Wer Rechnungen schreibt, muss inhaltliche und formale Anforderungen erfüllen. Diese gleichen sich bei papiergebundenen und elektronischen Rechnungen. Eine Abrechnungssoftware erspart Ihnen die Mühe, bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen an alles selbst zu denken. Und die Grundsätze für ordnungsmäßige Buchhaltung sind sozusagen bereits „eingebaut“.
Die digitale Zukunft von Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen lassen sich mit einer guten Abrechnungssoftware weitgehend automatisieren. Die Rechnungsdaten sind ja im System alle bereits angelegt: Produkte und Leistungen samt Preisen und Mehrwertsteuersätzen, Bestellungen und Aufträge mit den Rechnungspositionen, Zeiterfassungsdaten, Kundenanschrift, Steuernummer, Leistungsdatum, Zahlungsbedingungen, Standard-Rechnungstexte. Wozu neu eingeben, was bereits vorhanden ist? Doppelter Erfassungsaufwand ist somit nicht mehr nötig. Und im Einhalten von formalen Bestimmungen sind Computer ohnehin besser als Menschen. Insbesondere, wenn diese Bestimmungen in der Software sehr gut vorbereitet und ständig aktuell gehalten werden.
Klicken und kassieren
Wenn Sie computergestützt mit Angeboten und Aufträgen arbeiten, ist folglich die Rechnungsstellung mit zwei, drei Mausklicks erledigt. Die Software erstellt eine digitale Rechnung, vergibt eine laufende Nummer und sendet die Rechnung an den Empfänger. Alle Schritte werden direkt an der Rechnung dokumentiert, jedoch ohne das Originaldokument zu ändern. Denn die Finanzverwaltung legt Wert auf Unverfälschtheit von Belegen und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen. Das gilt insbesondere auch für Rechnungskorrekturen.
Wird eine Rechnung versendet, legt die Software selbsttätig eine entsprechende Buchung an. Der Kunde wird zum Debitor, der Rechnungsbetrag zum offenen Posten mit einer bestimmten Fälligkeit. Sie als Rechnungssteller brauchen nichts weiter zu tun, als den Zahlungseingang zu registrieren. Diesen erfahren Sie durch die Online Banking-Anbindung zeitnah, und wenn Sie dem integrierten Regelassistenten einmal mitgeteilt haben, wie es geht, bucht die Software auch von alleine den offenen Posten aus.
Ihnen bleibt nur noch, sich über den Geldeingang zu freuen.
Und was ist mit der Einhaltung der GoBD?
Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist.
Lesen Sie, welche Anforderungen die GoBD stellen und wie die Software sie erfüllt.
- Allgemeine Anforderungen
Hierzu gehören die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Im Grunde geht es darum dass Rechnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, ordentlich und unveränderbar sind. Alle diese Kriterien muss die Software erfüllen.
- Belegwesen
Die Belegsicherung, Zuordnung von Beleg und Buchung sowie Belegsicherung sind quasi Nebenprodukte der Abrechnungsfunktionen einer integrierten Unternehmenssoftware.
- Aufzeichnung in zeitlicher und sachlicher Ordnung (Journal- und Kontenfunktion)
Die zeitnahe, fortlaufende, ordentliche Buchung aller Geschäftsvorfälle, einschließlich aller Pflichtangaben, ist bei der Rechnungsstellung mit einem integrierten Abrechnungs- und Finanzbuchhaltungsprodukt automatisch gewährleistet. Splitbuchungen und Stornos solltn vom System ebenfalls GoBD-konform verarbeitet und dokumentiert werden.
- Internes Kontrollsystem
Zugangsberechtigungen, Schutzmaßnahmen, Funktionstrennung (4-Augen-Prinzip) und Abstimmungskontrollen sollten in der Software vorgesehen sein – wobei der Gesetzgeber selbst eingesteht, dass „die konkrete Ausgestaltung […] von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit“ abhängig ist (GoBD Punkt 6 RZ 100). Will sagen: Einzelkämpfer dürften sich mit dem 4-Augen-Prinzip gelegentlich etwas schwertun.
- Datensicherheit und Aufbewahrung
Dokumente in einem zertifizierten, deutschen Cloud-Speicher oder Abrechnungssystem sind sicher. Sie werden auf Hochsicherheitsservern gespeichert, wo sie über die gesamte, zehnjährige Aufbewahrungsfrist unversehrt zugänglich bleiben.
- Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Ausgangsrechnungen werden in einem zeitgenössischen Dokumenten- oder Buchhaltungssystem versioniert und mit kompletter Änderungshistorie gespeichert. Das Original bleibt unverfälscht erhalten.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Prozesse
Hierunter fallen die Verfahrensdokumentation und die Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen. Der gesamte Abrechnungsprozess sollte in der Software lückenlos protokolliert und jederzeit nachvollziehbar sein.
- Datenzugriff
Damit ist der Zugriff des Finanzamts gemeint, bzw. die Mitwirkungspflicht des Rechnungsstellers. Der Zugriff lässt sich in der Software jederzeit einrichten.
Was sind die GoBD?
Vereinfacht ausgedrückt sind dies die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung, die seit 2015 gelten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert darin die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung mit Software-Systemen. Mehr Informationen über die GoBD finden Sie in den Ratgeber-Artikeln Was sind die GoBD?, 6 Anforderungen der GoBD, GoBD-Verfahrensdokumentation und Datenbereitstellung für das Finanzamt.
