Die völlig reibungslose Einführung einer Buchhaltungssoftware wird Ihnen niemand garantieren können. Doch wenn Sie die folgenden Tipps und Hinweise berücksichtigen, werden Sie zumindest keine größeren Unterbrechungen in den geschäftlichen Abläufen zu befürchten haben. Schon vor Projektbeginn sollten Sie die anstehenden Aufgaben mit allen Beteiligten genau planen und abstimmen. Halten Sie in einem Protokoll fest
- welche Ziele Sie mit der Implementierung verfolgen;
- welchen zeitlichen Rahmen Sie dafür festlegen;
- welche Kosten Sie erwarten;
- wer welche Prozesse und Abläufe durchführt, überwacht oder begleitet;
- welche geschäftlichen Abläufe von der Implementierung betroffen sind und wie Sie gewährleisten wollen, dass diese nicht gestört werden.
Erfolgt die Einführung der Buchungssoftware über einen externen Projektleiter, so sollte dieser mit den Abläufen in Ihrem Unternehmen hinlänglich vertraut sein und seine Ansprechpartner kennen.
Schutz des Systems und Ihrer Daten
Die Einführung kann schrittweise oder im sog. Big-Bang-Verfahren – also ohne Unterbrechung – erfolgen. Besprechen Sie mit dem Softwareanbieter und den Projektbeteiligten die beste Lösung für Ihr Unternehmen. Dabei sollte die Sicherheit Ihrer Daten vor einer möglichen Kostenreduzierung stehen. Müssen Daten übertragen werden, so muss auch der gesamte Prozess der Datenmigration sorgfältig geplant werden. Welche Daten sind vorhanden und für die Optimierung der neuen Software erforderlich? Ist es möglich, diese ohne Konversion zu übertragen oder muss eine Umwandlung erfolgen? Falls Letzteres der Fall ist, sollten Sie einen internen oder externen Spezialisten hinzuziehen.
Störungen und Änderungswünsche protokollieren
Im Verlauf des gesamten Prozesses werden Sie eventuell feststellen, dass die neue Buchhaltungssoftware nicht alle zuvor festgelegten Funktionen aufweist oder diese nicht störungsfrei verlaufen. Halten Sie Fehler, Störungen, Abweichungen schriftlich fest und besprechen Sie diese ebenfalls im Team, das für das Projekt zuständig ist. Auch Änderungswünsche und Anpassungen können hier vorgeschlagen werden. Wichtig ist, dass alle, die anschließend mit der Software arbeiten werden, bereits Gehör finden und in den gesamten Umstellungsprozess einbezogen werden. Auch der beste Chef kann nicht alle Bereiche seines Unternehmens gleichermaßen gut kennen. Ziehen Sie daher unbedingt Ihre Mitarbeiter hinzu, die wissen, welche Arbeitsabläufe wie funktionieren müssen und die Details kennen.
Implementierung oder Software-as-a-Service?
Die Implementierung einer neuen Software verläuft selten ohne Schwierigkeiten. Daher stellt sie gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung unterhalten und deren Budget begrenzt ist, ein Risiko dar. Wägt man Nutzen und Risiken sorgfältig ab, so zeigt sich, dass es in vielen Fällen einträglicher wäre, die Software als Service (SaaS) und vermittels Cloud-Computing zu nutzen. Damit würde nicht allein der gesamte Vorgang der Implementierung überflüssig; für das Unternehmen entfielen auch sämtliche Kosten, die es für Wartung und Aktualisierung, für Mitarbeiterschulungen und technischen Support aufbringen muss. Hinzu kommt, dass Cloud-Computing deutlich flexibler und anpassungsfähiger an die Anforderungen von Unternehmen gestaltet werden kann.
Doch nicht für jedes Unternehmen ist SaaS und Cloud-Computing die einzige Lösung. Damit Sie die richtige Entscheidung treffen können, sollten Sie von Beginn an ein detailliertes Anforderungskonzept an Ihre neue Software erstellen, wie es im Abschnitt über die Auswahl einer Buchhaltungssoftware in diesem Ratgeber beschrieben wird. Legen Sie fest, welche Anforderungen vorhanden, welche Funktionen und Komponenten erforderlich sind. Dadurch vermeiden Sie, dass eine falsche Software installiert, der Zeitplan nicht eingehalten und Ihr Budget überschritten wird.
