Software für Dienstleister – Prozesse straffen mit ERP

Digitalisierung | ERP

20. Juni 2018 735 Aufrufe

Dienstleistungsunternehmen benötigen ein integriertes ERP-System, das ihre Prozesse unterstützt. Viele KMU und Mittelständler scheitern heute noch an den Hürden ihrer Daten-Silos und investieren wertvolle Zeit in Arbeiten, die sie auch automatisieren könnten.

Dieser Beitrag skizziert den Hauptprozess von Dienstleistungsunternehmen und verdeutlicht den Mehrwert, den eine integrierte Software für Dienstleister generiert.

Von der Kampagne zum Angebot

Angenommen, Sie sind B2B-Dienstleister und helfen Ihren Kunden bei der Umsetzung der DSGVO. Sie stellen für kleinere Unternehmen den Datenschutzbeauftragten. Ihr Team nimmt die Prozesse Ihrer Kunden unter die Lupe und stellt fest, was im Hinblick auf die neue Richtlinie geändert werden muss.

Wegen der Einführung der DSGVO haben Sie eine Kampagne gestartet. Über das Kampagnen-Tool in Ihrem ERP-System haben Sie potenzielle Interessenten gefiltert und automatisiert eine E-Mail-Kampagne über Ihre Leistungen ausgesendet. Sie haben auf Ihrer Website eine Landing Page mit einem Registrierungsformular erstellt, damit Besucher der Website von Ihnen ein Angebot anfordern können. Das Webformular haben Sie ebenfalls aus der Toolbox Ihres ERP-Systems heraus erstellt. Es übermittelt die eingegebenen Daten der Interessenten direkt in Ihr ERP-System. Dort werden sie mit dem Vertriebsstatus „Lead“ gekennzeichnet und können nach diesem Status für weitere Vertriebsaktivitäten gefiltert und ausgewählt werden.

Durch die DSGVO-Panik der letzten Wochen und Monate können Sie sich vor Anfragen kaum retten. Müssten Sie Ihre Angebote von Hand schreiben, kämen Sie kaum noch hinterher. Gut, dass Ihnen Ihr ERP-System dies abnimmt. Sie haben Ihre Leistungen und Preise darin hinterlegt und brauchen diese nur noch per Klick in die Angebots-Maske Ihrer Software für Dienstleister einzufügen. Mehrere gleichartige Angebote sind noch schneller erstellt, indem Sie das erste einfach als Vorlage nehmen und duplizieren.

Vom Angebot zum Auftrag

Eine Software für Dienstleister macht den gesamten Vertriebsprozess transparent und auswertbar. Sie zeigt an, wie ein Lead zum Interessent und ein Interessent zum Kunden konvertiert, und übernimmt die Daten aus dem jeweils vorgeschalteten Beleg, um doppelten Aufwand, Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden. Im Vertriebsmodul der Dienstleister-Software haben Sie immer den Überblick über Ihre Vertriebsprojekte, Kunden- und Umsatzentwicklungen. Angebote und Aufträge werden mit Status angereichert und in einer Art Projektakte mit allen relevanten Kontakten, Dokumenten, Kommentaren und Abrechnungsbelegen gespeichert.

Hurra, Ihre Angebote treffen den Nerv. Die Kunden strömen in Massen herbei. Angebote, die angenommen wurden, führen Sie mit einem Klick zum Auftrag weiter. Dieser ist die Grundlage Ihres Durchführungsprojekts

Vom Auftrag zum Projekt

So viele Aufträge können Sie kaum mit Ihrem eigenen Personal bewältigen. Im Kontaktmanagement Ihrer Software für Dienstleister haben Sie zum Glück eine Reihe von IT-Spezialisten und Fachanwälten gespeichert, die Ihnen als Externe zur Hand gehen können. 

Die zentrale Datenhaltung und die Cloud-Technologie machen es möglich, dass Sie Ihre Projekte mit diesen Externen umsetzen können. Sie setzen im Projektmanagement-Modul die einzelnen Projekte auf – auch hier können Sie einfach eine Projektvorlage duplizieren – und weisen die Tätigkeiten Ihren Mitarbeitern zu. Informationen und Dokumente geben Sie gezielt frei, indem Sie Benutzergruppen und Rollen einrichten. 

Jede gute Software für Dienstleister enthält auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darin können Sie Checklisten, Verträge und Anforderungen als Dokumente speichern und mit den relevanten Projekten verknüpfen.

Außerdem legen Sie einen Workflow für die Projekttätigkeiten an. Durch die Zuweisung von Tätigkeiten und Folgeaktivitäten zu den einzelnen Verantwortlichen managen Sie die Qualität in Ihren Projekten. Jeder Schritt wird dokumentiert und verursacht eine Statusänderung. Auftretende Schwierigkeiten werden ebenfalls auf der Zusammenarbeits-Plattform in der Cloud gelöst. 

Vom Projekt zur Abrechnung

Das Projektmodul und die Faktura oder Abrechnungssoftware sind ebenfalls in Ihrem ERP-System integriert. Außerdem enthält eine Software für Dienstleister regelmäßig auch eine Zeiterfassung. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeiten auch mobil von ihrem Smartphone aus direkt beim Kunden auf das Projekt erfassen. Sie haben damit den Überblick, ob Ihre kalkulierten Zeitaufwände stimmen. Über die Projekt-Kostenstelle können Sie sich den Deckungsbeitrag anzeigen lassen. 

Darüber hinaus fließen die Daten der Zeiterfassung direkt in Ihre Projektabrechnung ein. Natürlich können Sie die erfassten Daten korrigieren und die Abrechnung letztlich auch selbst gestalten. Aber grundsätzlich genügt es, die Positionen des Auftrags in die Abrechnung zu übernehmen und den Stundennachweis aus der Zeiterfassung zu generieren.

Die Rechnungen können Sie in einem einzigen Rechnungslauf per E-Mail an die Kunden übermitteln. Rechnungstexte, Zahlungsbedingungen, Skonti usw. brauchen Sie jeweils nur einmal zu hinterlegen, sie werden vom System automatisch eingefügt. Je standardisierter Ihre Leistungen und Bedingungen sind, umso schneller sind Ihre Rechnungen „draußen“, weil Sie einen kompletten Rechnungslauf „en bloc“ erledigen können.

Von der Abrechnung zum Zahlungseingang

Aus der Software generierte Rechnungen werden regelmäßig auch kontiert und an das Buchführungs-Modul Ihres ERP-Systems überspielt. Dort werden sie automatisch als Forderungen gegen Ihre Debitoren eingebucht. Sie werden dann auch inlusive Fälligkeiten auf der Offene-Posten-Liste ausgewiesen. Das erleichtert Ihnen die Liquiditätssteuerung.

Eingehende Zahlungen sehen Sie auf Ihrem elektronischen Kontoauszug. Diesen lesen Sie über die Onlinebanking-Schnittstelle in Ihre Software für Dienstleister ein. Aufgrund von Kundennummern, Rechnungsnummern, Beträgen usw. können die Zahlungen den Rechnungen automatisch zugeordnet und gebucht werden.

Auch das komplette Mahnwesen können Sie in einem ERP-System nach Ihren individuellen Anforderungen einrichten und automatisieren. So lassen sich ausstehende Beträge schneller und professioneller eintreiben als manuell.

Vom Zahlungseingang zur Buchführung

Die Buchführung ist ein idealer Kandidat für Automatisierungen. Gleichartige Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel monatlich wiederkehrende Mietzahlungen und Lastschriften, können Sie anhand von Buchungsregeln automatisiert verbuchen.

Auch auf der anderen Seite, der Seite der Eingangsrechnungen unterstützt Ihr ERP-System eine automatisierte Verarbeitung. Digitale Rechnungen werden per Volltexterkennung analysiert und die entsprechenden Felder der Buchungsmaske vorausgefüllt. Das spart Erfassungsaufwand und Fehler.

Von der Buchführung zum Berichtswesen

Die integrierte Datenhaltung ermöglicht Berichte über mehrere Ebenen hinweg. Software für Dienstleister bietet in der Regel Standardberichte für die Buchführung, Liquiditätssteuerung, Umsatzplanung, Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Personal und Kostenkontrolle. Und natürlich alles für Bank und Finanzamt, wie eine Echtzeit-BWA, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung. 

Individuelle Berichte lassen sich durch die vielen filterbaren Ansichten in einem ERP-System mit wenigen Klicks erstellen und meist auch grafisch visualisieren.

Fazit: Schneller und besser mit Software für Dienstleister

Mit einer ERP-Software bearbeiten Sie Prozesse quer durch das gesamte Unternehmen effizient, qualitätsgesichert und rationell. Sie digitalisieren Ihr Rechnungswesen und befinden sich steuerrechtlich auf der sicheren Seite. Automatisierungen sparen viel manuelle Arbeit und eliminieren Fehlerquellen. Projekte mit internen und externen Beteiligten lassen sich besser steuern. Die unternehmensweite, einheitliche und stets aktuelle Datenbasis liefert Auswertungen und Forecasts für Ihre Unternehmenssteuerung. So nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und lassen den Wettbewerb hinter sich. 

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