Zahlreiche Anbieter bieten E-Collaboration Tools mit unterschiedlichsten Funktionen und Lösungen im Hinblick auf Performance, Usability und Customizing an. Um eine Auswahl zu treffen sollten zunächst die Anforderungen hinreichend und detailliert geklärt und festgehalten werden.
Bitrix24
Bitrix24 ist ein Social-Business-Portal für Intranet, CRM, Projektmanagement, Personalverwaltung, das sowohl als Cloud-Lösung, als auch als Self-Hosted Version angeboten wird. Der Leistungsumfang von Bitrix24 ist unerreicht, von VoIP, Videokonferenzen, Dokumentenmanagementsystem, Reports Designer und vielem mehr, bedient das Programm zahlreiche Anforderungen eines Unternehmens. Bitrix24 ist jedoch nicht modular aufgebaut, der User wird zunächst von der Fülle der Funktionen überwältigt. Der Vorteil der Self-Hosted Version ist die Installation auf den eigenen Servern und die uneingeschränkte Anpassbarkeit der Software an die Unternehmensanforderungen. Eine interne Entwicklerabteilung um die Änderungen vorzunehmen muss jedoch vorhanden sein.
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Basecamp
Als reines Projektmanagement-Tool, besinnt sich Basecamp auf Grundfunktionen wie eine gemeinsame Aufgaben- und Terminverwaltung, File-Sharing, Meilensteine und To-Do-Listen. Basecamp wird als reine Cloud-Lösung angeboten, die angeboten Lizenzpreise richten sich nach der gewünschten Anzahl der aktiven Projekte. An jedem Projekt sind eingeladene Benutzer, aber auch externe wie Freelancer oder Kunden beteiligt, die am PC oder mobil Informationen und Dateien austauschen können. Da die Oberfläche strukturiert aufgebaut und die Bedienung sehr intuitiv ist, ist die Einweisung auch für neue Mitarbeiter schnell erledigt.
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Wrike
Dieses Tool, präsentiert sich mit einer klaren Oberfläche, die ohne lange Einarbeitungszeiten verstanden werden kann. Die Softwarebausteine sind modular aufgebaut, benötigte Komponenten können hinzugebaucht, nicht benötigte einfach wieder entfernt werden. Mit dem Aktivitätsstream orientieren sich die Programmierer am Aufbau gängiger Social Media Services. Im Hinblick auf die Dateiverwaltung bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten zu Dropbox oder Google Drive. Zu den weiteren Funktionen der Software gehören unter anderem Aufgaben- und Terminverwaltung, Chats, und E-Mail-Integration.
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Das gemeinsame Manko
Ein großer Nachteil der vorgenannten amerikanischen Cloud Systeme ist, die Speicherung der Daten und Dokumente auf amerikanischen Servern. Somit unterliegen Sie den dortigen Datenrechtsbestimmungen. Aufgrund des „Patriot Act“ haben die US-Behörden, zumindest theoretisch, vollen Zugriff auf die Cloud-Daten deutscher Unternehmen. Dieses Risiko lässt sich nur mit deutscher Cloudsoftware umgehen, doch auch hier sollte sichergestellt werden, dass die Daten ausschließlich im europäischen Raum gespeichert werden.
Planio
Ein Tool mit garantierter Datenspeicherung in einem deutschen Rechenzentrum hat seinen Ursprung in Berlin. Planio setzte auf eine umfassende Aufgabenverwaltung mit detailliertem Berechtigungskonzept. Projekte können mit umfassenden Tools detailliert geplant und visualisiert werden. Dateien können in der Dateiverwaltung hinterlegt und an Kollegen freigegeben werden. Wikis, Blogs und Foren erleichtern den internen Wissensaustausch. Einzigartig ist praktische Helpdock Funktion, die eine individuelle Kundenbetreuung ermöglicht.
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Stackfield
Mit einer höchstmöglich sicheren End-to-End Verschlüsselung der Daten, Datenspeicherung in Deutschland und der Möglichkeit, den eigenen Zugang zusätzlich mit einem YubiKey zu sichern, wirbt die Münchner Firma Stackfield. Das Verfassen von Nachrichten und die Kommentierung sind zentraler Bestandteil des Tools. Herzstück ist die zentrale Aufgabenverwaltung, innerhalb der die Kollaborateure mittels Notizen und Nachrichten kommunizieren. Der Dateiaustausch funktioniert über ein Ordner-System, die Freigabe an externe Benutzer ist jedoch nicht möglich. Ein besonderes Feature ist die Übergabe von Programmiercode mittels Snippets.
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Scopevisio
Ebenfalls einen maximalen Anspruch auf Datensicherheit stellt die Bonner Firma Scopevisio. Dieses modular aufgebaute Programm kann ganz auf die Ansprüche moderner Unternehmen angepasst werden. Eine Schnittstelle zur Integration mit bestehenden Systemen wie bspw. eigens entwickelten Branchenlösungen ist vorhanden.
Das Kooperationssoftware bietet Projektmanagement, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und ein CRM. Durch den übersichtlichen Aufbau lassen sich Zusammenhänge zwischen Kunden, Dateien, Informationen und Mitarbeitern sofort erkennen und ermöglichen so einen 360°-Blick auf bestehende Projekte. Die Integration in MS Office erleichtern den Schrift- und E-Mail Verkehr, da alle Dokumente einfach synchronisiert werden können.
Alle Funktionen lassen sich sowohl vom Arbeits-PC als auch mobil von Smartphone oder Tablet aufrufen.
Zusätzlich bietet Scopevisio Module an, mit denen sich die Anwendung von einer E–Collaboration Software zu einer umfangreichen ERP-Software inkl. Buchhaltungssoftware und Faktura erweitern lässt.
Link zur Seite: scopevisio
Die richtige Wahl
Die Anforderungen an eine Software unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Alle aufgezeigten Programme bieten die Möglichkeit, ihre Lösungen kostenlos zu testen. Durch die Cloud-Technologie, wird der Installationsaufwand auf ein Minimum reduziert. Nach der Anmeldung mit der E-Mail Adresse kann die Software direkt gestartet und getestet werden.
