Software für Unternehmensberater

Die Anforderungen an eine Software für Unternehmensberater sind vielfältig: Kunden verwalten, Projekte managen, Zeiten erfassen, Budgets kontrollieren und Aufträge abrechnen – all diese Funktionen sind relevant. Folgender Beitrag wirft einen Blick auf die speziellen Herausforderungen der Consulting-Branche und geht der Frage nach, worauf bei der Softwareauswahl zu achten ist.

Welche Software für Unternehmensberater gibt es?

Unternehmensberatersoftware – gibt es das eigentlich? Als eigene Kategorie streng genommen nicht. Denn meist verbirgt sich dahinter eine Vielzahl an Software-Lösungen, die häufig im Consulting eingesetzt werden:

  • Projektmanagementsoftware unterstützt in der Unternehmensberatung dabei, Kundenprojekte zu steuern und zu verwalten.
  • CRM-Software ermöglicht die Kontaktverwaltung und bieten mithilfe der Kundenhistorie einen Überblick über die Kundenbeziehungen.
  • DMS-Systeme dienen dem Dokumentenmanagement und der Archivierung sowie der Zusammenarbeit an Dokumenten.
  • Finanzbuchhaltungssoftware wird in der Buchhaltung eingesetzt. Manche Beratungsunternehmen haben ihre Buchhaltung auch an den Steuerberater ausgelagert und bereiten diese nur vor.
  • Microsoft Office ist als Standardsoftware auch bei Beratungsunternehmen weitverbreitet. Interne Reportings und Dokumentationen werden oft mit Excel erstellt.
  • Weitere Tools für die Zusammenarbeit (Slack, Teams) und ggf. Fachanwendungen

In dieser Beschreibung wird deutlich: Im Consulting sind oft verschiedene Softwarelösungen im Einsatz. Das Problem ist, dass sie häufig nicht miteinander kommunizieren. Die Folge sind Informationssilos, die wiederum aufwendige Recherchen oder Informationsdefizite nach sich ziehen können und dadurch den Verwaltungs-„Overhead“ im Unternehmen vergrößern.

Unternehmensberater sind auch als Digitalisierungsberater gefragt.

Das ist ein großes Manko, denn schließlich sind im Business Vernetzung, Schnelligkeit und Collaboration heute wichtiger denn je. Nach dem Motto „Lebe, was Du berätst“ müssen auch Berater sich verstärkt Themen wie New Work, Integration und Collaboration widmen. All-in-One-Systeme aus der Cloud wie etwa die Unternehmenssoftware für Berater von Scopevisio können hier eine Option sein, um  genau diese Themen zu unterstützen.

Warum Software für Consulting-Unternehmen?

Gerade für wachsende Unternehmensberatungen ergeben sich besondere Herausforderungen. Je mehr Mandanten, Projekte, Mitarbeiter Sie beschäftigen, je diverser und digitaler Ihr Beratungsspektrum wird und je mehr externe Experten Sie hinzuziehen müssen, desto komplexer wird Ihre Organisation. Und desto mehr müssen Sie Ihre Zahlen im Blick haben, Projekte und Ressourcen optimal planen, Budgets unter Kontrolle halten, die Zufriedenheit Ihrer Mandanten sicherstellen, effizient und schnell sein, Kosten senken und vieles mehr. Sie stehen dann an einem Punkt, an dem Sie die Komplexität mit Ihrer heterogenen, aus einzelnen Silos bestehenden IT-Landschaft nur schwer abbilden und managen können:

  • Wissen Sie zum Beispiel ganz genau, welche Projekte welchen Status haben und aus dem Budget zu laufen drohen?
  • Welche Angebote stehen aus – und in welchem Umfang? Wann ist welcher Umsatz zu erwarten und benötigen Sie zusätzliches Personal?
  • Wer ist wann in welchem Projekt tätig und wie gut können Ihre Mitarbeiter von unterwegs arbeiten? Gibt es Einschränkungen, weil ihnen die nötigen Anwendungen nicht zur Verfügung stehen?
  • Wie weit haben Sie Routineprozesse automatisiert?

All diese Fragen sollte eine Softwarelösung für Unternehmensberater beantworten können.

 

Welche Funktionen sollte Software für die Branche Unternehmensberatung bieten?

Eine All-in-one Lösung für Berater sollte den Arbeitsalltag effizient unterstützen und Funktionen für die wichtigsten Aufgaben im Bereich Consulting bieten:

  • Kontaktmanagement (CRM): Alle Kundendaten zentral im System, idealerweise verknüpft mit E-Mails, Schriftverkehr und Dokumenten
  • Kaufmännische Abwicklung vom Angebot bis zur Abrechnung
  • Projektmanagement: Verwaltung und Steuerung von Projekten mit Aufgaben und Meilensteinen inklusive Ressourcenverwaltung
  • Zeiterfassung: Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung
  • Dokumentenmanagement: Dokumente idealerweise verknüpft mit Kontakten und Projekten
  • Projektabrechnung, ggf. mit beigefügtem Leistungsnachweis
  • Reisekostenabrechnung
  • Finanzbuchhaltungssoftware, sofern die Buchhaltung inhouse erledigt wird oder aber eine Lösung für die vorbereitende Buchhaltung und zur digitalen Weitergabe relevanter Daten und Belege an den Steuerberater
  • Controlling mit den wichtigsten Kennzahlen für Ihr Beratungsunternehmen

Worauf sollten Sie bei der Softwareauswahl für Berater achten?

Der Vergleich von Business-Lösungen die Unternehmensberatung ist nicht einfach. Folgende Aspekte können als Leitlinie fungieren.

Mobilität: Als Berater auch unterwegs informiert

In einer Branche wie dem Consulting, in der die meisten Mitarbeiter viel unterwegs sind, benötigen Sie Anwendungen, die Sie von überall nutzen können.

Denn können Ihre Consultants unterwegs nicht auf Ihre zentralen Unternehmenssysteme wie das CRM, die Projekte oder Dokumente zugreifen und mit diesen arbeiten, müssen sie dies nachholen. Die Folge: Kontakte und Leads, Statusupdates und vieles mehr müssen sie dann nachtragen, wenn sie wieder im Büro sind. Ebenso dauern Freigaben – etwa von Zahlungen und Angeboten oftmals (zu) lange, um nur zwei Beispiele zu nennen. Software, die als Service in der Cloud angeboten wird, ist per se ortsunabhängig. Sie benötigen nur ein Endgerät, einen Browser und Internetzugang.

Integrierte Zeiterfassung

Projekte werden meist nach einem kalkulierten Zeiteinsatz berechnet. Wenn nun jeder Consultant seine Zeit individuell erfasst, zum Beispiel in einer Tabelle oder in einer kleinen Lösung für die Personalzeiterfassung und vielleicht erst nach einem bestimmten Intervall, zum Beispiel jede Woche oder monatlich an den Projektleiter reportet, erkennt dieser möglicherweise Engpässe zu spät. Auch ist die Erfassung selbst für die Mitarbeiter vielleicht nicht einfach genug. „Aufschieberitis“ oder Ungenauigkeit in diesem Punkt sind zwar leicht nachvollziehbar, aber riskant: Im schlimmsten Fall entgehen Ihnen satte Umsätze. Bei einer integrierten Zeiterfassung fließen alle Zeiten automatisch dem entsprechenden Projekt zu. Intelligente Mechanismen und Regeln benachrichtigen Sie, sobald das Projekt aus dem Budget zu laufen droht.

Integrierte Reisekostenabrechnung

Ein unbeliebtes Thema: So mancher Berater verbringt am Monatsende einen Tag damit, seine Reisekosten des vergangenen Monats zusammenzusuchen, einzuscannen, in Listen einzutragen, freigeben zu lassen und schließlich in der Buchhaltung einzureichen. Bis dann die Zahlung des Auftraggebers kommt, dauert es vermutlich einige Zeit, in der liquide Mittel gebunden sind. Besser ist es, eine mobile und automatisierte Belegerfassung zu nutzen. Das heißt: Belege direkt vor Ort per Smartphone einscannen und dann in einen festgelegten, automatischen Workflow zu geben – natürlich GoBD-konform. Wichtige Informationen rund um das Thema „Ersetzendes Scannen“ erhalten Sie in unserem Ratgeber.

Software als Wissensdatenbank

Nicht nur in der Projektarbeit ist eine umfangreiche, grenzenlose Wissensbasis von Vorteil. In Zeiten des Wachstums und einer steigenden Komplexität kombiniert mit einer teilweise hohen Fluktuation – zumindest auf der Junior-Ebene – gehen in der Unternehmensberatung schnell Wissen und Erfahrungen verloren oder sind nur mit aufwendigen Suchen wieder auffindbar. Eine integrierte und intelligente Software für Unternehmensberater verknüpft Dokumente, Kontakte, Aufträge, Vorgänge und Projekte im Hintergrund und gibt Ihnen clevere Suchfunktionen an die Hand. Komplexe Dokumentationen werden dadurch erheblich beschleunigt.

Zusammenarbeit mit Externen

Ein Trend in der Beratungsbranche ist, dass Teams heute heterogener aufgestellt sind und sich mittlere Beratungen mit Freelancern oder externen Partnern zusätzliche Digital-Expertise einkaufen (was die Schwergewichte der Branche durch Akquisitionen von Digitalagenturen gelöst haben).

Sie benötigen für eine optimale Zusammenarbeit nicht nur die passenden Tools für Collaboration und Knowledge Sharing. Sie brauchen auch ein flexibles Human Capital Management, flexible Arbeitszeitmodelle und einen kontrollierten Zugriff auf die relevanten Projektdokumente und Daten für Externe. Ihre Unternehmenssoftware sollte daher diese Zugriffsmöglichkeit bieten, die Sie zum Beispiel über Rollen- und Berechtigungskonzepte einrichten. Vielleicht können Sie auch die Zeiten der externen Partner aus der Zeiterfassung automatisch in die Personalabrechnung einfließen lassen – dann müssen Sie sich darum nicht mehr kümmern.

Controlling: Haben sich Ihre Projekte gerechnet?

Für eine optimale Planung und Steuerung brauchen Sie Auswertungen über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte im Einzelnen und in der Gesamtheit. Wo stehen Sie beim Umsatz? Welche Projekte sind erfolgreich und warum? Wo arbeiten Sie nicht kostendeckend und warum? Welche Umsätze sind in der Pipeline? Wo entsteht möglicherweise ein Personalbedarf und wie kann dieser gedeckt werden? Wo laufen Kosten aus dem Ruder? Haben Sie diese Zahlen nicht jederzeit und in Echtzeit zur Hand, fehlt Ihnen die fundierte Basis für die richtigen Entscheidungen. Dann müssen Sie sich fragen: Kann ich den Auftrag annehmen? Habe ich die nötige Manpower gerade verfügbar? Eine integrierte Lösung sorgt für Transparenz und gibt Ihnen ein umfassendes Abbild Ihrer betriebswirtschaftlichen Situation und stellt Ihnen die passenden Controlling-Werkzeuge für eine optimale Echtzeit-Steuerung bereit.

Eine All-in-one Lösung für Berater?

Der Vorteile einer All-in-on-Lösung: Die genannten Aspekte sind in einer professionellen Software für die Unternehmensberatung integriert – statt Silos profitieren Sie von einer durchgängigen und effizienten Prozesslandschaft. Sie setzen statt auf Einzelsysteme auf eine Komplettlösung, die alle Aufgabenbereiche vom Vertrieb, Marketing, Projektmanagement, der Finanzbuchhaltung bis hin zum Banking und dem Steuerberater verbindet, alle Prozesse von der Akquise bis zur Abrechnung durchgängig abbildet und Wissen verknüpft. Sie vernetzen Ihre Organisation auf diese Weise intern und machen sie dadurch schnell und intelligent.

 

Software für Unternehmensberater schrittweise einführen

Um eine digital vernetzte, integrierte Software für Unternehmensberater einzuführen, müssen Sie erstens nicht alles Vorhandene ablösen und zweitens nicht alles auf einmal einführen. Sie können schrittweise vorgehen und zunächst einzelne Lösungen integrieren – zum Beispiel als ersten Schritt ein zentrales und intelligentes DMS implementieren. Im zweiten Schritt vielleicht Funktionen für die Zeiterfassung und die Projektkoordination. Und dann sukzessive die Finanzbuchhaltung und Ihre Steuerberatungskanzlei integrieren, damit auch sie auf die Daten in Echtzeit zugreifen kann. Haben Sie ein Legacy-CRM, das Sie weiter nutzen möchten, sollte dies ebenso kein Problem darstellen. Eine offene Architektur erlaubt auch die Integration von Fremdanwendungen. Wichtig jedoch ist, dass Sie jetzt mit dem Umdenken starten. Damit Ihnen die Komplexität nicht über den Kopf wächst und Sie die Veränderungen des digitalen Zeitalters zu Ihrem Vorteil nutzen.

Autor:in Sabine Jung-Elsen
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