Teamleiter führen Montageteams besser mit ERP-Software

Projektmanagement

24. August 2018 407 Aufrufe

B2B-Service findet meist beim Kunden statt. Ganz gleich ob es um die Einrichtung von technischen Anlagen oder um die Implementierung von Software-Systemen geht:  Regelmäßig müssen Service- oder Montageteams ausrücken. Bisweilen sind ihre Aufgaben recht komplex und die Teamzusammensetzung variiert. Auch Mitarbeiter und Manager des Kundenunternehmens installieren, kontrollieren und lernen mit, wenn die Operation am offenen Herzen stattfindet. 

ERP-Software erleichtert Koordination 

In der Praxis müssen Teamleiter oft mehrere Teams und Montage-Aufträge koordinieren. Die Vielzahl von Terminen, Ressourcen, Restriktionen und Arbeitsschritten ist ohne Software-Unterstützung kaum noch zu bewältigen. Daher ist es am besten, wenn Teamleiter mit einer Enterprise Resource Planning (ERP)-Software arbeiten. Wie der Name schon sagt, dient eine solche App dazu, Ressourcen in (Montage)-Projekten zu planen und mühelos im Auge zu behalten. 

ERP-Software kann Montageteams und IT-Servicepersonal maßgeblich unterstützen. Der Vorteil dieser integrierten Systeme liegt darin, dass sie die Projektkommunikation und Projektumsetzung ganzheitlich begleiten. Sie hilft, Aufgaben zu koordinieren und strukturiert abzuarbeiten. Informationen stehen durchgängig zur Verfügung, dank der allgegenwärtigen Zugriffssteuerung allerdings nur für die zuständigen Personen. 

Darüber hinaus unterstützen ERP-Systeme das Qualitätsmanagement und den Abnahmeprozess und schaffen damit Rechtssicherheit. 

Teamleiter-Aufgaben 

Betrachten wir, welche Aufgaben ein Montageteam-Leiter hat und wie er diese mit ERP-Unterstützung besser erledigen kann. 

Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer  

Der Teamleiter sollte eng mit Auftraggebern und dem Fachpersonal beim Kunden zusammenarbeiten. Je nachdem, welche Branche wir betrachten, können das IT-Leiter, Administratoren, aber auch Bauleiter, Betriebsleiter oder Ingenieure sein. In jedem Fall ist er das Bindeglied zwischen seinem Unternehmen und dem Kunden. 

In einer ERP-Software können Sie Kontakte mit unterschiedlichen Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten einrichten. Von Ihrem Vorgesetzten bis hin zu den Ansprechpartnern beim Kunden, von Ihren internen Mitarbeitern bis hin zu Lieferanten und Zeitarbeitern. 

Wenn Sie im Anschluss Aufgaben verteilen oder Informationen weitergeben, können Sie dies zielgenau für die unterschiedlichen Akteure tun. So stellen Sie nicht nur den Informationsfluss sicher, sondern auch die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente.  

Die Beteiligten sind im ERP-System in virtuellen Kontaktakten dokumentiert. In der Akte des Kunden können Sie dessen Kompetenzen und Anforderungen nachschlagen. In den Akten Ihrer Mitarbeiter erkennen Sie deren Qualifikationen und Verfügbarkeiten. 

Planung und Vorbereitung von Projekten 

In der Planungsphase erstellt der Teamleiter einen Projektstrukturplan. Er identifiziert Stakeholder, Kompetenzen und Zuständigkeiten. Und er ist dafür verantwortlich, Aufgaben und Tätigkeiten so zu strukturieren und zu kommunizieren, dass das Projekt reibungslos ablaufen kann. Abhängigkeiten und Prioritäten nimmt er ebenso wie Termine und Zwischenergebnisse in die Planung auf. 

In einer ERP-Software lassen sich solche Projekte hervorragend planen. Aufgabenpakete und Tätigkeiten, Aktionen und Folgeaktionen, werden mit den Zuständigkeiten, Terminen und Begleitdokumenten angereichert. So haben die Mitarbeiter zum Beispiel Zugriff auf Planzeichnungen oder Maschinenspezifikationen.  

ERP-Software lässt sich sehr individuell konfigurieren. Statusanzeigen geben Auskunft über den Erledigungsgrad. Andere kritische Parameter lassen sich nach Bedarf einrichten. Der Teamleiter kann es einrichten, dass bestimmte Ereignisse – ein Termin, die Erledigung einer Aufgabe usw. – automatisierte Benachrichtigungen an die zuständigen Bearbeiter auslösen. So muss er sich nicht um jeden Arbeitsschritt einzeln kümmern, sondern kann in der Software Workflows hinterlegen. Besonders praktisch: Bei ähnlichen Folgeprojekten können diese übernommen werden. Und natürlich werden sie im Projektverlauf verfeinert.  

Schulungen und Meetings 

Zur Projektvorbereitung gehören häufig Schulungen, Workshops und Kickoff-Meetings. Auch diese müssen organisiert und durchgeführt werden. 

Die notwendigen Ressourcen sind im ERP-System hinterlegt: Projektkalender, Schulungsdokumente, Workflows für strukturierte Meetings und Workshops können angelegt, verteilt und wiederverwendet werden.  

Die Einladungen zu diesen Events lassen sich direkt aus der ERP-Software heraus verschicken. 

Manche ERP-Anbieter stellen sogar Plattformen für Videotrainings bereit. Auf diesen können Sie Schulungen niedrigschwellig abhalten und kontrollieren, ob die Adressaten das Material bearbeitet haben. 

Durchführung von Projekten 

An erster Stelle steht hier die Ressourcenplanung und Logistik. Geräte, Maschinen und Materialien müssen zur richtigen Zeit bereitstehen. Eventuell muss eine Baustelle, ein Gebäude oder eine Halle eingerichtet werden, damit die Monteure loslegen können. 

Cloud-gestützte ERP-Systeme fungieren als standortunabhängige Arbeitsplattform für alle Projektbeteiligten. Das ist eine große Arbeitserleichterung und sorgt für einen perfekten Informationsfluss. Die erfassten Daten und Tätigkeiten sind stets aktuell. Eine überörtliche Zusammenarbeit lässt sich so ohne Reibungsverluste organisieren. 

Personaldisposition und fachliche Leitung 

Für die operativen Tätigkeiten verfasst der Teamleiter Arbeitsanweisungen und weist Aufgaben zu. Das heißt, er disponiert neben dem Equipment auch das Personal, das die Montage oder Installation ausführen soll. Die Disposition soll möglichst wirtschaftlich und bedarfsorientiert sein, damit die Aufträge vor Ort optimal abgewickelt werden können. 

Die fachliche Führung des Projekts ist ebenfalls Aufgabe des Teamleiters. Er muss Spezifikationen und Anleitungen bereithalten, Hilfskräfte unterweisen und Fachkräfte unterstützen.  

Bei der Projektdurchführung jongliert der Teamleiter also mit einer Fülle von Aufgaben. Die filterbaren Ansichten in 

Qualitätssicherung und Dokumentation 

Der Teamleiter ist dafür verantwortlich, dass später beim Kunden alles nach Maß ist. Er leistet die Termin-, Kosten-, Qualitäts- und Leistungskontrolle.  

Kosten, Leistungen, Termine und Qualitätsanforderungen sind in der ERP-Software transparent aufgeschlüsselt. Sofern Ihr ERP-System auch Buchhaltung und Budgetierung beinhaltet, können Sie auf Knopfdruck den Deckungsbeitrag des Projektes abrufen. 

Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien erfüllen 

Nicht nur die Aufgaben müssen vollständig, richtig und termingerecht ausgeführt werden, sondern auch die einschlägigen Vorschriften müssen beachtet werden. Und davon gibt es viele: Sicherheitsanweisungen, Unfallverhütungsvorschriften, Baurecht (VOB), Datensicherheit, Ausfallsicherheit – die Liste ließe sich unendlich weiterführen. 

Im Dokumentenbestand eines ERP können Compliance-Richtlinien und einschlägige Gesetze und Arbeitsanweisungen hinterlegt werden. Unter Umständen können Sie im Projekt Parameter oder Benachrichtigungen einrichten, die gewährleisten, dass wichtige Vorgaben beachtet werden. Zum Beispiel kann die Erledigung der DSGVO-Checkliste zur Bedingung für die Endabnahme des Projektes gemacht werden. 

Ein wesentlicher Bestandteil der der Qualitätssicherung ist die Dokumentation der Arbeiten und der Erreichung der vorgegebenen Ziele. 

Im ERP-System werden Arbeitsschritte direkt am Projekt dokumentiert. Zielvorgaben oder KPIs können als Vorgaben hinterlegt werden, die überprüft und erfüllt werden müssen. 

Abnahme und Restarbeiten  

Zum Schluss muss das Projekt abgenommen werden. Anhand von Lasten- und Pflichtenheft geht der Teamleiter mit dem Kunden die wesentlichen Punkte durch und erbringt anhand der Dokumentation den Nachweis, dass die Arbeiten auftragsgemäß ausgeführt wurden. 

Abschließend koordiniert er mögliche Restarbeiten, wie beispielsweise das Aufräumen der Baustelle, die Inbetriebnahme der montierten Anlagen oder das Hochfahren der IT-Installationen.  

Für solche Arbeiten können ebenfalls wiederverwendbare Workflows, Checklisten oder komplette Teilprojekte angelegt werden. Die erforderlichen Unterlagen können direkt aus dem Enterprise Content Management System oder Dokumentenmanagementsystem aufgerufen, bearbeitet und geteilt werden. 

Abrechnung 

Eine wichtige Rolle spielt der Montageteam-Leiter auch bei der Abrechnung der Montagearbeiten. Er nimmt die sachliche Prüfung der Rechnungen vor oder erstellt diese gleich selbst, weil er besser als jeder andere weiß, welche Arbeiten erbracht wurden.  

Rechnungen kann der Teamleiter über das Faktura-Modul des ERP-Systems weitgehend automatisiert stellen. Mehr noch: Wenn die Software eine integrierte Zeiterfassung bietet, kann der Arbeitsaufwand der Monteure direkt in die Rechnung übernommen werden. Arbeitsstunden sind ebenso wie Produkte, Materialien und Leistungen mit den entsprechenden Preisen in der Software hinterlegt. Die Preise können übrigens individuell für die Kunden festgelegt werden. 

Reporting 

Anschließend berichtet der Teamleiter seinem Fachvorgesetzten und steht dem Kunden für Rückfragen zur Verfügung. 

Die vernetzte und durchgängige Datenbasis im ERP-System kann nach allen nur denkbaren Kriterien gefiltert werden und erlaubt ein detailliertes Projekt-Reporting und Controlling. Als Teamleiter sind Sie gegenüber Ihren Vorgesetzten unmittelbar auskunftsfähig. 

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