Projektsteuerung – Software als Erfolgsfaktor

Wenn jedes Projekt von Anfang an perfekt durchgeplant wäre und dann auch exakt nach Plan verliefe – dann wäre die Projektsteuerung einfach. Nur leider halten sich die meisten Projekte nicht an den Plan. Und auch Pläne sind alles andere als vollkommen. Viele Projektpläne sind permanent im Fluss. Sie werden angepasst, überprüft, revidiert, komplettiert. Nur mit einer kompetenten Projektsteuerung kann ein Projekt alle Hürden nehmen und sicher über die Ziellinie kommen. Projektmanager benötigen eine Software, die ihnen detailliert Aufschluss über den Projektfortschritt gibt. Die Software sollte auch die Früherkennung von Risiken ermöglichen.

Parameter für die Projektsteuerung

Jede Projektart und –phase hat unterschiedliche Herausforderungen für die Projektsteuerung. Einige der häufigsten werden wir in diesem Artikel untersuchen.

Vertriebsprojekte

Moderne Unternehmen organisieren ihre Akquisitionen in Vertriebsprojekten. Diese lassen sich durch Software hervorragend strukturieren, analysieren und auswerten. Für die Projektsteuerung im Vertrieb sind folgende Parameter zentral:

• Adressat des Projekts, d. h. potenzieller Kunde
• Verantwortlicher Vertriebsmitarbeiter
• Entscheidungszeitpunkt
• Potenzieller Auftragswert – dies ist der erwartete Umsatz multipliziert mit einer Verkaufswahrscheinlichkeit in Prozent

Darüber hinaus spielen natürlich noch weitere Angaben eine Rolle. Produkte und Produktgruppen, Vertriebsgebiete, Vertriebsrisiko und natürlich die Frage, welche weiteren Projekte mit dem betreffenden Adressat bereits durchgeführt werden oder wurden.

Projektsteuerung entlang der Sales Pipeline

Für das Management des Vertriebsprozesses entlang der Sales Pipeline sollten die Vertriebsprojekte auch nach Status und Grad der Aufgabenerfüllung auswertbar sein. Wenn die Vertriebsmitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf die einzelnen Vertriebsprojekte erfassen und Spesenbelege darin ablegen, kann bereits frühzeitig ein Deckungsbeitrag berechnet werden. Für die Auftragseingangsplanung sollte ein Sales Forecast abrufbar sein. Dieser ist eine Analyse, welcher Auftragseingang in welchem Zeitraum – nächster Monat, nächstes Quartal, nächstes Jahr – zu erwarten ist.

Analyse des Vertriebs

Analysen und gefilterte Ansichten in der Software liefern Erkenntnisse für die Projektsteuerung. Unter anderem beantworten sie folgende Fragen: Wie hoch ist das gewichtete Verkaufspotenzial…

• …aller Vertriebsprojekte?
• …der Leads?
• …der Interessenten?
• …von Vertriebsmitarbeiter Müller?
• …in der Region Bonn / Rhein-Sieg?
• …mit Produkt A oder Leistung B?
• …im nächsten Monat?
• …im Vergleichszeitraum xy?

In welchen Anbahnungen stehen Entscheidungen an…

• …heute, diese Woche, diesen Monat, während meines Urlaubs?
• …mit welchem potenziellen Umsatzvolumen?
• …mit welchen Kontakten / Adressaten?
• …bei welchen Vertriebsmitarbeitern?
• …mit welcher Priorität?

Wie ist die Performance…

• …der Mitarbeiter?
• …der einzelnen Produktgruppen?
• …der Vertriebskanäle?
• …der Kampagnen?

Wie lange dauert der Vertriebsprozess…

• …bei Produkt / Leistung xy?
• …bei Kunden aus der Telekommunikationsbranche?
• …bei welcher Vertriebsquelle / welchem Vertriebskanal?

Welche Marge ist zu erwarten…

• …aus Umsätzen mit Produkt / Leistung xy?
• …aus unserer neuen Vertriebsorganisation in Stuttgart?
• …aus Geschäften mit Direktkunden?
• …aus Geschäften mit Wiederverkäufern?

Die Analyse von Marge und Deckungsbeiträgen ist natürlich nur dann möglich, wenn die Software derart integriert ist, dass auch Einkaufspreise, Stundenverrechnungssätze und Spesen in die Berechnung einbezogen werden. Wenn Sie eine solche Software verwenden, stehen Ihnen allerdings ganz neue Möglichkeiten offen. Sie können den Vertrieb dann stärker auf Wirtschaftlichkeit als auf Volumen ausrichten.

Kundenprojekte

Kundenprojekte stellen wieder andere Anforderungen an die Projektsteuerung. Hier geht es um Kennzahlen rund um Zeitmanagement, Ressourcen- und Personalmanagement und natürlich das Finanzcontrolling.

Analyse der Durchführung

Bei der Durchführung der Projekte lohnt es sich, folgende Fragen zu stellen:

• Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind diese Woche, nächste Woche, bis zum Termin X fällig?
• Wie ist der Erledigungsgrad? Sind die Aufgaben bis zum Termin überhaupt zu schaffen?
• Welche Mitarbeiter schaffen ihre Arbeit nicht? Stehen Ressourcen zur Verfügung, um sie zu entlasten?
• Reichen die kalkulierten Arbeitszeiten und Ressourcen? Oder werden die Zeitbudgets überschritten?
• Welche Arbeiten warten auf Freigabe oder wurden zurückgestellt? Aus welchem Grund?
• Welche Angebote laufen noch, welche sind angenommen worden?
• Sind die Projektaktivitäten konsistent mit der Projektdefinition / dem Projektauftrag?
• Welche Projektrisiken wurden identifiziert?
• Wie lautet das Feedback der Qualitätskontrolle? Welche Qualitätsprobleme treten auf?

Natürlich sind auch das Projektvolumen und die Priorisierung von Aufgaben und Projekten von Belang. Die Projektsoftware sollte für alle diese Kriterien gefilterte Ansichten bieten. Ein Vergleich mit dem Projektplan und eine Abweichungsanalyse liefern dann eine solide Grundlage, um bei Problemen frühzeitig gegenzusteuern.

Analyse der Abrechnung

In der Projektabrechnung sind unter anderem folgende Kennzahlen und Analysen für die Projektsteuerung erhellend:

• Deckungsbeitrag I und II
• Zeiterfassungsinformationen und Fakturierbarkeit der geleisteten Stunden
• Zahl und Volumen der gestellten Rechnungen
• Offene Posten
• Fälligkeiten für die Projektabrechnung
• Was wurde abgerechnet und was schon bezahlt – in Euro oder in Prozent der Auftragssumme
• Kommt es zu Zahlungszielüberschreitungen?

Zeit- und Branchenvergleich

Projekte wiederholen sich häufig, vielleicht nicht in derselben, aber doch in ähnlicher Form. Wenn Sie mit demselben Kunden bereits Projekte durchgeführt haben, könnte es interessant sein, die finanziellen Rahmendaten und den betriebenen Aufwand zu vergleichen. Das Gleiche gilt für ähnliche Projekte mit anderen Kunden, die aus derselben Branche stammen. Für Ihre Projektsteuerung können Sie daraus z. B. Projektrisiken antizipieren oder erkennen, wie sich Ihre Margen entwickeln. Und noch eine wichtige Analyse können Sie treffen: Hat sich der Kunde verschlechtert? Ist seine Zahlungsmoral wie immer oder zahlt er langsamer bzw. diskutiert er mehr über die gestellten Rechnungen? Ist sein Zahlungsverhalten konsistent mit anderen Unternehmen seiner Branche? Früherkennung ist immer der beste Weg, um Risiken zu minimieren.

Erfolg durch besseres Controlling

Eine adäquate Software macht die Projektsteuerung einfacher. Konfigurierbare Standardsoftware wie Scopevisio ermöglicht die Analyse und Aufbereitung von unzähligen Parametern. Durch die Aggregation aller Daten in einer Projektakte haben Sie als Projektleiter eine konsistente Datenbasis, die einfach zu filtern und auszuwerten ist. Sie können Projektrisiken frühzeitig erkennen und Ihren Vertrieb mit Erfolg steuern.   Die Fotos in diesem Artikel sind von Ronnie Garcera Bugay.