Wir haben für Sie kürzlich eine Checkliste für ein erfolgreiches Projektmanagement erstellt: In 24 Punkten können Sie sicherstellen, dass ihr Projekt auf stabilen Füßen steht und vermeidbare Fehler ausbleiben.
Soviel zur Theorie. Heute soll es um die praktische Anwendung gehen. Das betrifft vor allem die Visualisierung.
Wie lässt sich Ihr Projekt in einer Projektmanagement-Software am besten abbilden, damit es für alle mit gutem Resultat vollzogen werden kann? Scopevisio zeigt Ihnen, wie.
Projektkategorien und Phasen
Jedes Unternehmen hat verschiedene Projekte. Dazu gehören externe Kundenprojekte ebenso wie Vertriebsprojekte oder interne Organisationsprojekte.
Diese übergeordneten Kategorien sind wichtig, um diese unterschiedlichen Projekte präzise abbilden und auswerten zu können.
In unserer Checkliste teilten wir die Projektphasen in Projektvorbereitung, Projektdurchführung und Projektabschluss mit Projektbewertung ein.
Diese Blaupause passt auf die meisten externen Kundenprojekte, aber es gibt noch andere Projekte, in denen andere Informationen relevant sind.
Ein Vertriebsprojekt würde beispielsweise beginnen, wenn bei einem Unternehmen ein Verkaufspotenzial vermutet wird. Schematisch geht es wie folgt weiter: Der Lead wird bewertet und bei ausreichender Werthaltigkeit vom Vertrieb betreut. Konkretisiert sich die Anbahnung, wird der Lead zum Interessenten. Wenn er Kunde wird, endet der Vertriebsprozess und das Kundenprojekt beginnt.
Komplexität beherrschen
Projektmanagement ist und bleibt eine komplexe Angelegenheit. Viele Unternehmen behelfen sich mit Insellösungen, die das Ganze noch unübersichtlicher machen. Dokumente werden per E-Mail versendet. Planungen und Auswertungen werden in Excel erstellt, Verträge und Dokumente dagegen in Word, Termine und Projektkalender mit Outlook gemanagt und die Personalplanung wird auf ein Whiteboard gekritzelt. Eine Projektmanagement-Software wird entweder nicht oder ebenfalls nur als Insellösung eingesetzt.
Das alles führt zu Reibungsverlusten und gefährdet den Projekterfolg. Und genau aus diesem Grund haben findige Software-Experten Projektmanagement-Software erfunden.
Was muss Projektmanagement-Software können?
Sie muss alle projektrelevanten Informationen speichern. Da diese sehr umfangreich sind und nicht jedem angezeigt werden dürfen, muss sie in der Lage sein, das Projekt je nach Betrachter und Aufgabenpaket in verschiedenen Dimensionen oder Sichten anzuzeigen.
Vier Informationen sind in jedem Fall wichtig: Der Kontakt, Kunde oder Adressat, mit dem das Projekt durchgeführt wird, der Projektverantwortliche in Ihrem eigenen Haus, der Entscheidungszeitpunkt und natürlich der Wert des Geschäfts.
In einem Vertriebsprojekt sollte der Wert, d. h. das Verkaufspotenzial, das Sie erkannt haben, möglichst objektiv gewichtet werden. Diese Gewichtung entspricht dem potenziellen Verkaufspreis, multipliziert mit der Abschlusswahrscheinlichkeit. Die Gewichtung wird im Verlauf des Akquisitionsprozesses laufend angepasst.
Die Projektakte
Die Projektakte steht im Zentrum einer guten Projektmanagement-Software. Was sollte sie enthalten?
Projektdefinition und Dokumentation
Dazu gehören der Projektplan und Projektkalender, Gantt-Diagramme, aber auch alle relevanten Dokumente, Aufzeichnungen und Kommunikationsdaten. Dies wird durch ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht, das den die elektronische Zusammenarbeit an Dokumenten und Zugriffssteuerung ermöglicht.
Ein Änderungsverlauf ist Bestandteil einer ordentlichen Dokumentation. Für die interne Revision und für externe Prüfer muss ersichtlich sein, wer wann welche Änderungen in Bezug auf das Projekt vorgenommen hat.
Aufgaben und Tätigkeiten
Jedes Projekt wird in Aufgabenpakete und Tätigkeiten heruntergebrochen. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Termine, der Status (z. B. anhängig, in Bearbeitung oder erledigt) und Bezüge zu den entsprechenden Aufzeichnungen und Dokumenten, die für die Erfüllung der Aufgabe notwendig sind. Das Arbeitsergebnis und die Folgeaktionen sollten ebenfalls in der Projektakte Platz haben.
Projektteam und Stakeholder
Dies sind die Entscheider, handelnden Personen und sonstigen Projektbeteiligten. Je nach Projektumfang gehören auch Drittanbieter und externe Dienstleister dazu. Alle Projektbeteiligten sollten mit Kontaktdaten, Verantwortlichkeiten und zugeordneten Aufgaben in der Projektakte aufgeführt sein.
Abrechnungsbelege und Finanzinformationen
Angebote, Rechnungen, Gutschriften, offene Posten und Zahlungseingänge, Zeit- und Leistungsabrechnungen, Lieferscheine, Fälligkeiten – all das gehört zu der Abrechnungsdimension des Projekts.
Deckungsbeitragsrechnung
Auf Grundlage von Einkaufspreisen und Fertigungskosten sowie (bei Dienstleistern) Stundenverrechnungssätzen interner und externer Mitarbeiter kann der Projekt-Deckungsbeitrag in Echtzeit abgerufen werden. Damit das funktioniert, müssen Abrechnungssoftware, Finanzbuchhaltung und Produktverwaltung in die Projektmanagement-Software integriert sein. Ergo kommt für ein Projektmanagement, das auch die Wirtschaftlichkeit betrachten möchte, nur eine integrierte Software in Frage, die Zugriff auf diese Informationen bietet.
Office-Integration
A propos Integration: Wie eingangs gesagt, werden viele Projektinformationen mit Office-Programmen erstellt. Outook, Word und Excel sind in fast allen Büros im Einsatz. Die Anwender fühlen sich in diesen Programmen zu Hause.
Daher ist die Office-Integration eine wichtige Anforderung an eine Projektsoftware. Anwender möchten über einfache, schnelle Schnittstellen, ohne viele Mausklicks, ihre Dokumente und E-Mails in die Projektsoftware übertragen können. Sonst tun sie es nicht und es entstehen wieder Datensilos. Komfortable Apps und Add-Ins für die gängigen Programme sind eine Grundbedingung für die reibungslose Projektarbeit.
Prozessorientierung
Best Practices für einen erfolgreichen Projektprozess sollten in der Software bereits angelegt sein. Von der ersten Vertriebsaktivität bis zum Projektabschluss müssen Folgeaktivitäten, Verantwortlichkeiten und Termine jeweils an den nächsten Bearbeiter in der Prozesskette weitergereicht werden.
Eine gute Projektmanagement-Software kann diese Dynamik abbilden, ohne den Anwender zu bevormunden. Konfigurierbare Lösungen ermöglichen das Einrichten von Benachrichtigungen, Abläufen und Folgeaktivitäten.
Spezielle Sichten auf das Projekt
Verschiedene Bearbeiter benötigen unterschiedliche Informationen über das Projekt. Und nicht jeder Projektbeteiligte darf alle Daten sehen. Daher stellt eine durchdachte Projektmanagement-Software für die Rollen und Funktionen innerhalb des Projekts verschiedene Sichten zur Verfügung. Zum Beispiel:
Kundenprojekte
Bei einem Kundenprojekt in der Durchführung sollten Aufgaben, Tätigkeiten, Zeiterfassungsdaten und laufende Kommunikation im Vordergrund stehen.
Bei einem Kundenprojekt in der Abrechnung stehen Abrechnungsbelege, Zeit- und Leistungsnachweise sowie Zahlungsflüsse im Fokus.
Vertriebsprojekte
In einem Vertriebsprojekt benötigt das Marketing andere Informationen als der Vertrieb.
Eine Anbahnung, die erst noch qualifiziert werden muss, sollte in einer Lead-Ansicht präsentiert werden, die dem Marketing seine Arbeit erleichtert. Dazu gehören objektive Kriterien zur Beurteilung der Werthaltigkeit, z. B. nach der BANT-Methode, eine Einschätzung des Verkaufspotenzials sowie Segmentierungskriterien und Kommunikationsdaten.
Die Sicht auf einen Interessenten sollte vertriebsspezifische Informationen bieten, wie z. B. Vertriebsquelle, Ansprechpartner, Wettbewerbsinformationen, Angebote und den zugrunde liegenden Schriftverkehr einschließlich Telefonnotizen.
Gewichtete Verkaufswahrscheinlichkeiten sind für den Vertrieb unerlässlich, um die Werthaltigkeit der Anbahnung zu beurteilen und sich auf die lohnenden Akquisitionen zu konzentrieren. In jedem Fall sind auch hier die vertrieblichen Folgeaktivitäten und Verantwortlichkeiten anzugeben, damit der Prozess qualitätsgesichert und strukturiert ablaufen kann.
Fazit
Projekte sind zentral für den Geschäftserfolg. Aufgrund ihrer Komplexität und der Vielzahl der Beteiligten, Aufgaben und Prozesse nimmt die Projektmanagement-Software eine herausragende Stellung ein.
Die Software muss verschiedenste Projekte abbilden können. Sie sollte unterschiedliche Projektkategorien unterstützen und für jede Projektart und –phase entsprechende Sichten bereitstellen, damit die Anwender ihre Aufgaben fokussiert im Blick haben.
Zusätzlich sollte sie derart konfigurierbar sein, dass Unternehmen ihren Projektprozess individuell abbilden können. Office-Integration und die Einbindung eines DMS sind ein Muss.
Eine 360-Grad-Sicht auf Projekte, einschließlich Finanzinformationen und Deckungsbeiträgen, ist nur in einer integrierten Software möglich, die nicht nur Projekte, sondern auch CRM, Abrechnung und Finanzbuchhaltung einbezieht.
Die spannenden Auswertungsmöglichkeiten, die eine solche Lösung bietet, werden uns im nächsten Beitrag beschäftigen.
Die Fotos in diesem Artikel sind von Ronnie Garcera Bugay.
