Gründe für eine Zeiterfassungs-App
Eine moderne Zeiterfassungs-App ist ein wichtiges Instrument für Projektabrechnung, Controlling und Prozessoptimierung. Unverzichtbar ist sie für Stundennachweise im Rahmen des Mindestlohngesetzes. Mit Online-Apps ist eine professionelle, mobile Zeiterfassung einfacher und preiswerter denn je.
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Online-Apps für die Zeiterfassung
Mit Online-Apps können Arbeitszeiten an einem Internet-fähigen Computer über eine Browser-Oberfläche erfasst werden. Die meisten Anbieter stellen ihre App auch für Smartphones oder Tablets zur Verfügung. Mobile Zeiterfassung ist ein Muss in Projekten, bei denen viel beim Kunden vor Ort gearbeitet wird.
Die Apps werden über das Internet als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das bedeutet, dass Unternehmen die App für eine gewisse Zahl von Benutzern bzw. Mitarbeitern mieten. Nutzer sollten darauf achten, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt und keine langfristige Vertragsbindung eingegangen wird.
Die Rechnung wird üblicherweise pro Mitarbeiter, der die App nutzt, und pro Monat gestellt. Je nach Funktionsumfang der Software müssen Unternehmen mit Kosten zwischen ca. drei und zehn Euro pro Monat rechnen. Sehr einfache Apps, wie z. B. Timelog sind sogar kostenfrei, bieten aber nur eingeschränkte Funktionalität.
Einen Marktüberblick über gebräuchliche Online-Zeiterfassungs-Apps gibt die Webseite deutsche-startups.de.
Funktionen der Online-Zeiterfassung
- Stundenaufschreibung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt per Zeiteintrag eingeben. Dies ist die praktischste Möglichkeit, Projektzeiten zu erfassen. Das Tool sollte die Möglichkeit bieten, Zeiteinträge auf Projekte, Abteilungen, Tätigkeiten oder Kunden zu buchen.
- Stoppuhr: Diese Funktion gleicht einer digitalen Stechuhr. Mit Beginn der Arbeitszeit wird eine Stoppuhr eingeschaltet; bei Unterbrechung oder Ende der Arbeitszeit wird sie wieder angehalten. Auch hier sollte es möglich sein, das zugehörige Projekt bzw. den Bezug für die Arbeitszeit einzustellen. Es ist gut, wenn dieser Bezug während der Laufzeit der Stoppuhr geändert werden kann, für den Fall, dass z. B. ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit auf mehrere Projekte aufteilt.
- Import/Export-Funktionen: Diese sind sinnvoll, wenn z. B. Zeiteinträge aus einem Tool wie Outlook oder dem Google-Kalender in das Zeiterfassungssystem importiert werden sollen, oder wenn Zeiteinträge als Excel-Tabelle exportiert werden sollen.
- Rechtemanagement: Eine Möglichkeit zum Einstellen von Benutzerrollen in der App ist sinnvoll. Für einen einfachen Mitarbeiter genügt der Zugriff auf seine eigene Zeiterfassung, während der Projektleiter die Arbeitszeiten des gesamten Teams kontrollieren muss. Die Personalabteilung wiederum benötigt Zugriff auf die Zeiterfassungen aller Mitarbeiter und muss auch in der Lage sein, neue Benutzer anzulegen.
- Flexible Arbeitszeitmodelle: Immer mehr Firmen führen Arbeitszeitkonten und flexible Teilzeit-Modelle ein, damit Mitarbeiter z. B. Job und Familie besser koordinieren können. Ein Zeiterfassungssystem sollte entsprechend konfigurierbar sein, um auch derartige Modelle abbilden zu können.
- Urlaubsplanung: Selbstverständlich sollte eine Zeiterfassungs-App auch die Urlaubstage und –planung der Mitarbeiter erfassen können.
- Berichtsfunktionen: Für das Projekt- und Personalcontrolling liefert die App Datenmaterial, um Arbeitszeiten, Projektzeiten und den Zeitaufwand für Einzeltätigkeiten und Prozesse analysieren und optimieren zu können. Statistikfunktionen und grafische Auswertungen geben einen Überblick und erleichtern die Auswertung der Zeiterfassung.
Mehr über die Funktionen von Apps für die Zeiterfassung lesen Sie im Beitrag Welche Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen.
Integration der Zeiterfassungs-App in Unternehmensprozesse
Eine Zeiterfassungs-App, die in eine umfassende Unternehmenssoftware integriert ist, bietet die besten Möglichkeiten für Abrechnung, Dokumentation, Controlling und Nachweis von Arbeitszeiten. Im Idealfall werden die Arbeitszeiten unmittelbar auf das relevante Projekt gebucht und dann vom Projektleiter abgezeichnet und freigegeben. Die App übergibt sie automatisch an die Rechnungstellung. Die Rechnung wird automatisiert erzeugt und in der Finanzbuchhaltung direkt gebucht.
Nützlich ist es, wenn die Projektdetails oder Kundenkontaktdaten direkt aus der Zeiterfassung heraus aufgerufen werden können. Eine solche Informationsvernetzung bietet z. B. die Bonner Software-Schmiede Scopevisio, die ihre Zeiterfassungs-App in den Gesamtprozess einbettet.
Fazit
Apps für die Zeiterfassung sollten in das Projektmanagement und die Faktura-Software eingebettet sein. In einer modernen, flexiblen Arbeitswelt ist eine mobile Zeiterfassung angeraten. Diese sollte zusätzlich ein Rechtemanagement, Berichtsfunktionen und Import-Export-Funktionen unterstützen.
