Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten sind flexible, schlanke Allzweck-Helfer. Sie können z. B. Infrastruktur-, KFZ- und Personalakten ganzheitlich abbilden und mit Betriebsabläufen vernetzen.
Projektsoftware ist vielseitig
Projektsoftware ist ein Allzweck-Tool, das weit über das Projektmanagement hinausreicht. Warum? Weil sie alles mögliche organisieren kann und nicht nur „klassische“ Projekte.
Sie eignet sich ebenso gut für Personalakten, Fahrzeuge, Infrastruktur-Verwaltung, die Planung und Abrechnung von Dienstleistungen und vieles mehr.
Was speichert Projektsoftware?
Unterschiedlich. Die Anwendung PROJEKTE von Scopevisio kann unter anderem folgende Informationen an einem Projekt speichern.
- Aufgaben
- Tätigkeiten
- Termine
- Projektteam
- Notizen und Kommentare
- Dokumente
- Abrechnungsbelege
- Kosten und Erlöse
In dieser Projektsoftware ist jede Aufgabe ihrerseits wieder ein kleines (Unter-)Projekt, an dem Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Notizen und Kommentare, Dokumente usw. hängen. Wird die Aufgabe zu unhandlich, können einzelne Tätigkeiten wiederum in Aufgaben konvertiert werden.
Anwendung in der Praxis
Mit dieser Software-Lösung aus der Cloud lassen sich auch viele Organisationsaufgaben abbilden, bei denen nicht jeder gleich an Projekte denkt.
Fahrzeuge verwalten
In diesem Kontext könnte jedes Dienstfahrzeug ein eigenes „Projekt“ sein.
Die Dokumente in diesem Projekt sind z. B.: Fahrzeugschein, Wartungshandbuch, Inspektionsheft, Werkstatt-Angebote, -Rechnungen und -Dienstleistungen, Unfalldokumentationen, Tankquittungen und dergleichen mehr.
Die Kosten des Fahrzeugs werden auf die zugehörige Projektkostenstelle gebucht. Durch den Ausweis der Kosten und Erlöse des KFZ-„Projektes“ können mit einem Mausklick die Vollkosten des Fahrzeugs im Projektmanagement ermittelt werden. Und das sogar online und in Echtzeit, wie es bei einer Cloud-Lösung üblich ist.
Personalakten
Es ist möglich, private Projekte anzulegen, auf die nur der Ersteller Zugriff hat. Eine solche Konstruktion eignet sich auch für das Führen von Personalakten, in denen viele schutzwürdige Informationen liegen.
Durch Berechtigungseinstellungen können einzelne Dokumente gezielt für bestimmte Personen freigegeben werden. Diese Freigaben können Leserechte oder Lese- und Bearbeitungsrechte umfassen. So kann z. B. die Rechtsabteilung einen Anstellungsvertrag ausarbeiten und die Lohnbuchhaltung kann Spesenquittungen in der Personalakte sehen und verbuchen..
Auch Zeiterfassungseinträge, die beim Erbringen einer Dienstleistung erstellt werden, können auf diese Weise in die Personalakte einfließen.
Infrastruktur-Akten
Die Ausgabe von Laptops oder Mobiltelefonen an Mitarbeiter kann in Form von Tätigkeiten in einer Aufgabe protokolliert werden.
Es ist darüber hinaus möglich, Kommentare, die an Aufgaben oder Projekten gespeichert sind, vor Veränderung oder Löschung durch Dritte zu schützen. Sie können dann nur noch vom Ersteller selbst bearbeitet werden. Das macht sie rechtssicher.
Fazit
Es lohnt sich, eine Projektsoftware-Lösung auch auf andere Einsatzbereiche hin zu durchleuchten. Der Begriff „Projekt“ greift zu kurz: Viele betriebliche Prozesse lassen sich durch Projektsoftware abbilden. So ermöglichen Projekte, Aufgaben, Tätigkeiten und Zeiterfassung schlanke Prozesse und ganzheitliche Sichtweisen und reduzieren die Komplexität in der Unternehmenssteuerung. Das lohnt sich besonders für Dienstleistungs-Betriebe. Die Cloud und mobile Apps sorgen indessen dafür, dass die Projektsoftware sicher ist und online in Echtzeit überall zur Verfügung steht.
