GDPdU - eine einfache Erklärung

Der Begriff GDPDU bezeichnet Grundsätze zum Datenzugriff / Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Es handelt sich um eine Verwaltungsvorschrift für die Prüfung von steuerrelevanten Vorgängen aus dem Jahr 2001.

Inhalt der GDPdU

In der GDPdU sind neben der Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen auch die Mitwirkungspflichten der Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung geregelt. Die Verwaltungsanweisung wurde vom Bundesfinanzministerium erlassen, sie inkludiert Rechtsnormen des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung. Die digitale Aufbewahrung von Buchungsbelegen, Buchhaltungen und Rechnungen wird in der GDPdU konkretisiert. Die Anforderungen werden wie folgt beschrieben:

• Rechnungsempfänger prüfen Rechnungen auf die Vollständigkeit gesetzlich vorgeschriebener Angaben und auf ihre Korrektheit und Berechtigung
• Speicherung der Rechnungen in unveränderbarer Form
• Protokollierung der Speicherung sowie der Konvertierung der Rechnung
• Rechnungsempfänger sind für die Archivierung nach GoBS verantwortlich (Grundsätze ordnungsmäßiger EDV-Buchführungssysteme)

Diese Grundsätze gelten für alle aufbewahrungspflichtigen digitalen Unterlagen.

 

Durchführung einer Betriebsprüfung

Beim Zugriff auf Daten des Steuerpflichtigen kann der Betriebsprüfer zwischen dem unmittelbaren Lesezugriff, dem mittelbaren Zugriff über Auswertungen sowie der Datenträgerüberlassung in unterschiedlichen Formaten wählen. Eigene Software darf der Betriebsprüfer nicht auf betriebsinterne Systeme des Steuerpflichtigen überspielen. Für die Überlassung von Material auf Datenträgern können laut Empfehlung des BMfF verschiedene Formate verwendet werden, die in die Prüfersoftware eingelesen werden können. Wenn diese Vorschriften eingehalten werden, dürfen digitale Unterlagen auch ins Ausland übertragen beziehungsweise ausgelagert werden. Die Einhaltung der Vorschriften der GDPdU ist Firmen seit dem Jahr 2008 vorgeschrieben, bei Verstößen droht ein Bußgeld zwischen 2.500 bis 250.000 Euro.

Datenformate der GDPdU

Die Betriebsprüfer verwenden die Software IDEA, die folgende Datenformate erkennt, wenn die Strukturinformationen in auswertbarer Form bereitstehen:

• ASCII feste Länge
• ASCII Delimited (inklusive kommagetrennter Wert)
• EBCDIC-Dateien mit fester Länge
• EBCDIC-Dateien mit variabler Länge
• Excel
• Access
• dBASE
• Lotus 123
• ASCII Druckdateien mit Informationen für Datenelemente und Struktur
• Dateien von SAP/AIS

Ebenso ist die Konvertierung von AS/400-Datensatzbeschreibungen in RDE-Datensatzbeschreibungen möglich (FDF-Dateien, die von PC-Support/400 erstellt wurden), des Weiteren der Import durch eine ODBC-Schnittstelle. Sollten hiervon abweichende Dateiformate vorliegen, müssen diese konvertiert werden.

Die Verfahrensdokumentation gemäß GDPdU und GoBS

Die GoBS stammt aus dem Jahr 1995, sie bildet zusammen mit dem HGB die Rechtsgrundlage für die Verfahrensdokumentation. Die GDPdU stützt sich auf die GoBS. Die Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis und der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben. Sie beschreibt den Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten. Innerhalb der Verfahrensdokumentation müssen die sachlogische und die programmtechnische Lösung beschrieben werden, außerdem die Wahrung der Programm-Identität und der Datenintegrität. Schließlich ist eine Arbeitsanweisung für die Anwendung des Programms vorgeschrieben.