Antiquierte Methode
Wer im Projektgeschäft arbeitet, kennt das: Mitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten auf und lassen Stundenzettel abzeichnen. Anschließend landen diese Zettel in der Personalabteilung und werden in eine Excel-Tabelle eingegeben. Auf dieser Grundlage werden die Stunden- und Tagessätze anschließend mit dem Kunden abgerechnet.
In einem solchen System können die Zeiten weder ordentlich zugeordnet, noch systematisch gebucht oder auf Kostenstellen verteilt werden. Auswertungen und Analysen der Projektzeiten gestalten sich schwierig. Die Mehrfach-Erfassung ist überflüssige Arbeit und überdies noch fehleranfällig. Projektleiter verlieren wertvolle Zeit in dem Bemühen, alle fakturierbaren Leistungen und Zeiten zusammenzustellen. Die Rechnungstellung gerät zum Albtraum.
Zeitgemäße Methode
Die Projektzeiterfassung mit einer integrierten Unternehmenssoftware löst gleich mehrere dieser Probleme. Im Programm werden Zeiteinträge durch manuelle Eingabe oder Betätigung einer Stoppuhr erstellt. Ja mehr noch: Die Arbeitszeiten werden direkt auf ein Projekt und die zugehörige Kostenstelle gebucht. Oder sie werden einer Aufgabe, einem Kunden oder einem sonstigen Bezug zugeordnet.
Wer einen solchen Zeiteintrag öffnet, kann durch Verknüpfungen zu allen zugehörigen Informationen navigieren: Der Projektkalender, das Projekt, die Aufgabe, der Kunde / Klient, der Mitarbeiter, der die Zeit erfasst hat – alles ist mit einem Mausklick zu erreichen. Und wenn der Projektmanager erst einmal vom Zeiteintrag ins Projekt navigiert ist, gelangt er von dort aus zu Abrechnungsbelegen, Dokumenten, E-Mail-Schriftwechseln und allem, was nötig ist, um sich ein vollständiges Bild vom Sachverhalt zu machen.
Mobile App für Projektarbeiter
Häufig sind Projektarbeiter beim Kunden unterwegs. Sie benötigen ein Projektzeit-Erfassungstool, das online verfügbar ist und über eine mobile App-Variante verfügt. Auf diese Weise können sie ihre Arbeitszeiten von unterwegs eingeben, sodass diese Daten unmittelbar der Projektleitung und Personalabteilung zugänglich sind. Sowohl Online Tools als auch Web Apps unterstützen die Zeiterfassung.
Zeiten zuordnen und fakturieren
Projekt-Arbeitszeiten können fakturierbar sein oder auch nicht. Das Zeiterfassungssystem sollte beide Einstellungen vorhalten. Zeiten, die nicht dem Kunden gegenüber abgerechnet werden, sind für das Projektcontrolling besonders wichtig, weil sie sich unmittelbar auf die Rentabilität auswirken.
Praktisch ist es, wenn die Projektzeit-Erfassungssoftware einen Genehmigungs- und Freigabeprozess für fakturierbare Arbeitszeiten vorsieht. Auf diese Weise hat der Projektleiter die Kontrolle über und die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Abrechnung der Arbeitszeiten gegenüber dem Kunden.
Besonders komfortable Programme ermöglichen sogar eine automatisierte Erstellung von Rechnungen auf Grundlage der auf das Projekt gebuchten Zeiten, Honorare, Lieferungen und Leistungen.
