Beratungsprojekte zeichnen sich dadurch aus, dass Wissensarbeiter im engen Kundenkontakt Problemlösungen für das Kundenunternehmen erarbeiten. Und diese Tätigkeit soll schnell, reibungslos, vernetzt und kompetent vonstatten gehen und sich anschließend auch noch rentieren.
Wachsende Komplexität bewältigen
Bei wachsender Komplexität der Einflussfaktoren und inner- sowie außerbetrieblichen Bedingungen und durch die extrem unterschiedlichen Fragestellungen in Projekten von Beratungsunternehmen ist es wichtig, Wissen und Erfahrungen sammeln, optimieren, vernetzen und für die Zukunft verfügbar halten zu können.
Gleichzeitig müssen Leistungen kalkuliert, angeboten, kontrolliert und abgerechnet werden – manchmal im Nachhinein, häufig aber auch nach Projektfortschritt.
Diese komplexen Anforderungen in einem harten Wettbewerbsumfeld schlank und schnell zu bewältigen, ist ohne Software-Unterstützung kaum mehr möglich. Doch wie kann Software konkret helfen?
Vernetzte Leistungen – Vernetzte Informationen
Worin besteht ein Beratungsprojekt? Beratungsleistungen müssen definiert, kalkuliert, erbracht und abgerechnet werden. Zeiten von Beratern und Mitarbeitern sind zu erfassen. Wissen muss vernetzt und überörtlich bereitgestellt werden. Externe Projektbeteiligte, etwa beim Kundenunternehmen, benötigen klar abgegrenzten Zugriff auf Informationen. Im Projektverlauf müssen Termine eingehalten, Mitarbeiter disponiert, Vorgänge überwacht, Zuständigkeiten verteilt und Deckungsbeiträge errechnet werden.
Software-Lösungen für das Projektmanagement kann diese Anforderungen heute bereits erfüllen – z. B. Scopevisio mit der virtuellen Projektakte.
Und die Praxis?
Divide et impera
Ein Projekt kann unterschiedliche Ausrichtungen haben – Kunden, interne Organisation, Vertrieb, Beratung usw. Jedes Projekt hat somit zunächst einen Projekttyp, Projektphasen, Prioritäten usw. Es wird in der Software in Aufgaben und diese wiederum in Tätigkeiten zerlegt. Dieses Vorgehen ähnelt der klassischen Einteilung in einem Projektstrukturplan (PSP). Die Aufgaben können delegiert werden. Alle notwendigen Informationen sind direkt aus dem Projekt ersichtlich und in sauber abgegrenzte, thematische Gruppen zerlegt: E-Mails, Abrechnungsdokumente, Projektstatus, Projektteam, Projektbeteiligte, Kommentare, Dokumente, Deckungsbeitrag.
Damit die Informationsfülle nicht überwältigend wird, lassen sich die Informationen ein- oder ausblenden und nach unterschiedlichsten Kriterien filtern.
Integrierte Informationen
Schon in der Akquisitionsphase werden mit dem potenziellen Kunden viele Informationen ausgetauscht, die später projektrelevant werden. In einem integrierten Projektmanagement ist der Zugriff auf diese Informationen ebenso vorhanden wie auf die Nachrichten, Kommentare, Dokumente, Gesprächsprotokolle und Vereinbarungen, die im späteren Verlauf zusammenkommen.
Projektdokumente
Verträge, Präsentationen, Auswertungen, Handlungsempfehlungen – alle im Projekt anfallenden Dokumente sind in der virtuellen Projektakte verfügbar. Der Zugriff auf diese Ressourcen lässt sich differenziert steuern, etwa durch die Freigabe von externen Links auf einzelne Dokumente oder Sammlungen. Der Zugriff kann auch zeitlich begrenzt und schreibgeschützt eingerichtet werden. Wenn jemand Rückfragen hat, kann er diese als Kommentar direkt am Dokument speichern; der Dokumentinhaber wird automatisch benachrichtigt.
Der Vorteil: Es gibt nur ein einziges, aktuelles Dokument mit protokolliertem Änderungsverlauf. Das Versenden von Links statt Dokumentkopien spart Leitungskapazitäten, Speicherplatz und Versionsprobleme. Die E-Mail-Flut wird eingedämmt, der Informationsstand verbessert. Schutzwürdige Informationen sind und bleiben geschützt.
Zeiterfassung und Projektkalender
Beratungsprojekte leben vom Zeit- und Terminmanagement. Die Arbeitszeiten der Berater werden z. B. mit Scopevisio direkt in der Software mit Bezug zu einem Projekt, einer Aufgabe, einer Leistung oder einem Kontakt erfasst. Sie können automatisiert in die Rechnung übernommen werden. Mobile Apps ermöglichen das auch von unterwegs oder vor Ort beim Kunden.
Zusammen mit den Zeiteinträgen wird protokolliert, ob diese bestätigt oder fakturierbar sind. So gerät es nicht so leicht in Vergessenheit, noch fehlende Auftragsbestätigungen beim Kunden einzuholen. Nicht-fakturierbare Leistungen in Bezug auf ein Projekt können wichtig sein, um den Deckungsbeitrag II zu berechnen.
Der Projektkalender ist ein Tool zur Planung und Disposition von Leistungen, Zeiten und Terminen und kann nach Aufgaben, Zeiterfassung, Mitarbeitern, Leistungen u.a.m. gefiltert werden.
Projektcontrolling
Von der Angebotskalkulation über die Begleitkalkulation bis zur Abschlusskalkulation ist es wichtig, die Wirtschaftlichkeit des Projektes im Auge zu behalten. In einer integrierten Software ist es möglich, neben dem Projektmanagement auch die Abrechnung und buchhalterische Weiterbearbeitung quasi „aus einer Hand“ abzubilden.
Jedes Projekt hat eine eigene Kostenstelle. Leistungen werden in der Software im Leistungskatalog hinterlegt, einschließlich Honorare, Steuersätze, Zahlungsbedingungen usw. Direkt zurechenbare Positionen fließen direkt in den Deckungsbeitrag I ein und sind in Echtzeit aus der Software abrufbar.
Dadurch, dass alle fakturierbaren Positionen direkt auf das Projekt gebucht und automatisch in die Abrechnung hineingenommen werden, kann es nie wieder passieren, dass bei einer Abrechnung etwas vergessen wird.
Auch nicht-fakturierbare Elemente wie die Arbeitszeit von internen Mitarbeitern, Raum- und Gerätekosten können auf ein Projekt verrechnet werden, um den Deckungsbeitrag II zu erhalten.
