Unternehmen arbeiten heute zunehmend dezentral. Die Kundennähe gebietet es, beim Kunden vor Ort präsent zu sein. Das gilt besonders für Beratungsunternehmen. Die Disposition steht vor besonderen Herausforderungen, wenn Menschen und Ressourcen auf verschiedenen Projekten an verschiedenen Orten koordiniert werden müssen.
eCollaboration aus der Cloud
Cloud-gestützte Projektmanagement-Tools können verteiltes Arbeiten besonders gut unterstützen, weil sie einen standortunabhängigen, aktuellen und sicheren Zugriff auf Projektressourcen gewährleisten. In aller Regel werden auch mobile Apps angeboten, die das Arbeiten mit der Unternehmenssoftware auch von unterwegs zum Kinderspiel machen.
Dokumente und alle sonstigen Informationen liegen stets aktuell vor. Sie werden versioniert auf einem sicheren Server gespeichert und verschlüsselt übertragen. Auf diese Weise sind wichtige Daten vor Verlust geschützt und es kann kein Versions-Wirrwarr entstehen.
Wenn ein Dokument an einen externen Mitarbeiter weitergegeben wird, z. B. ein Vertragsentwurf an einen Anwalt, so geschieht das in Form eines Hyperlinks auf den Speicherort. Das spart Bandbreite und Speicherplatz. Such-, Kommentier- und Schlagwortfunktionen, Änderungsprotokollierung sowie eindeutige Zuordnungen zu Aufgaben, Projekten, Personen und Ressourcen im System helfen, Arbeitsschritte abzustimmen und Wissen effizient zu managen .
Flexibilität
Ein weiterer Vorteil von Cloud-Software ist ihre Skalierbarkeit. Wer mit wechselnden Projektteams arbeitet und Arbeitsanfall durch Outsourcing bewältigt, wünscht sich eine Software-Lösung, die sich an die jeweilige Benutzerzahl anpassen lässt. Mit gemieteter Software, so genannter SaaS ( Software as a Service), ist das ohne Weiteres möglich: Für eine schwankende Anzahl an Mitarbeitern können Lizenzen flexibel hinzugebucht oder abbestellt werden. Bei manchen Anbietern geht das sogar taggenau, nach dem „Pay-per-Use“-Prinzip. Der Unternehmer kümmert sich um sein Kerngeschäft, der Software-Anbieter um die IT – einschließlich Updates und Administration.
Disposition
Mittelständische Unternehmen müssen nicht nur ihre Mitarbeiter koordinieren, sondern auch Fahrzeuge, Besprechungsräume, technische Geräte und dergleichen mehr. Keine leichte Aufgabe, wenn diese Ressourcen an verschiedenen Standorten eingesetzt werden und Leerlaufzeiten ebenso wie Überschneidungen vermieden werden sollen.
Eine dezentrale Software-Lösung kommt dem dezentralen Ressourceneinsatz optimal entgegen. Ein räumliches und zeitliches Auslastungsmanagement kann vom Projektmanager oder zuständigen Geschäftsführer zentral aufgesetzt und dezentral umgesetzt werden. Kontrollen und Prüfungen sind jederzeit ohne Reisetätigkeit möglich.
Zugriffssteuerung
Verschiedene Stakeholder benötigen unterschiedliche Zugriffsberechtigungen. Externe Mitarbeiter benötigen häufig nur einen Lesezugriff auf ein oder mehrere Dokumente. Oder ein Dokument soll z. B. bearbeitbar sein, aber nicht zum Download zur Verfügung stehen. Oder der Zugriff soll zeitlich befristet sein. Alle diese Einstellungsmöglichkeiten sind in einem fortschrittlichen Dokumentenmanagement vorhanden.
Der Zugriff auf bestimmte Projekte, Aufgaben und Kalender muss ähnlich differenziert steuerbar sein. Ist ein Stakeholder für mehrere Fimen tätig, dann sollte eine Information, die im Kontext einer dieser Firmen entstanden ist, für die übrigen Firmen verborgen bleiben. Das bedeutet, wenn jemand auf die Kontaktdaten dieser Person – z. B. eines Geschäftsführers mehrerer Firmen – Zugriff hat, sollte er nur das sehen, was die jeweils interessierende Firma auch betrifft.
