Ist agiles Arbeiten ein optimiertes Arbeiten?

Agiles Arbeiten ist seit geraumer Zeit ein Wunsch und das Ziel vieler Unternehmen. Doch wie wird Arbeit agil und wie können Unternehmen von den Vorteilen profitieren?

Was bedeutet agiles Arbeiten?

Um zu verstehen, was agiles Arbeiten aussagt und voraussetzt, muss vorerst der Begriff der Agilität verstanden werden. Agilität beschreibt im weiteren Sinne die Beweglichkeit und Wendigkeit eines Systems, beispielsweise eines Unternehmens oder eines Teams aus Mitarbeitern. Im engeren Sinne geht es um die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde äußere Umstände. Das Konzept stammt ursprünglich aus dem Bereich der Software-Entwicklung. Zum Beginn des 21. Jahrhunderts stellten viele Software-Entwickler fest, dass ihre Arbeitsweise nicht der regulären Norm entsprach. Ihre Prozesse liefen zumeist flexibler und schneller ab als in anderen Bereichen der Wirtschaft. Auf dieser Erkenntnis aufbauend, definierten sie die Kernwerte ihrer Methoden und hielten sie im sogenannten agilen Manifest fest. Auf dieser Basis entwickeln sich die Ansätze des agilen Arbeitens.

Agiles Arbeiten - gemeinsames Arbeiten

Exkurs: Agile Softwareentwicklung

  • Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentationen
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
  • Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans

Diese Grundsätze des „agile manifesto“ sind zwar auf der Grundlage der Softwareentwicklung entstanden, lassen sich jedoch auf viele andere Bereiche, wie zum Beispiel das Projektmanagement generell, übertragen. Im Kern bezieht es sich auf die Tatsache, dass den Werten auf der linken Seite mehr Bedeutung beigemessen wird als denen auf der rechten Seite. Das heißt jedoch nicht, dass diese insgesamt unwichtig sind. Sie werden schlichtweg dem Anspruch hinter einem agilen Ansatz weniger gerecht.

Agiles Arbeiten in selbstorganisierten Teams

Um möglichst agil zu arbeiten und Projekte im Unternehmen optimal zu entwickeln, ist die Arbeit in agilen Teams das Mittel zum Zweck. Diese sollten dabei möglichst übersichtlich und so klein wie möglich gehalten werden. Einem Team wird entweder ein gesamtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines größeren Projektrahmens zugewiesen. So existiert ein klar vorgegebenes Ziel, das es zu erreichen gilt. Die Mitarbeiter des Teams streben nach einer autarken Handlungsfähigkeit. Dafür ist die Bündelung aller relevanten Kompetenzen (fachlich und technisch) notwendig. So bekommt das Team einen cross-funktionalen Charakter und ist in jeder Hinsicht entscheidungsfähig, was die Belange der Aufgaben betrifft. Agile Teams organisieren sich auf dieser Grundlage komplett selbst und sind ebenfalls für selbstständiges Lernen und kontinuierliche Kommunikation verantwortlich. In der Umsetzung bedienen sich Mitarbeiter agiler Arbeitsmethoden, um Prozesse so optimal wie möglich zu gestalten.

Kernelemente agilen Arbeitens

  • Selbstorganisierte Teams: Funktionieren ohne konkrete Führungskraft, indem die Verantwortung in der Gruppe aufgeteilt wird. Sie verfügen über die fachliche Kompetenz und Entscheidungsgewalt, um ein Projekt gänzlich selbst zu bearbeiten.

  • Iteratives Vorgehen: Schrittweise Fertigstellung eines Gesamtprojekts in einzelnen, aufeinanderfolgenden Iterationen. Eine Iteration ist eine zeitlich und fachlich in sich geschlossene Einheit.

  • Inkrementelles Vorgehen: Ein Inkrement bezeichnet das Output einer Iteration, welche eine bestehende Basis ergänzt und sich dem Gesamtziel annähert. Inkremente sind als einzeln funktionsfähige Teile auslieferbar.

Agiles Arbeiten ermöglicht eine dynamische Anpassung unternehmerischer Prozesse an sich ändernde äußerer Umstände. Das Konzept funktioniert auf der Basis kontinuierlicher Kommunikationsschleifen, welche die flexiblen Anpassungen ermöglichen. So wird die Qualität des Prozess-Outputs gesteigert.

Agile Arbeitsweise durch agile Methoden

Es gibt verschiedene Wege, Projekte agil zu managen und umzusetzen. Zu den bekanntesten zählen Scrum, Kanban und Design Thinking. Diese Methoden geben ein sogenanntes Framework vor, also einem Rahmenwerk oder ein Vorgehensmodell für agiles Projektmanagement.

Die SCRUM Methode

Die bekannteste Methode ist die sogenannte SCRUM-Organisationsmethode. SCRUM baut auf einer Vielzahl kleiner Sprints auf, die in einem größeren Prozess integriert sind. Ein Sprint bildet dabei die Voraussetzung für den nächsten. So wird ein kontinuierlicher Feedback-Loop erzeugt und ein Projekt kann flexibel angepasst werden, sollte ein Sprint-Output plötzlich vom Planziel abweichen.

Die KANBAN Methode

Die KANBAN-Board-Methode ist ein weiteres sehr bekanntes Konzept. Das KANBAN steht für eine einfache Form des agilen Projektmanagements, welche sich in drei Bereiche aufteilt: Aufgabe (To Do), Bearbeitung (Doing) und Erledigt (Done). So wird ein möglichst guter Überblick über den Entwicklungsstand eines Projekts erreicht, Prozesse visualisiert und die Zusammenarbeit optimiert.

Agiles Arbeiten im Team

Design Thinking

Das Design Thinking ist ein dritter populärer Ansatz. Im ersten Schritt geht es hier um das Beobachten und Verstehen eines Problems, welches beispielsweise bei einem Kunden auftritt. In einer anschließenden Kreativ-Phase werden mögliche Lösungsansätze zusammengetragen. In der Phase des Prototypings werden die sinnvollsten Vorschläge in einem konkreten Produkt-Rahmen festgelegt. Anschließend erfolgt die Präsentation der Ergebnisse.

Neben diesen Ansätzen existieren viele weitere innovative agile Methoden, um ein agiles Arbeiten zu ermöglichen, beispielsweise Timeboxing oder Extreme Programming. Nicht zuletzt sind auch die Organisation und Infrastruktur eines Unternehmens entscheidend, um die notwendigen Voraussetzungen für einen agilen Ansatz zu schaffen.

Voraussetzungen für einen agilen Ansatz

Um Mitarbeitern ein agiles Arbeiten zu ermöglichen, muss ihnen ein hohes Maß an Eigenverantwortung übertragen werden. So können sie selbstständig Entscheidungen treffen und ein langer und bürokratischer Weg wird umgangen. Dazu ist jedoch auch eine Menge an Vertrauen vonseiten der Geschäftsführung essenziell. Weiterhin muss eine entsprechende Infrastruktur, wie Interaktions-Plattformen oder Projektmanagement-Tools, vorhanden sein, damit kontinuierlich und transparent kommuniziert werden kann. Anbieter wie Scopevisio stellen Mitarbeiterplattformen für die optimierte interne Zusammenarbeit zur Verfügung. Derartige Tools machen  die agileTransformation von Unternehmen oft überhaupt erst möglich. Innerhalb dieser Transformation ist das Vorhandensein eines klaren Leitbilds oder einer geteilten Vision sehr förderlich. Teilen alle Mitarbeiter diese Vision, stehen sie hinter der Entwicklung und tragen sie mit. So kann schon früh ein agiles Mindset mit einem Fokus auf agilen Werten impliziert werden.

Vorteile agiler Arbeit

Der richtige Einsatz agiler Methoden und agiler Teams führt in der Regel zu einer höheren Qualität der Ergebnisse. Dies liegt darin begründet, dass aufgrund des kontinuierlichen Feedbacks, beispielsweise innerhalb eines SCRUM-Prozesses, jede Handlung dynamisch an die vorliegenden Bedingungen angepasst werden kann. So ist eine schnellere Fehlerkorrektur möglich und Prozesse lassen sich kontinuierlich optimieren. Zudem sind agil gesteuerte Projekte weniger anfällig für  äußere Veränderungen. Tatsächlich ist es sogar möglich, dass von Veränderungen profitiert werden kann. Das ist dann der Fall, wenn andere Teilnehmer am Markt keine Chance haben, angemessen zu reagieren. Das hohe Maß an Vertrauen und Verantwortung, welches Mitarbeitern agiler Teams zuteilwird, motiviert diese besonders und mündet in einer starken Mitarbeiterbindung. Da in kurzer Zeit Ergebnisse erzielt werden, haben Mitarbeiter zudem schneller Erfolgserlebnisse, die zusätzlich motivieren. Der regelmäßige Austausch zwischen den Mitarbeitern steigert zudem die Transparenz der Kommunikation und die Lernfähigkeit innerhalb eines Teams. Unternehmen sind so in der Lage, innerhalb von kurzer Zeit angemessen auf sich ändernde Kundenbedürfnisse zu reagieren, was deren Zufriedenheit nachhaltig steigert.

Doch Achtung: Nicht immer ist eine agile Herangehensweise wirklich die beste. Es ist abhängig von den vorliegenden Prozessen, der Bereitschaft der Mitarbeiter sowie von der Organisation eines Unternehmens. Erst nach Betrachtung dieser Punkte sollte entschieden werden, ob ein agiles Konzept umgesetzt wird und zum Erfolg führen kann.

Mit Scopevisio zum agilen Unternehmen

Um agiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen und zum Erfolg zu führen, ist die richtige Organisation und Infrastruktur essenziell. Mit Scopevisio haben Sie einen kompetenten Partner an der Hand, der Sie mit umfassendem Know-how und der richtigen Software auf den ersten Metern unterstützt. Die Schaffung agiler Prozesse, einfache Interaktionsmöglichkeiten sowie effiziente Kommunikationswege bilden den Kern der Scopevisio Coworking Plattform. Sie ist individuell an speziell Ihre Bedürfnisse anpassbar und schafft ein neues Level des Informationsaustauschs im gesamten Unternehmen. Verabschieden Sie sich von Mails, langen Feedbackschleifen und ineffizienter Zusammenarbeit. Legen Sie den Grundstein für Agilität und Ihr Business von morgen schon heute! Kontaktieren Sie unsere Experten und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

Autor:in Sabine Jung-Elsen
Hosted in Germany GoBD konform PwC zertifiziert

Digitalisieren Sie noch heute Ihr Unternehmen

Testen Sie die Unternehmenssoftware von Scopevisio kostenlos und unverbindlich. Alle Prozesse in einem System - vernetzt, automatisiert und effizient.