusätzlich können Ordner auditiert werden. Die Auditierung ist eine Art „Überwachungsfunktion“ für Order. Sie zeigt in einer chronologisch sortierten, detaillierten Übersicht an, wer was und wann mit den Dokumenten des auditierten Ordners getan hat. Die Hauptfunktion DMS & ECM wird außerdem ein Vertragsmanagement enthalten.
Freuen Sie sich also auf vielfältige weitere Funktionen von Scopevisio im Bereich DMS – wir halten Sie auf dem Laufenden!
