Wann darf ich meine Rechnungen entsorgen? Wie lange muss ich diverse Belege und E-Mails aufbewahren? Genau diese Fragen stellen sich zahlreiche Unternehmer:innen! Mit diesem Beitrag möchten wir den Fragenzeichen in den Köpfen und den unnötig hohen Papierstapeln ein Ende setzen.
- Was versteht man unter der Aufbewahrungspflicht?
- Wie lange muss ich meine Unterlagen aufheben?
- Welche Möglichkeiten der Dokumentenaufbewahrung habe ich?
- Elektronische Buchführung
- Mit welchen Konsequenzen habe ich bei einem Verstoß der Aufbewahrungspflicht zu rechnen?
- Weitere Informationen und offizielle Quellen zur Aufbewahrungspflicht- und Fristen
- Ihr Weg zum modernen Dokumentenmanagement
Was versteht man unter der Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht ermöglicht eine ständige Nachprüfbarkeit von wichtigen Dokumenten innerhalb der Aufbewahrungsfristen. Somit ist jeder Unternehmer und jede Unternehmerin dazu verpflichtet, alle geschäftlichen Unterlagen aufzuheben. Hierbei kann es sich um Belege, Konten, Geschäftspapiere, Jahresabschlüsse, Bilanzen und diverse Unterlagen, die in Hinsicht auf die Besteuerung von Bedeutung sind, handeln.
Wie lange muss ich meine Unterlagen aufheben?
In Österreich gilt meistens eine 7-jährige Frist, welche stets am Ende es Kalenderjahres, an dem der jeweilige Betrag gezahlt/gebucht wurde, beginnt. Man muss allerdings etwas aufpassen, denn es gibt auch eine Handvoll Dokumente, die bis zu 22 Jahre aufgehoben werden müssen!
Hierzu zählen:
- Aufzeichnungen und Unterlagen, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen
- Unterlagen, welche in Verbindung mit einem Verfahren (bzgl. Behörden oder Gerichten) in Verbindung stehen, müssen aufbewahrt werden, bis das Verfahren abgeschlossen ist
Übersicht über Unterlagen und deren Fristen
| Art des Dokuments | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
| Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
| Unterlagen iZm Grundstücken | 22 Jahre |
| Belege iZm Verfahren | bis zum Ende des Verfahrens |
| Auszeichnungen und Bücher | 7 Jahre |
| Lieferscheine | 7 Jahre |
| Personalunterlagen | 7 Jahre (Dienstzeugnisse 30 Jahre) |
| Lohnunterlagen | 7 Jahre |
| E-Mails | 7 Jahre |
| Zolldokumente | 7 Jahre |
Covid-19 Unterstützungen
| Art des Dokuments | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Investitionsprämie | 10 Jahre |
| Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre |
| Härtefallfonds | 7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre |
| Fixkostenzuschuss I; 800.000 | 7 Jahre |
| Ausfallsbonus I, II; III | 7 Jahre |
| Verlustersatz | 7 Jahre |
Welche Möglichkeiten der Dokumentenaufbewahrung habe ich?
Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten: die elektronische Aufbewahrung oder die in Papierform. Welche sollten Sie nun nutzen? Das bleibt ganz Ihnen überlassen, jedoch profitieren Sie von einem digitalen Dokumentenmanagement enorm und sparen neben Zeit auch noch bares Geld! Für beide Möglichkeiten gelten jedoch dieselben Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist dabei, dass die Dokumente in der Originalform aufbewahrt werden!
Falls die Entscheidung auf die elektronische Variante fällt, muss bei der Archivierung darauf geachtet werden, dass eine Wiedergabe der elektronisch aufbewahrten Dokumente zu jedem Zeitpunkt möglich ist. Zusätzlich muss sie vollständig angezeigt werden und geordnet sein. Die Wiedergabe muss hierbei stimmig und getreu der Urschrift sein.
Elektronische Buchführung
Unter einer elektronischen Buchhaltung wird die vollständige Aufzeichnung und Verarbeitung von buchhaltungsrelevanten Daten über eine elektronische Datenverarbeitungsanlage verstanden. Das Erfassen und Sortieren von Daten kann somit binnen kürzester Zeit erledigt werden. Auch die Aufbewahrungspflicht erfolgt automatisch, was einen Verstoß nahezu unmöglich macht.
Zu beachten gilt: Wenn es diverse Hilfsmittel benötigt, um Dokumente lesbar zu machen, müssen diese jederzeit bereitgestellt werden können.
Hier ist es wichtig eine zuverlässige Buchhaltungssoftware zu finden, welche zu ihrem Unternehmen passt.
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Mit welchen Konsequenzen habe ich bei einem Verstoß der Aufbewahrungspflicht zu rechnen?
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ist strafbar und kann schmerzhafte Folgen haben. Zum einen macht man sich einer Finanzordnungswidrigkeit schuldig, was eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro bedeuten kann. Zusätzlich kann es zu einer Schätzungsbefugnis, im Falle einer Nichtaufbewahrung, führen.
Weitere Informationen und offizielle Quellen zur Aufbewahrungspflicht- und Fristen
Wirtschaftskammer Österreich – Aufbewahrungspflichten für Unternehmen
Wirtschaftskammer Österreich – Aufbewahrungspflichten FAQ
Bundesministerium für Finanzen/Unternehmensservice Portal – Aufbewahrungspflicht
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