Das Projektmanagement bedient sich dem Projektcontrolling, um die Zielerreichung messen zu können. Weichen die Plan-Zahlen von den Ist-Zahlen ab entsteht Handlungsbedarf. Das Praxisbeispiel der Agentur Book’a’Book stellt einige Vorzüge des Projektcontrollings vor.
Viele Parameter – wenig Durchblick
Die Agentur Book’a’Book wickelt komplexe Projekte für große Unternehmen ab. Sie beschäftigt interne und externe Mitarbeiter mit unterschiedlichen Personalkosten bzw. Stundensätzen. Sie kauft Fremdleistungen und Materialien ein. Im Laufe eines längeren Projektes fallen darüber hinaus Reisespesen und -zeiten an, die dem Kunden nicht in jedem Fall in Rechnung gestellt werden können.
Wenn die Agentur einem Interessenten ein Angebot unterbreitet, muss sie bereits vorher das potenzielle Projekt durchplanen. Anhand von Erfahrungswerten und Schätzungen werden die voraussichtlichen Kosten kalkuliert und Sicherheitspuffer und Gewinnspannen aufgeschlagen, um dem Interessenten einen realistischen Preis nennen zu können. Nicht selten wird dieser in den anschließenden Verhandlungen vom Kunden noch „gedrückt“.
Ursachen liegen im Dunkeln
Seit längerer Zeit sieht die Agentur ihre Margen schrumpfen – und weiß nicht so recht, warum. Allzu viele Parameter und Wechselbeziehungen erschweren den Durchblick. Zwar wurden alle wesentlichen Parameter in Excel-Tabellen und Projekt-Tools festgehalten, aber es fehlte ein strukturiertes Projektcontrolling.
Mehr Kontrolle durch Software-Einsatz
Um das zu ändern, wurde eine neue Software mit Zeiterfassungs- und Berichtsfunktionalität eingeführt, die außerdem die Auftrags-, Vertrags- und Abrechnungsdokumente am Projekt speichert und Zahlungen verarbeitet.
Neuerdings sind alle Projektmitarbeiter verpflichtet, ihre Arbeitszeiten und -ergebnisse minutiös zu dokumentieren. Alle Dokumente, einschließlich E-Mails und Telefonnotizen, werden am Projekt gespeichert. Darüber hinaus werden sämtliche anfallenden Kosten direkt auf das einzelne Projekt gebucht, um eine möglichst zeitnahe Deckungsbeitragsrechnung abrufen zu können.
Problem erkannt, Gefahr gebannt
Dadurch ist ein besseres Projektcontrolling möglich geworden. Es hat sich gezeigt, dass alle Projektmanager den Einkaufsabteilungen der Firmen in letzter Zeit zu viele Zugeständnisse gemacht haben. Der Personaleinsatz war ebenfalls nicht ideal, ein Teil der Arbeitszeit verstrich ungenutzt. Im Workflow zeigten sich Redundanzen und Flaschenhälse. Bei der Projekt-Abrechnung wurde früher gelegentlich auf der Rechnung der eine oder andere Posten vergessen, etwa Fremdleistungen oder Reisekosten.
Durch Soll-Ist-Vergleiche der einzelnen Projektelemente, Abweichungsanalysen und Planung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen können die Ineffizienzen im Laufe der Zeit behoben werden. Die Agentur kehrt wieder auf Erfolgskurs zurück.
