Vertriebscontrolling: Welche Daten sind relevant?
Im Vertrieb interessieren Sie sich besonders für sechs Elemente:- Umsätze
- Margen
- Interessenten und Kunden
- Mitarbeiter
- Produkte und Produktgruppen
- Termine und Perioden
Insight in Echtzeit
Allerdings benötigen Sie diese Erkenntnisse schnell und präzise, nicht erst am Jahresende. Denn der Wettbewerb ist hart und der Kunde ein gar wankelmütiges Geschöpf. Echtzeitdaten sind daher eminent wichtig, damit Sie rechtzeitig auf positive oder negative Entwicklungen reagieren können. Doch keine Sorge: Solche Echtzeitdaten können Sie heute aus einem guten CRM-System auf Knopfdruck beziehen. Hier spielt übrigens die Cloud eine ihrer Stärken aus: Cloud-basierte Vertriebssoftware liefert Ihnen stets aktuelle Daten an jeden Standort auf der Welt.Umsatz gestern und heute
Fragen zum Umsatz
- Entsprechen die Verkaufszahlen des abgelaufenen Quartals dem zuvor erstellten Forecast oder weichen sie deutlich davon ab?
- Aus welchem Grund? Ist der Umsatz bei bestimmten Produktgruppen, Mitarbeitern, Regionen besonders gestiegen oder gesunken? Oder stimmen meine Gewichtungen im Forecast nicht mehr?
Der Umsatz von morgen – Forecast
Fragen zum Forecast
- Welchen Auftragseingang kann ich aufgrund dieser Leads für den nächsten Monat prognostizieren?
- Welche Umsatzerwartungen habe ich für das nächste Vierteljahr im Raum Köln? Und welche im Raum Düsseldorf?
- Wie ist mein Vertriebs Forecast insgesamt für den nächsten Monat?
Prognosen anhand der Sales Pipeline
Sie kennen die Sales Pipeline bzw. den Vertriebstrichter. Und Sie haben Erfahrungswerte, wie hoch Ihre Chancen auf einen Verkaufsabschluss sind, wenn der Lead die Stufe X im Akquise-Prozess erreicht hat. Diese Metriken sind für Ihr Vertriebscontrolling und die Vertriebsplanung von unschätzbarem Wert. Es gibt CRM-Systeme, die Ihren Auftragseingang anhand dieser Daten und Erfahrungen recht präzise prognostizieren. Sie können selbst bestimmen, welche Abschlusswahrscheinlichkeit in welcher Phase der Akquisition realistisch ist.„Wenn wir zum zweiten Mal beim Kunden sind, rechnen wir zu ungefähr 60 Prozent damit, den Auftrag zu bekommen. Vor fünf Jahren, als der Wettbewerb noch nicht so stark war, konnten wir allerdings zu fast 80 Prozent mit dem Auftragseingang rechnen.“
Ein Agenturchef Wie das obige Zitat zeigt, sollten Sie Ihre Einschätzungen allerdings regelmäßig, mindestens jährlich, überprüfen. Der Markt ist permanent in Bewegung. Wenn Ihr Vertriebscontrolling diese Bewegungen nicht einbezieht, stimmen Ihre Vorhersagen irgendwann nicht mehr.
Vertriebsprozess – Schwachstellen aufspüren
Fragen zur Sales Pipeline
- Wie hoch ist der Anteil der Verkaufspotenziale im Vergleich zu den Angeboten?
- Wie viele Angebote wurden abgelehnt oder storniert?
- Ich möchte meine Vertriebsprozesse nach Vertriebsphasen gegliedert sehen. Hakt es in einer der Phasen?
- Wie viele Prozent der Leads sind zu Kunden konvertiert? Lässt sich bezogen auf frühere Perioden ein Trend ausfindig machen?
Margen – den Vertrieb zum Erfolg steuern
Fragen zu Margen
- Wieviel haben wir mit Produkt A im letzten Quartal verdient und wieviel mit Produkt B?
- Wurde nach dem letzten Vertriebsmeeting mehr von Produkt A verkauft?
- Welche Marge ist aus Vertriebsprojekt XY zu erwarten?
Interessenten und Kunden
Fragen zu Interessenten und Kunden
- Wer sind meine Top-Kunden?
- Wieviel Prozent meiner Kunden sind Stammkunden?
- Welche Kundengruppe fragt welches Produkt am stärksten nach?
- Wie viele Vertriebsprojekte laufen mit Kunde X?
- Wie viele Konvertierungen hatten wir letzten Monat?
Produkte, Mitarbeiter, Vertriebsgebiete
Sie kennen jetzt das Prinzip. Eine gut gepflegte Datenbasis in einem cleveren CRM kann Ihnen auch Fragen wie diese beantworten:- Wie verkauft sich mein neues Produkt?
- Welcher meiner Verkäufer bietet dieses am aktivsten an?
- Wie entwickelt sich der Umsatz in Köln im Vergleich zu Düsseldorf?
- Wie ist die Zielerreichung meiner Mitarbeiter?