Die Zusammenarbeit zwischen Projektteilnehmern gestaltet sich gerade in mittelständischen Unternehmen zunehmend komplexer. Unterschiedliche Standorte und wachsende Projekte mit wechselnden Beteiligten erhöhen die Anforderungen an eine gute Kooperationssoftware.
Eine auf das Unternehmen zugeschnittenen Software erhöht die Effektivität der Arbeitsleistung und die wirtschaftliche Effizienz.
Due Funktionen moderner Programme sind aufeinander abgestimmt. Die einzelnen Module greifen ineinander über und ergänzen sich. Die hilfreichsten Features die zur Unterstützung bei der gemeinsamen Zusammenarbeit, bei Projekten und der Aufgabenverwaltung beitragen, werden im Folgenden vorgestellt.
E-Mails
Eine zentrale E-Mail Verwaltung stellt die Basis für eine effiziente Kommunikation. Nach dem Upload in die Software, helfen E-Collaborations-Tools bei der Verteilung der E-Mails an die richtigen Empfänger und helfen beim Auffinden der Informationen die in den E-Mails stecken.
Mit intelligenten Suchfunktionen können die E-Mails gezielt gefiltert und der gesuchte Schriftverkehr schnell gefunden werden.
In der Praxis: Alle E-Mails laufen an einem Ort zusammen. Kunden-E-Mails werden mit den jeweiligen Profilen verknüpft und erlauben die Nachvollziehung des Schriftverkehrs im Zeitablauf. Genauso wie die Anhänge, lassen sie sich vom Arbeitsplatz und mobil anhand von Suchbegriffen oder Tags finden.
Kalender
Um die im Büroalltag anstehenden Aufgaben und Termine koordinieren zu können, ist ein digitaler Kalender unerlässlich. Die Möglichkeit auch auf die Termine der Kollegen zuzugreifen, sofern deren Kalender freigegeben sind, erleichtern die gemeinsame Terminabsprache.
Auch wichtige Metadaten, wie Notizen oder Dateien können an Termine angehängt werden und sind im richtigen Moment immer zur Hand.
In der Praxis: Der Kalender dient zur Planung und Übersicht der eigenen Termine. Freigegebene Gruppenkalender vereinfachen die gemeinsame Terminfindung und erleichtern die Koordination von Meetings und Projekten erheblich.
Informations- und Dokumentenmanagement
Ein funktionales Dokumentenmanagementsystem bildet das Herzstück eines E-Collaboration Tools.
Kernfunktion eines DMS ist die Ablage aller unternehmensrelevanter Informationen und Dateien ân einem Ort. Während des Uploads wird der Inhalt mittels Volltexterkennung eingelesen und Metadaten wie Erstellungsdatum, Name des Erstellers, Seitenanzahl werden gespeichert. Zusätzlich können weitere Versionen und Schlagworte angehangen werden. Durch die Suche nach enthaltenen Begriffen oder Schlagwörtern werden Dateien direkt wieder gefunden und können weiterverarbeitet werden.
Alle Dateien können beliebig oft in Listen gespeichert werden, die dann, versehen mit individuellen Lese- und Schreibrechten an weitere Benutzer wie Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartnern freigegeben werden können. Für Projekte können kurzzeitig Gastnutzer für die gemeinsame Zusammenarbeit hinzugefügt werden. Die Dateien können aber auch über Download-Links bereitgestellt werden.
Mit Apps können Beteiligte auch mobil Daten teilen und freigeben.
In der Praxis: Können Dokumente dank Versionierung revisionssicher auch von vielen Projektbeteiligten untereinander ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden und Veränderungen anhand der Kommentarfunktion nachverfolgt werden.
Projektmanagement
Auch gemeinsame Projekte können von den richtigen Tools profitieren. Ein Projekttool vereint die vorhergenannten Funktionen in sich und erweitert sie um Zeiterfassung, Budgetplanungen und Auswertungen.
Start- und Endtermine können ebenso erfasst werden wie Meilensteine, vorhandene Budgets und Kapazitäten. Aufgaben und Termine werden abgestimmt und in gemeinsame Kalender eingetragen.
Durch das verbundene DMS werden alle verknüpften Dateien, E-Mails und Schriftstücke an einem zentralen Archiv gespeichert und für alle Beteiligten mit klar definierten Rechten zugänglich gemacht.
In der Praxis: Steht eine Plattform für die projektbezogene Kommunikation und Kooperation bereit. Die Nachverfolgung der Fortschritte kann aufgrund der gestiegenen Transparenz effizient erfolgen, Termine, Deadlines und das vorhandene Budget werden dabei immer im Auge behalten. Informationen können schnell gefunden und übermittelt werden.
Mobiler Zugriff
Auch unterwegs immer informiert, das ist einer der größten Vorteile moderner E-Collaboration Programme. Per Smartphone App kann auf alle Funktionalitäten zugegriffen werden, Dateien und Fotos bereitgestellt und Kollegen mit Kommentaren und E-Mails informiert werden.
In der Praxis: Kommunizieren Teamkollegen ortsunabhängig miteinander. Neue Informationen können sofort eingepflegt werden.
Sichere Datenspeicherung
Um sensible Unternehmensdaten ausreichend zu schützen, sollte die Datenspeicherung ausschließlich verschlüsselt und Speicherung im deutschen Rechenzentrum vorgenommen werden. So ist sichergestellt dass der Zugriff nur durch berechtigte Personen erfolgt.
