Software für Unternehmensberater

ERP

24. September 2018 1285 Aufrufe

Die Branche der Unternehmensberater ist gleich doppelt von der Digitalisierung betroffen. Zum einen ergibt sich für Consultants ein lukratives Geschäftsfeld: Viele Kunden benötigen Hilfe bei der Digitalisierung. Zum anderen stehen Sie als Dienstleister selbst vor der Herausforderung, sich digital zu transformieren. Mit einer geeigneten Software für Unternehmensberater ist der erste Schritt in Richtung Digitalisierung getan.

Unternehmensberater sind auch als Digitalisierungsberater gefragt.

Wie lassen sich die eigenen Geschäftsabläufe effizienter gestalten? Wie lässt sich durch ein verbessertes Controlling ein Mehr an Transparenz gewinnen? Wie kann die Zusammenarbeit mit den Mandanten intensiviert und das Projektmanagement professionalisiert werden? Wo lassen sich Zeiten und Kosten einsparen? Nach dem Motto „Lebe, was Du berätst“ müssen Sie sich verstärkt auch Themen wie New Work, Crowd Consulting, Integration, Plattformen und eCollaboration widmen. Dabei stehen Sie als Beratungsunternehmen – wie Ihre Mandanten auch – häufig vor der Frage: Wo mit der Digitalisierung anfangen? Was sollte eine Software für Unternehmensberater können? Und wie kann sie Consultants beim aktuellen Rollenwandel unterstützen?

Introspektive: Der Blick auf die eigenen Prozesse

Als mittelgroße Unternehmensberatung nutzen Sie aus der Historie heraus wahrscheinlich eine Software für das Customer Relationship Management (CRM), vielleicht sogar ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder alternativ einen klassischen File-Server, eine Finanzbuchhaltung (oder Ihren Steuerberater), eventuell eine Projektmanagement-Software und wahrscheinlich noch Collaboration-Tools wie Telefon- und Videokonferenzen. Möglicherweise ist auch eine Zeiterfassung im Einsatz oder Sie erfassen Zeiten manuell in gut geführten Listen. Vermutlich erhalten Sie monatlich die BWAs von Ihrem Steuerberater und erstellen interne Reportings und Dokumentationen per Excel, in denen Sie rückwirkend betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Gesamtsituation erstellen. Das hat in „langsamen“ und analogen Zeiten sicher auch funktioniert.

Wachstum bringt Komplexität

Nun befindet sich Ihre Branche in einem Wandel der zwar eher evolutionär als disruptiv erfolgt, wie BDU-Präsident Ralf Strehlau und BDU-Geschäftsführer Kai Haake im Vorwort der Studie „Zum aktuellen Stand der digitalen Transformation im deutschen Markt für Unternehmensberatung“ zusammenfassen.Der Wandel geht jedoch mit folgender Entwicklung einher: Die hohe Nachfrage nach Beratungsleistungen rund um die digitale Transformation auf Wirtschafts- und Verwaltungsebene sorgt für gutes Wachstum: Im Jahr 2017 legte der Branchengesamtumsatz der Strategie-, Organisations-, IT- sowie Human-Resources-Berater um 8,5 Prozent auf 31,5 Milliarden Euro (2016: 29,0 Milliarden Euro) zu.

Mit diesem Wachstum steigt aber auch die Komplexität. Dadurch entstehen gerade für viele mittlere Unternehmensberatungen neue Herausforderungen und Probleme. Denn: Je mehr Mandanten, Projekte, Mitarbeiter Sie beschäftigen, je diverser und digitaler Ihr Beratungsspektrum wird und je mehr externe Experten Sie hinzuziehen müssen, desto komplexer wird Ihre Organisation. Desto mehr müssen Sie Ihre Zahlen im Blick haben, Projekte und Ressourcen optimal planen, Budgets unter Kontrolle halten, die Zufriedenheit Ihrer Mandanten sicherstellen, effizient und schnell sein, Kosten senken und vieles mehr. Sie stehen dann an einem Punkt, an dem Sie die Komplexität mit Ihrer heterogenen, aus einzelnen Silos bestehenden IT-Landschaft nur schwer abbilden und managen können:

  • Wissen Sie zum Beispiel ganz genau, welche Projekte welchen Status haben und aus dem Budget zu laufen drohen?
  • Welche Angebote stehen aus – und in welchem Umfang? Wann ist welcher Umsatz zu erwarten und benötigen Sie zusätzliches Personal?
  • Wer ist wann in welchem Projekt tätig und wie gut können Ihre Mitarbeiter von unterwegs arbeiten? Gibt es Einschränkungen, weil ihnen die nötigen Anwendungen nicht zur Verfügung stehen, die auch eine bessere Work-Life-Balance verhindern
  • Wie weit haben Sie Routineprozesse automatisiert?

Mobilität und Verfügbarkeit der Anwendungen

In einer Branche wie dem Consulting, in der die meisten Mitarbeiter viel unterwegs sind und das ist trotz moderner Kommunikationstools immer noch der Fall – benötigen Sie Anwendungen, die Sie von überall nutzen können.

Denn: Können Ihre Consultants unterwegs nicht auf Ihre zentralen Unternehmenssysteme wie das Customer Relationship Management (CRM), die Projekte oder Dokumente zugreifen und mit diesen arbeiten, müssen sie dies nachholen. Die Folge: Kontakte und Leads, Statusupdates und vieles mehr müssen sie dann nachtragen, wenn sie wieder im Büro sind. Aber tun das auch immer alle zeitnah und diszipliniert? Ebenso dauern Freigaben – etwa von Zahlungen und Angeboten oftmals (zu) lange, um nur zwei Beispiele zu nennen. Software, die als Service in der Cloud angeboten wird, ist per se ortsunabhängig. Sie benötigen nur ein Endgerät, einen Browser und Internetzugang.

Integriert, vernetzt und durchgängig – Ihre ideale IT-Landschaft

In einer professionellen Software für Unternehmensberater ist alles integriert – statt Silos profitieren Sie von einer durchgängigen und effizienten Prozesslandschaft. Sie setzen statt auf Einzelsysteme auf eine Komplettlösung, die alle Aufgabenbereiche vom Vertrieb, Marketing, Projektmanagement, der Finanzbuchhaltung bis hin zum Banking und dem Steuerberater verbindet, alle Prozesse von der Akquise bis zur Abrechnung durchgängig abbildet und Wissen verknüpft. Sie vernetzen Ihre Organisation auf diese Weise intern und machen sie dadurch schnell und intelligent. An einigen Beispielen aus dem Alltag wollen wir das verdeutlichen.

Integrierte Zeiterfassung

Projekte werden meist nach einem kalkulierten Zeiteinsatz berechnet. Wenn nun jeder Consultant seine Zeit individuell erfasst, zum Beispiel in einer Tabelle oder in einer kleinen Lösung für die Personalzeiterfassung und vielleicht erst nach einem bestimmten Intervall, zum Beispiel jede Woche oder monatlich an den Projektleiter reportet, erkennt dieser möglicherweise Engpässe zu spät. Auch ist die Erfassung selbst für die Mitarbeiter vielleicht nicht einfach genug. „Aufschieberitis“ oder Ungenauigkeit in diesem Punkt sind zwar leicht nachvollziehbar, aber riskant: Im schlimmsten Fall entgehen Ihnen satte Umsätze. Bei einer integrierten Zeiterfassung fließen alle Zeiten automatisch dem entsprechenden Projekt zu. Intelligente Mechanismen und Regeln benachrichtigen Sie, sobald das Projekt aus dem Budget zu laufen droht.

Reisekosten

Ein unbeliebtes Thema. So mancher Berater verbringt am Monatsende einen Tag damit, seine Reisekosten des vergangenen Monats zusammen zu suchen, einzuscannen, in Listen einzutragen, freigeben zu lassen und schließlich in der Buchhaltung einzureichen. Bis dann die Zahlung des Auftraggebers kommt, dauert es vermutlich einige Zeit, in der liquide Mittel gebunden sind. Besser ist es, eine mobile und automatisierte Belegerfassung zu nutzen. Das heißt: Belege direkt vor Ort per Smartphone einscannen und dann in einen festgelegten, automatischen Workflow zu geben  – natürlich GoBD-konform. Wichtige Informationen rund um das Thema „Ersetzendes Scannen“ erhalten Sie in unserem Ratgeber.

Projektmanagement

Je komplexer Ihre Aufträge werden, desto wichtiger ist auch ein professionelles Projektmanagement, mit dem Sie vom Auftrag bis zur Abrechnung, von Risiken über Ressourcen, vom Ablaufplan über einzelne Aufgaben immer alles im Blick behalten und steuern können. Eine allgemeine Checkliste für effizientes Management von Projekten haben wir schon einmal für Sie zusammengestellt. Wie eine Software Ihnen dabei helfen kann, finden Sie ebenfalls in unserem Ratgeber. Ein Projektmanagement, das in die Software für Unternehmensberater integriert ist, bietet viele Vorteile: Alle Aufgaben, Kontakte, E-Mails, Verträge, Gesprächsnotizen usw. sind mit dem Projekt verknüpft, und jeder weiß Bescheid. Sie behalten die Kontrolle, können auf Nachfragen sofort reagieren, bei Problemen einfach deeskalieren und vieles mehr.

Geteiltes Wissen ist besseres Wissen

Nicht nur in der Projektarbeit ist eine umfangreiche, grenzenlose Wissensbasis von Vorteil. In Zeiten des Wachstums und einer steigenden Komplexität kombiniert mit einer teilweise hohen Fluktuation  – zumindest auf der Junior-Ebene – gehen in Beratungsgesellschaften schnell Wissen und Erfahrungen verloren oder sind nur mit aufwändigen Suchen wieder auffindbar. Eine integrierte und intelligente Software für Unternehmensberater verknüpft Dokumente, Kontakte, Aufträge, Vorgänge und Projekte im Hintergrund und gibt Ihnen clevere Suchfunktionen an die Hand. Komplexe Dokumentationen werden dadurch erheblich beschleunigt.

Heterogene Teams und agile Arbeitsweisen

Ein Trend in der Beratungsbranche ist, dass Teams heute heterogener aufgestellt sind und sich mittlere Beratungen mit Freelancern oder externen Partnern zusätzliche Digital-Expertise einkaufen (was die Schwergewichte der Branche durch Akquisitionen von Digitalagenturen gelöst haben).

Sie benötigen für eine optimale Zusammenarbeit nicht nur die passenden Tools für eCollaboration und Knowledge Sharing. Sie brauchen auch ein flexibles Human Capital Management, flexible Arbeitszeitmodelle und einen kontrollierten Zugriff auf die relevanten Projektdokumente und Daten für Externe. Ihre Unternehmenssoftware sollte daher diese Zugriffsmöglichkeit bieten, die Sie zum Beispiel über Rollen- und Berechtigungskonzepte einrichten. Vielleicht können Sie auch die Zeiten der externen Partner aus der Zeiterfassung automatisch in die Personalabrechnung einfließen lassen  – dann müssen Sie sich darum nicht mehr kümmern.

Controlling als Planung und Steuerung im Zoom und aus der Vogelperspektive

Für eine optimale Planung und Steuerung brauchen Sie Auswertungen über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte im Einzelnen und in der Gesamtheit. Wo stehen Sie beim Umsatz? Welche Projekte sind erfolgreich und warum? Wo arbeiten Sie nicht kostendeckend und warum? Welche Umsätze sind in der Pipeline? Wo entsteht möglicherweise ein Personalbedarf und wie kann dieser gedeckt werden? Wo laufen Kosten aus dem Ruder? Haben Sie diese Zahlen nicht jederzeit und in Echtzeit zur Hand, fehlt Ihnen die fundierte Basis für die richtigen Entscheidungen. Dann müssen Sie sich fragen: Kann ich den Auftrag annehmen? Habe ich die nötige Manpower gerade verfügbar? Eine integrierte Lösung sorgt für Transparenz und gibt Ihnen ein umfassendes Abbild Ihrer betriebswirtschaftlichen Situation und stellt Ihnen die passenden Controlling-Werkzeuge für eine optimale Echtzeit-Steuerung bereit.

Software für Unternehmensberater schrittweise einführen

Um eine digital vernetzte, integrierte Software für Unternehmensberater einzuführen, müssen Sie erstens nicht alles Vorhandene ablösen und zweitens nicht alles auf einmal einführen. Sie können schrittweise vorgehen und zunächst einzelne Lösungen integrieren – zum Beispiel als ersten Schritt ein zentrales und intelligentes DMS implementieren. Im zweiten Schritt vielleicht Funktionen für die Zeitaufschreibung und die Projektkoordination. Und dann sukzessive die Finanzbuchhaltung und Ihren Steuerberater integrieren, damit auch er auf die Daten in Echtzeit zugreifen kann. Haben Sie ein Legacy-CRM, das Sie weiter nutzen möchten, sollte dies ebenso kein Problem darstellen. Eine offene Architektur erlaubt auch die Integration von Fremdanwendungen. Wichtig jedoch ist, dass Sie jetzt mit dem Umdenken starten. Damit Ihnen die Komplexität nicht über den Kopf wächst und Sie die Veränderungen des digitalen Zeitalters zu Ihrem Vorteil nutzen.

 

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