So schreiben Sie korrekte Rechnungen: Rechnungsvorlagen und Rechnungsmuster

Sie wollen eine Rechnung schreiben und suchen Rechnungsmuster oder Rechnungsvorlagen? Um Ihnen Anregungen für Ihre Rechnungsstellung zu bieten, stellen wir Ihnen Beispielrechnungen vor und erläutern Ihnen, wie andere Firmen das Thema angehen. Dabei sollten Sie allerdings die Pflichtangaben beachten, die auf eine Rechnung gehören, damit sie rechtlich Bestand hat.

Unser erster Tipp: Wenn Sie als Unternehmer für einen anderen Unternehmer eine Leistung erbringen, sind Sie verpflichtet, eine Rechnung auszustellen – und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung

Alle Rechnungen, die den Betrag von 150,- Euro brutto überschreiten, müssen gemäß dem Umsatzsteuergesetz folgende Pflichtangaben enthalten:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens Die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum) Lieferdatum oder Zeitraum der Leistung Rechnungsnummer (einmalig vergebene, fortlaufende Nummer) Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen Nettobetrag der Leistung und Lieferung Steuersatz (zum Beispiel 19 % oder 7 % Mehrwertsteuer) sowie Höhe des Steuerbetrages bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung

Download der Musterrechnung

Noch ein Hinweis zu Nr. 5 „Lieferdatum": Das Lieferdatum ist eine Pflichtangabe, die in jedem Fall angegeben werden muss und zwar auch dann, auch wenn das Lieferdatum den Rechnungsdatum entspricht. In der Vergangenheit wurde in diesem Fall oftmals die Standardformulierung „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum" eingefügt. Dies ist nicht mehr erlaubt.

Rechnungsvorlagen

Rechnungsvorlagen können Sie als Basis nutzen, um Ihr eigenes Rechnungsformular zu gestalten. Fügen Sie Ihr Logo ein, ändern Sie das Dokument nach Ihren Vorstellungen oder gestalten Sie die Vorlage Ihrem Geschäftspapier entsprechend. Hier eine Rechnungsvorlage, die den aktuellen Anforderungen genügt:

Kostenlose Rechnungsvorlage (Microsoft Word .dot)

Eine Vielzahl an Vorlagen findet sich vor allem bei Microsoft und Open Office. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, müssen Sie allerdings noch einmal die Pflichtangaben checken. Fehlende Angaben wie das Lieferdatum oder die Rechnungsnummer sollten Sie ergänzen.

Eine große Auswahl an Rechnungsvorlagen bietet Microsoft:
http://office.microsoft.com

Open Office hält ebenfalls Vorlagen bereit, allerdings muss man sich vorher anmelden:
http://de.openoffice.org

Eine kleine Auswahl an Vorlagen finden Sie auch hier:
http://www.betriebsausgabe.de

Eine Word-Rechnungsvorlage mit „Rechenautomatik" wird hier angeboten:
http://www.akademie.de

Rechnungsmuster

Nachfolgend zeigen wir zwei Beispielrechnungen aus der Praxis, in denen ebenfalls die Pflichtangaben berücksichtigt wurden. Fakten wie Rechnungsnummer, Ausstellungdatum und Lieferdatum werden häufig gebündelt aufgeführt, manchmal in einem eigenen Info-Kasten. Beliebt sind derartige Info-Kästen als Boxen rechts unter dem Logo oder als horizontale, schmale Boxen, die über die Breite des Textbereiches laufen. In der Regel werden Rechnungspostionen tabellarisch aufgeführt. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit und macht es einfacher, bei eventuellen Rückfragen gleich die nötigen Informationen im Blick zu haben.

Musterrechnung 1

Musterrechnung 2