Die Wahl des richtigen Programms
Aufgrund der Vielzahl der möglichen Angebote sollte die Auswahl strategisch angegangen werden. Hierbei ist nicht nur auf die Struktur des Unternehmens und dessen Arbeitsprozesse einzugehen, Datensicherheit und Datenschutz sollten im Hinblick auf ein Programm, in dem sensible Daten gespeichert werden, nicht vernachlässigt werden.
Auch die technischen Rahmenbedingungen sollten in die Überlegungen einbezogen werden. Hier sind die größten Vorteile bei Cloud-Software zu finden, da sie nur geringe technische Anforderungen stellen und keine weiteren Server oder IT-Infrastruktur benötigt. Auf versteckte Langzeitkosten sollte jedoch unbedingt geachtet werden – bietet der Anbieter die Software zu einem monatlichen oder jährlichen Festpreis an oder entstehen versteckte Zusatzkosten?
Viele Anbieter bieten modulare Softwarebausteine oder eigens programmierte Lösungen an, die individuell auf das Unternehmen abgestimmt werden können. Ein persönliches Beratungsgespräch kann Klarheit über die Möglichkeit der Erfüllung der Anforderungen schaffen.
Sind die ersten Entscheidungen getroffen, kann anhand der wesentlichen Ansprüche aller internen und übergreifenden Geschäftsprozesse an die neue Software ein Anforderungskatalog erstellt werden. Bei der detaillierten Definition der Anforderungen an das Programm sollten die Mitarbeiter mit einbezogen werden, neben der genaueren Spezifikation der Funktionen wird so die spätere Akzeptanz bei der Einführung erhöht.
Die Einführung des Tools
Die Mitarbeiter sollten von Beginn an in die Planung und Umsetzung der neuen Lösung einbezogen werden. Die praktischen Vorteile und der Mehrwert können mit Hilfe von Schulungen deutlich gemacht und Hemmnissen im Umgang mit dem neuen Tool abgebaut werden. Zudem ist zu entscheiden, ob die Software nach der Big Bang Methode – zu einem festgelegten Zeitpunkt oder iterativ – also in kleinen Schritten, eingeführt werden soll.
Mit einer schrittweisen Einführung lässt sich die Akzeptanz bei den Mitarbeitern am besten steigern. Stück für Stück wird das neue Programm näher gebracht und geschult. Es wird niemand überfordert und muss befürchten, das Programm nicht korrekt bedienen zu können.
Bei der Einführung sollten die Mitarbeiter kontinuierlich begleitet werden, ein Ansprechpartner, an den sich bei Fragen und Problemen gewandt werden kann, wirkt der Ablehnung des neuen Programms entgegen. Ein Jour fixe kann festgelegt werden, um Fragen der Mitarbeiter zu beantworten, so kann sichergestellt werden, dass alle mit dem Programm zufrieden arbeiten. Schwachstellen können so schnell erkannt und behoben werden.
Ein Projekt-Team, das sich um Feedback und Verbesserungsvorschläge der Anwender kümmert, kann nützliche Informationen als Grundlage für bessere Arbeitsabläufe sammeln. Falls keine Ressourcen für ein Team vorhanden sind, kann als Feedbackmöglichkeit bspw. zentrales Formular bereitgestellt werden, über das Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge mitteilen können.
Das Management sollte die Veränderung vorleben und das eingeführte Programm von Beginn an für die vorgesehenen Zwecke nutzen und auch in der internen Kommunikation auf die neuen Möglichkeiten zurückgreifen.
Der Einsatz im Unternehmen
Zwar mag die Einführung eines umfassenden E-Collaboration-Tools im Unternehmen langwierig und kostenintensiv sein, ein abgestimmtes System bietet jedoch Vorteile, die diese Kosten in kurzer Zeit amortisieren.
Im Laufe der Zeit, wird eine zentrale Datenbank gebildet, auf die Ihre Mitarbeiter schnell und effizient zugreifen können. In der konkreten Zusammenarbeit greifen alle Teammitglieder auf dieselben Dateien zu und alle Informationen laufen an einem Ort zusammen. Prozessabläufe werden gestrafft und Kosten so minimiert.
Viele Kooperationstools sind in ein ERP-System integriert. Eine auf das Unternehmen abgestimmte Software verwaltet die Daten und Informationen der Kernprozesse Einkauf, Vertrieb, Marketing, Verkauf, Lagerhaltung, Produktion und Buchhaltung und schafft so Synergien.
Sie unterstützt nicht nur bei der firmeninternen Kommunikation sondern auch bei der Ansprache Ihrer Kunden durch E-Mails, Newsletter oder auch Vertragsmanagement. Der Verbleib einer Ware kann vom Einkauf, über den Rechnungsposten, bis hin zur Position auf der Bilanz lückenlos nachvollzogen werden.
Fazit
Auf welche Funktionen ein Unternehmen den Schwerpunkt legt, sollte wohlüberlegt sein. Einmal implementiert, wird ein Tool die Geschäftstätigkeit viele Jahre lang begleiten. Anfänglicher Skepsis durch Mitarbeiter kann durch umfangreiche Schulungen und geschulte Ansprechpartner entgegen gewirkt werden. Doch schon nach kurzer Zeit wird sich der anfängliche Aufwand sowohl in finanzieller als auch unternehmenspolitischer Sicht rentieren.
