Scopevisio TEAMWORK-DMS

Dokumente und Dateien sicher in Deutschland speichern. Teilen Sie Dokumente mit externen Kunden, organisieren Sie Ihre Informationsflut. Auch für unterwegs.

 

Perfekte Zusammenarbeit, jederzeit und überall

Mit Scopevisio TEAMWORK-DMS verwalten Sie Dateien sowohl auf Ihrem PC als auch mobil vom Smartphone oder Tablet aus. Dank der vielfältigen Funktionen können Dokumente und Dateien strukturiert, organisiert und Ihren Geschäftsprozessen angepasst werden.

Stellen Sie Ihren Geschäftspartnern und Kollegen wichtige Dateien über Links oder Gastzugänge bereit. Dank der Rechteverwaltung können die Zugriffsrechte auf jede Datei für jeden Benutzer genau festgelegt werden.

Kernfunktionen

  • Verwaltung von Dokumenten und Dateien
  • Geschäftsprozesse effizienter gestalten
  • Versionierung und Änderungshistorie
  • Dokumente mit anderen Teilnehmern teilen
  • Unabhängig vom Unternehmensstandort arbeiten

Datenspeicherung in Deutschland

Funktionen im Überblick

 

 

Jetzt 30 Tage kostenlos testen!

 

 

Unsere mobilen Anwendungen

Mobile Anwendungen

Mit den mobilen Anwendungen von Scopevisio behalten Sie auch unterwegs den vollen Überblick über Ihr Unternehmen. CRM2GO, PROJEKTE2GO, FINANZ2GO und TEAMWORK sind für die Nutzung auf Tablets und Smartphones optimiert. Die mobilen Anwendungen bilden zusammen mit den zugehörigen Desktop Anwendungen ein perfektes Paar.

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Eine Lösung, die mitwächst

Die Scopevisio AG bietet ihre Anwendungen in drei Lines an: Smart, Business und Enterprise. So können Sie mit einem schlanken Funktionsumfang starten und haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Anwendung um weitere Funktionen zu ergänzen. Ein Upgrade auf die nächst höhere Line ist jederzeit möglich.

Smart Line Die Smart Line verfügt über einen schlanken Funktionsumfang für die grundlegenden Anforderungen in Unternehmen.

Business Line Die Business Line bietet umfangreichere Funktionen für mittelständische Unternehmen.

Enterprise Line Die Enterprise Line richtet sich mit ihren umfassenden Funktionalitäten vor allem an Mittelständler mit komplexen Anforderungen.

Es können nur Anwendungen der gleichen Line miteinander kombiniert werden.

 

Scopevisio TEAMWORK-DMS

Scopevisio TEAMWORK-DMS  –  Funktionen im Überblick

 

Scopevisio TEAMWORK-DMS

Scopevisio Referenzen und Erfahrungsberichte

Scopevisio AG

Weitere Kundenmeinungen und Erfahrungsberichte

 

 

Was versteht man unter einem Dokumentenmanagementsystem?

Interne Prozesse und externe Vorschriften machen es erforderlich, dass Unternehmen Dokumente jeder Art elektronisch erfassen, bearbeiten und archivieren können. Um diese Vorgänge zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, wurden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entwickelt, die das rasche Archivieren und Auffinden aller in der Datenbank abgelegten Dokumente ermöglichen. Dabei kann es sich um originäre elektronische Dokumente handeln oder um papierne Dokumente, die nachträglich digitalisiert wurden. Jedes dieser Dokumente wird indiziert, das heißt, es werden sowohl die Nutzdaten (der Inhalt) als auch Metadaten (Schlagwortindizierung) erfasst. Anschließend können die Dokumente für vielfältige Vorgänge weiter genutzt werden, beispielsweise für die Bearbeitung im Team oder um als Information an einen bestimmten Personenkreis weitergeleitet zu werden. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Speicherung von Daten – beispielsweise von Belegen für das Finanzamt – kann auf diese Weise erfolgen.

Über welche Kernfunktionen verfügt ein DMS?

Die DMS-Software erleichtert es Anwendern zunächst, Dokumente langfristig sicher zu archivieren. Ziel ist es jedoch nicht allein, die Ablage im Keller durch eine elektronische Ablage zu ersetzen. Stattdessen erfolgt eine Archivierung, die es Nutzern erlaubt, gezielt nach Dokumenten zu suchen, diese zu sichten, zu bearbeiten, weiterzuleiten, zu elektronischen Akten zu bündeln und dergleichen mehr. Ein DMS unterstützt damit verschiedene unternehmerische Prozesse. Es erleichtert die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung bestimmter Dokumente, auf die auch nach langer Zeit problemlos zugegriffen werden kann. Es ermöglicht darüber hinaus die Bereitstellung von Dokumenten für die Teamarbeit und die Protokollierung von Bearbeitungsständen. So können Aufgabenbereiche festgelegt werden (Recherche, Überarbeitung, Prüfung, Genehmigung) und der aktuelle Stand der Bearbeitung kann jederzeit angezeigt werden. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit liegt in der Zusammenstellung von Informationen über die Schlagwortsuche, etwa in Form von Beispielsammlungen. Über Schnittstellen können die Dokumente zudem für andere Softwareanwendungen zugänglich gemacht werden.

Zusammenspiel mit CRM- und ERP-Software

Tatsächlich werden DMS gegenwärtig kaum noch einzeln eingeführt, sondern mit Anwendungen wie dem Customer-Relationship-Management (CRM) und dem Enterprise-Ressource-Planning verbunden bzw. genutzt. Das DMS dient dann als Ablage innerhalb des größeren Systems. Über eine Schnittstelle können die benötigten Dokumente oder Informationen geladen oder im Archiv abgelegt werden. Auch das Digitalisieren papierner Dokumente ist einfach über eine Scanfunktion möglich. Die Verbindung aus CRM-Software und DMS ist insbesondere in Unternehmen vorteilhaft, in denen die Bearbeitung von Dokumenten und der Kundenkontakt den Geschäftsalltag bestimmen. So können beispielsweise Versicherungsunternehmen für die Bearbeitung aktueller Fälle einerseits auf die Kundendaten, andererseits auf benötigte Dokumente zugreifen. Sind verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter an der Bearbeitung beteiligt, kommt es nicht mehr zur Doppelbearbeitung oder zum Informationsstau, da jeder autorisierte Mitarbeiter den gesamten Prozess der Bearbeitung einsehen und entsprechend handeln kann. Die Verbindung von DMS und ERP erweist sich als äußerst vorteilhaft, um kaufmännische oder buchhalterisch relevante Dokumente zu erfassen und zu speichern. Auch können Daten über Kunden und (abgeschlossene) geschäftliche Transaktionen zusammengeführt werden.

Cloud-Lösungen für KMU

Während große Konzerne eher den Aufbau eigener Datenbanken auf eigenen Servern vorantreiben werden, stehen kleinen und mittleren Unternehmen diese Lösungen kaum zur Verfügung. Eine gute Alternative stellen dann Lösungen dar, in denen die Archivierung in der Cloud erfolgt. Einen solchen Service bietet beispielsweise das deutsche Unternehmen Scopevisio an. Der gesamte Service geht über das reine Speichern bzw. Archivieren deutlich hinaus. Der Nutzer kann seine Dokumente in verschiedenen Kategorien ablegen (Vertrieb, Abrechnung, Finanzen) und jeweils für die Bearbeitung im Team freigeben. Über die Volltextsuche können alle Dokumente rasch aufgefunden werden. Zu den Hauptfunktionen gehören also das rasche Auffinden von Dokumenten, die Bearbeitung direkt in der Cloud und das Teilen mit anderen. Alle Daten sind auch mobil über Android- oder iOS-Smartphone abrufbar.

Evaluierung von DMS

Generell erweist sich die Einbeziehung aller Mitarbeiter, die in der Zukunft mit einer Software wie dem DMS arbeiten werden, schon in der Phase der Evaluierung als sinnvoll. So können die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen eines Unternehmens am besten darüber Auskunft geben, welche Funktionen sie als besonders wichtig erachten. Zusätzlich lassen sich geschäftliche Abläufe visualisieren; die sich daraus ergebenden Erfordernisse können in einen Kriterienkatalog überführt werden, der zur Grundlage der Evaluierung wird. Von besonderer Wichtigkeit ist es zudem, zu erfassen, welche Art von Dokumenten gespeichert werden soll, um beispielsweise Dokumente, die ausschließlich archiviert werden müssen, von anderen, die für die Bearbeitung von Geschäftsprozessen notwendig sind, trennen zu können. Weitere Aspekte, die bei der Auswahl der geeigneten DMS-Software berücksichtigt werden sollten, sind die Nutzerfreundlichkeit der Anwendung, die Möglichkeit, sie in bestehende Systeme zu integrieren, sowie die Kosten, die durch die Einführung verursacht werden und der Aufwand, der für die Nutzung erforderlich ist.

Einführung von DMS

Auch bei der Einführung von DMS wird das Gelingen wesentlich davon abhängen, Mitarbeiter von Beginn an zu beteiligen, da es von deren Engagement abhängen wird, ob sich die Anschaffung der DMS-Software letztlich rentiert. So ist es beispielsweise erforderlich, gemeinsam an einem alltagstauglichen Schlagwortkatalog, an der Festlegung von Suchkriterien zu arbeiten. Hinzu kommt, dass für die Mitarbeiter anfänglich ein höherer Arbeitsaufwand durch das Eingeben der Daten und Abspeichern der Dokumente erforderlich sein kann. Zeitgleich mit der Einführung, sollten zudem erste Schulungen erfolgen. Kleine und mittlere Unternehmen, die mit weniger komplexen Lösungen aus der Cloud arbeiten, können hierauf in der Regel verzichten.

Cloud Dokumenten-Management-System

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