Geschäftsdokumente müssen aufbewahrt werden. Allerdings bedeutet das heute nicht mehr, dass Unternehmen bergeweise Papier in ihren Archivkellern horten müssen. Eine elektronische Ablage erfüllt denselben Zweck, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Ersetzendes Scannen
Papierunterlagen müssen nach den Regeln des Ersetzenden Scannens digitalisiert werden. Grundlage ist die Technischen Richtlinie 03138 des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
Digitale Archivierung
Die digitale Archivierung muss den seit 2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesministerium der Finanzen entsprechen. Weiteres lesen Sie in diesem Ratgeber in den Artikeln zu den GoBD und ihren Anforderungen oder direkt in den GoBD.
Checkliste für Ihre Dokumente
Die Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten sind wie folgt:
- Bilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege und Zollanmeldungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren – im Original oder als digitale Kopien auf Datenträger. Die inhaltliche und bildliche Übereinstimmung mit dem Original muss gewährleistet sein. Sie müssen lesbar und maschinell auswertbar sein. Der mittelbare und unmittelbare Zugriff und ggfs. die Datenträgerüberlassung an die Finanzbehörden muss möglich sein. Die Echtheit der Herkunft und die Vollständigkeit müssen nachweisbar sein.
- Für abgesandte und empfangene Handelsbriefe gelten dieselben Anforderungen. Nur die Aufbewahrungsfrist verkürzt sich hier auf sechs Jahre.
- Die Frist beginnt nach Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in dem betreffenden Dokument erfolgt sind.
Im Zweifel eher etwas länger…
Eine sehr ausführliche Liste unterschiedlicher Dokumenttypen und ihrer Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.
Dementsprechend sind alle Unterlagen, die in irgendeiner Weise steuerrelevant sind, mindestens zehn Jahre zu archivieren. Doch der Teufel steckt im Detail: So gilt beispielsweise für Grundbuchauszüge die lange und für Grundstücksunterlagen die kurze Aufbewahrungsfrist. Kapitalverkehrsteuerunterlagen sind nur sechs Jahre, aber Kantinenunterlagen zehn Jahre lang zu archivieren.
Deshalb gilt wie in den meisten steuerrelevanten Fragen: Besser auf Nummer Sicher gehen und im Zweifel den Steuerberater fragen.
